オンラインアシスタント・秘書サービス：サポーティア(現BackofficeForce)の導入事例 （株式会社ツクルバ様）

親会社の税理士法人グランサーズに変更と顧問契約をしていたことがキッカケです。
サポーティア(現BackofficeForce)を導入して半年ぐらい経ちますが、もともと税理士法人グランサーズに変更の代表の筧さんとサポーティア(現BackofficeForce)がスタートする前から「人を採用するまでもないけど、ちょっと定常的に発生する業務を、アウトソーシングできるサービスがあれば使いたいな」という話をしていたことがキッカケで、サービス化されました。
税理士法人の顧問先企業は、実際は経理財務以外のお困りごとは、非常にあると思います。そんな「経理財務以外のお困りごと」を解決できるのがサポーティア(現BackofficeForce)だと思っています。「税理士法人系のオンライン秘書サービスを展開する企業」は聞いたことがなく、それ自体が新しいなと思いますが、税理士法人が運営していれば、多少なにかお金周りでのトラブルがあれば、会社のことを理解頂いている分リカバリーが効きやすいかなと思っています。

弊社の場合は、社内に経理担当が複数名いるので、都度ベースで発生する庶務業務を中心にお願いしています。
例えば、法務部門では「取引先審査業務」をお願いしています。弊社は上場会社なので、新規取引先も増えてくると「その取引先が取引していい企業なのかという審査」をしないといけません。

もちろん、審査の最終承認は私がするのですが、一連業務の中の一部を、社内でマニュアルを作り「この通りにやってください」というお願いをしています。都度、各部門から新規取引先の申請が挙がってくるので、その申請をサポーティア(現BackofficeForce)のスタッフの方に、マニュアルに則って審査していただいています。また、経理システムと業務フローシステムへの情報登録も実施いただいています。

また、以前は契約書を全てPDF化する業務もお願いしたこともあります。何回かに分けて、契約書をお送りして「何日ぐらいまでにお願いできますか？」という形式で、PDF化していただきました。
最近では、経理部門でも複数の請求先に送るためのラベル貼り業務を「サポーティア(現BackofficeForce)に頼んでみましょう」という話をしていますね。

現在、弊社がお願いしている業務は、サポーティア(現BackofficeForce)のスタッフの方からすると、「そんなに得意な業務ではなく、初めて経験される業務」だとは思いますが、マニュアルを使っていただきながら、キャッチアップしていただいています。

今後は、弊社では月次決算を経費計算をタイムリーに進めていかないといけないので、月に1度だけ来ていただいたり、もしくは領収書をグランサーズさん（現BackofficeForce株式会社）に郵送して、指定する期間内にチェックしていただこうかなと思っています。

例えば会食の場所を予約するだけでも、10分20分と思いきや、探し出すと時間がかかってしまうじゃないですか。（笑）こういった「この業務だけお願いしたい」や「経理業務で一部記帳をお願いしたい」などのお悩み事があれば、サポーティア(現BackofficeForce)を使ったほうが良いと思います。

従来、固定費だった人件費を変動費にすることができることが魅力的ですね。
前提として、弊社の考え方としては、固定費と変動費で分けた際に、固定費で吸収すべきところは固定費で吸収して、変動費にできるところはなるべく変動費にするようにしています。都度発生する庶務業務等は、アウトソーシングして変動費にしたさせた方が、人材を余らせないですすめることができるので経営リスクが最小化されます。 最近は若手のベンチャー企業を中心に、得意なところに経営資源を集中して、それ以外はアウトソースする流れになってきていますね。
今までは、生産部隊から、営業部隊まで全て自社で抱えて、永年雇用するという流れがありましたが、これからはアウトソースする時代になるかもしれません。