バックオフィストータル支援サービス「BackofficeForce」の導入事例（株式会社SEASIDE様）

サポーティア(現BackofficeForce)を導入したのは、社内の総務担当が退職されたタイミングで、グランサーズさん（現BackofficeForce株式会社）にお会いしたことがキッカケです。「手紙の送付」や「登記簿の取得」などの庶務業務、「メールの送付」や「日程調整」や「会食の予約」などのコミュニケーション業務に手が回らなくて、お客様にご迷惑をおかけしていました。藁をもすがる思いで依頼してみたところ、社内の業務が見違えるほど回りはじめました。（笑）
実は、弊社としては、税務業務、社労士業務以外の業務を、他社へご依頼したのは創業以来初めてなんです。
以前から、オンラインアシスタント・秘書のサービスが世の中に存在することは認知していました。ですが正直なところ、最初は、「オンライン」サービスへの不信感も大きかったです。業務をお願いしてうまくワークするのか、ご一緒した担当者と息が合わなかったときのリスクも懸念していました。また、会社の重要な数字などを公開するので不安はもちろんありました。
ただ、サポーティア(現BackofficeForce)を導入して1ヶ月経つ頃には、そういった考え方は全て払拭されていました。（笑）

オンラインアシスタント・秘書サービスは、ただ単に業務のアウトソースというイメージが多いかもしれないのですが、私が感じているメリットは別にあります。単純に私の時間が浮くのではなく、経理や法務に関わる庶務業務は手続きを間違えると、後々時間が取られますし、ストレスが掛かってしまいます。
また、業務の代行系のサービスは弊社が常にコミュニケーションをとらないと業務が進まないイメージがあったが、サポーティア(現BackofficeForce)は様々な観点で提案をいただける点が嬉しいです。「1を聞いたら10応えていただける」というイメージでしょうか。
私は、起業してから毎日が新しい発見で、常に壁にぶつかりながら、業務を実施していますが、サポーティア(現BackofficeForce)のスタッフの方々は、労務、人事、総務、経理の手続きのプロであり、「知見」を共有していただくことによって、常に最短ルートで走ることができます。
私としても、自分自身にしかできない「資金調達」や「業務提携」等の力点を置くことができるので、すごく助かっています。
基本的に、従業員数が10名弱の弊社のような社長は、「取締役業務」にプラス「営業」「経理」「法務」「総務」「人事」の兼業されているケースが多いと思います。
私の場合は、サポーティア(現BackofficeForce)にお願いすることによって「営業」に集中することができまして、売上も依頼したときの150%増になりました。また、「経理」や「労務」といった会社の心臓とも呼べる業務をお願いするにあたって、もし社員が退職したら、引き継ぎ等に時間とストレスがかかりますが、そういった心配もないのは、ベンチャー社長にとっては非常に精神的にも重要なことだと思っています。 単に「業務のアウトソースではない付加価値」というのはすごく感じています。

士業の方々とのコミュニケーションにかける時間的コストが非常に軽減されました。本来であれば「税理士」「社労士」「弁護士」等の複数の専門家と、日々初めて耳にする単語と戦いながらコミュニケーションを取らなければいけなかったのですが、サポーティア(現BackofficeForce)のスタッフがそれぞれの専門家とコミュニケーションを取っていただくことにより、圧倒的な時間が浮きました。

今までは、そういった業務を社員にお願いしていることが多かったが、社員には本業への集中の妨げになります。世の中の多くのベンチャー企業の共通のお悩みはおそらく「兼業」が発生することだと思います。
複数の業務を担当しないといけないのですが、当然ながら社員は複数の業務をこなせるほど器用ではありません。なので多くの場合、社長が業務を引き受けるのですが、これが雪だるま式に増えていって、最終的には業務が回らなくなり、お客さんにご迷惑をおかけすることになります。
グランサーズ(現BackofficeForce株式会社)のサポーティア(現BackofficeForce)のお付きあいが始まってからは、そういった問題は非常に軽減されたと実感しています。

現在では、2週間に1度の定例会と、「会食の予約」や「胡蝶蘭の購入」等の細かいタスクを、まるごと実施していただいています。
今までは社内で大きなプロジェクトが何件か動いている時、それらに集中したいが、突発的な細かいタスクで集中力が分散されていました。サポーティア(現BackofficeForce)のスタッフにお願いしてからは、プロジェクトもうまく運用できるようになりました。

「Chatwork（チャットワーク）」と「Slack（スラック）」です。サポーティア(現BackofficeForce)のスタッフは、ITリテラシーが高い人が多く、非常に仕事をご一緒しやすいです。最近は、テレワークで会社の仕事をすることが多いのですが、「ZOOM」や「Where by」といったようなオンライン会議システムを活用してご一緒しています。また、営業数字や、経理周りの数字も、Googleドライブとスプレッドシートを活用していただいております。

意識していませんでしたが、「ベンチャー経営者にとって、レスが早いのは、もしかしたら一番の価値」かもしれません。士業の専門家の方々とコミュニケーションをとっていると、どうしてもスピードの早いベンチャー企業に対して、返信が1日、2日置きになることもしばしばあります。しかし、サポーティア(現BackofficeForce)は、私がご一緒しているスタッフは、時間がかかっても数時間で適確な返答をいただけるので、会社の業務を実施しやすいです。

急成長しているベンチャーにこそ必要だと思います。理由としてはいくつかあると思います。会社って30 〜 40人規模まではだいたい社長の力で伸びるところがあると思っています。会社の創業期から成長期は、社長はどうしてもマルチタスクになってしまうが、会社が伸びていくには社長が一番付加価値を出せる領域で戦うべきだと思っています。社長の時間をどれだけ得意な業務に投資することができるかが、会社の命運を分けることになるかと思います。