バックオフィストータル支援サービス「BackofficeForce」の導入事例（株式会社 W-ENDLESS 様）

貴島さん：一番のトリガーになったのは経理の主担当者の退職です。

今まで人員の補充は契約社員やアルバイトの採用によって行っていたのですが、人を見極めるのが難しいと感じていました。そもそも応募者も少なく、また採用できてもスキルや経験、弊社の社風などとマッチしなかったこともあり、主担当者を採用することは難しいと感じていました。

マネージャーとしてやることは、きちんと月次決算を締めて業績を開示できる体制を作り、継続的・安定的に経理業務を遂行していくことだと思った時、人に頼っているこの状況が危ういと感じ、そこでアウトソースを本格的に検討し始めました。
また、月や日によって業務量の波があり、空いている時間のマネジメントコストも必要になっていたこともアウトソース活用への意識が高まった要因の一つでもあります。

貴島さん：グランサーズ(現BackofficeForce株式会社)さんの他にもう1社も検討していました。

当時、継続的に業務を滞りなく進めることが大前提のなかで、私としては人に頼りすぎることが一番怖いと感じていました。
その中でグランサーズ(現BackofficeForce株式会社)さんはマニュアルを作成し、それを業務委託の方にも共有し、チームで対応する仕組みの説明を初回でいただいていました。

もう1社はどちらかというと特定のこの人が担当になって業務を遂行します、というような形。そこで比較したときに絶対にグランサーズ(現BackofficeForce株式会社)さんの方が私の考え方にフィットしていると感じたことが決め手でした。
アウトソースの活用が初めてだったので、本当にこのサービスでいいのかという不安はありましたが(笑)、退職や人の入れ替えなど続いていたタイミングでもあったので決断しました。

貴島さん：主要2事業の月次決算業務をお任せしております。
請求書の作成やその売り上げに紐づく原価の計上までお願いしています。

貴島さん：まず決算がきっちり毎月締まっていることが一番の効果です。
弊社側の人員は減っている中で、きちんと月次の締め日に締められているのは本当にグランサーズ(現BackofficeForce株式会社)さんのおかげです。

以前は、私の手が回っていないことでCFOの水田に本来やらせるべきではない請求書の承認業務などをお願いしていた状況もありましたが、今は水田に頼らず自分で対応できるような体制が整っています。

貴島さん：まずありがたいと思っていることは、これまで経理業務がかなり属人的な作業になっていたところが、グランサーズ(現BackofficeForce株式会社)さんに入っていただいて一気にマニュアルが整備できたことです。

また、私自身が大事だなと感じたのが、最初の打合せ時にどの業務にどれくらい時間がかかっているかをすごく細かくヒアリングしていただいたことで、各業務を可視化してそれぞれどれくらい時間がかかっているのかの視点を持てたことです。それによって、業務の割り振りなどの判断もしやすくなりました。

あと、担当いただいている方も締め日をしっかり意識して取り組んでくださっているので、こちらとしてもお任せしていて安心感があります。ストレスも減りました。(笑)
私は一先ず社内の業務状況を見ておいて、お任せしている業務はグランサーズ(現BackofficeForce株式会社)さんからの報告を聞いて全体を把握していれば月次が締まる組み立てができています。
月次のMTGで振り返っていただけるのもありがたいです。

水田さん：アウトソースは作業を行う作業屋さんのイメージがあったが、グランサーズ(現BackofficeForce株式会社)さんは結構近い距離で、スタッフの一員として動いてくれていることは驚きでした。何かあったときも相談したうえで改善していこうという意識があり、業務に区切りを持たせず柔軟に対応してくれますし、お客様にとってどうしたらもっとよくなるかを常に考えてくれていると感じています。

貴島さん：取組み開始当初に想定した各業務の時間と現在の実際の時間との差異は知りたいです。想定時間が正しくなかったのか、業務効率化を図ればどれくらい短縮できるのかなどがわかれば、今後の新たなご依頼業務や契約プランの調整もよりスムースにできるようになると思いますので。