オンラインアシスタント・秘書サービス：サポーティア(現BackofficeForce)の導入事例 （株式会社新杵堂様）

企業理念である『お菓子で人々を幸せにする』を具現化するため、経営や事業の取組検証・改善スピードを上げることが必要不可欠だと思ったからです。

現在、弊社では日本の人口減少を緊急事態と捉え、日本以外での販売事業展開を行っており、特に東南アジアでの販路拡大を強化しています。
中でも韓国やマレーシアの目まぐるしいビジネス展開に衝撃を受け、そのスピード感を弊社でも体現できるような体制にする必要があると考えていました。

展開事業が日本の国内マーケットで完結するのであれば、社内人員で対応した方が楽しくできると思います。しかし、世界は激変しており、これから我々の事業が更に多国籍化していき、メンバーの国籍も多様化していくことを考えると、世界のモノサシで業務遂行することが重要であり、効率化・DX化できるところはプロに依頼することでスピードが上がる。結果的にコストを下げ、このコストを更に投資していく必要がある。これが私たちが生き残っていく唯一の方法だという危機感を常に感じ、経営判断しています。

正直、役員会では反対意見がありましたが、リスクよりもプラスの方が絶対大きいと判断し、バックオフィス領域を専門会社にアウトソースしようと決断しました。

御社は、事前打ち合わせしている時点からスピード感がとにかくめちゃくちゃ早いという印象がありまして、もし御社で何かミスが起きたとしてもそこからの対応も早いというのは安心感しかないです。

我々が実現したいスピード感や、時には変化も頻繁におこる業務の遂行に対して、柔軟に対応してくれるスタンスも決めての一つです。

これからもっとお願いする業務を増やしていきたいと役員会議にて説明し、合意できています。

現在は、第1段階として買掛金管理表や支払い管理表の作成・更新を中心にお願いしており、今後更にすべての領域で精査していきます。

弱点として、属人化している業務が多くありましたが、マニュアル作成や管理表の記入ルールの整備なども一気に進み、これから人事異動や入退社の発生など変化が発生しても御社と一緒にスムースに対応できるように改善されている実感があります。

また、導入3か月ではありますが、もう既に業務工数が40～50％ほど削減し、効率化した実感があります。
導入前は3名の時短社員がチームにおりましたが、現在は1名で運用ができていることも驚く進化です。

御社とやり取りさせていただいているうちの社長や従業員から、幸せな気分になったという話を聞きました。
我々が掲げている企業理念が「お菓子で人々を幸せにする」ということから、人に対する気配りやコミュニケーション、ちょっとした言葉尻など、私がすごく大事だと考えているのですが、御社の皆さんのやり取りなど拝見すると、すごく優しいし心がこもっているので、実務的な効果とかコスト削減というだけではなく、我々の理念を逆に再認識させていただいている気がしてすごくありがたいと思っています。

今一番負担になっているのが、入金が遅れている取引先様に対する督促実務です。この領域は社員の精神的なストレスになっているので可能であれば御社にもご協力いただきたいと考えております。該当企業の管理表作成、それを基に例えば2回支払い遅延したらこう対応するなどのルール決めと運用も今後相談させてください。
これ以外にもまだまだ様々な業務がありますので、相談させていただきます。

また今後、会社の経営も更に変化していくなかで、変革するべき業務、業務停止するべき作業など、どんどん教えていただき常に改善を進めていく必要があります。

そのため毎月の打ち合わせの際に我々の業務の棚卸し会のような時間をいただきながら状況をキャッチアップしていただき、もっと業務を奪いにきていただけるとありがたいです笑