バックオフィストータル支援サービス「BackofficeForce」の導入事例（株式会社ギークプラス様）

事業の拡大に伴い、従業員数が1年間でほぼ倍の人数に増えたことで、経費精算や請求書処理といった月次実務の物量が大幅に増加しました。

これまで月次の実務作業を一部お願いしていた顧問会計士の方には、引き続き会計アドバイス等の専門領域で力を貸していただきつつ、膨らみ続ける実務執行については、組織的かつフレキシブルに対応いただけるパートナーに切り替えることで、攻めのバックオフィス体制を構築しようと考えたのがきっかけです。

主に2点あります。1点目は、業務量に応じてプランをフレキシブルに設定いただける点です。派遣のように固定費で人を抱えるよりも、変動費として業務量に合わせて調整できる体制の方が弊社の状況に合っていました。

2点目は、単なる作業代行ではなく、マニュアルの整備や業務設計まで対応いただけると感じた点です。

実際に経費精算のレビュー体制を整えていくにあたって、経費精算システムの刷新を機にレビュー体制を再構築する必要があり、その一環として従業員向けのマニュアル作成をお願いしたところ、こちらの要望をしっかり汲み取った上で、費用の用途分類（プロジェクト設定）の考え方の整理まで一緒に進めていただけました。「お任せしても大丈夫だ」と感じた一番のポイントはここでしたね。

また、これは決めた後に知ったことなのですが、弊社の顧問税理士がBackofficeForce株式会社とグループ法人であることがわかり、改めてご縁を感じました。

大きく2つの柱があります。1つ目は経費精算の一次レビューと会計システムへの仕訳起票です。申請の確認・差し戻し対応もご対応いただいているため、私のもとに届く時点ですでに整理されており、確認工数が大幅に減っています。

途中で会計システムを切り替えるという変更が発生しましたが、共有連絡票を通じた即時フィードバックと月次ミーティングによる連携で認識齟齬を解消しながら柔軟に対応いただきました。

2つ目はメール受信した請求書のバクラクへの取り込み処理です。件数が多く想像以上に工数のかかる作業ですが、バクラクへの習熟もあらかじめお持ちだったため、オンボーディングの手間なくスムーズに進んでいます。

経費精算まわりで経理側が直接対応しなければならないレビューや差し戻しの件数が大幅に減りました。判断に迷う場面はご連絡いただいてその場で指示を出せばよく、あとはお任せできる状態になっているので、負担感は明らかに変わっています。

これにより、より判断が必要な月次の他の業務に集中できるようになったことが、効果として一番大きいと感じています。証憑の処理などルーティン的な業務に追われていた時間が、本来注力すべき管理会計の業務に使えるようになってきた実感があります。

一言でいうと、「大変頼りになる」という感想です。

経費精算はアウトソーシングしやすい業務ではある一方、外部に出す以上は品質への不安がどうしてもあります。ただ、BackofficeForceさんの場合は単純に精度が高いというだけでなく、目線合わせを積極的に働きかけてくださる姿勢が信頼につながっています。

また、経費精算のレビューをお任せするようになってから、現場の従業員から特にネガティブな声が上がることが一切なかったのが印象的でした。正直、外部の方が入ることで多少の混乱は起きるものだと思っていたのですが、想像以上にスムーズで、むしろ以前より業務が円滑に回っていると感じています。

あの拍子抜けするほどのスムーズさが、「単なる外注先ではなく、業務に一緒に携わっているパートナーだ」と感じた瞬間でしたね。

現在、月次決算にかかっている時間を半分以下に削減しようと取り組んでいます。今後は今お任せしている業務のさらなる切り出しも進めていきたいですし、「こういった関わり方もできますよ」という積極的なご提案もいただけると、自社では気づけない改善にもつながるので期待しています。