ビジネスシーンの上手なチャットツールの使い方とは？初めての人も安心、便利な機能を紹介。

昨今、ビジネスシーンでは「ビジネスチャット」と呼ばれるチャットツールが広く利用されています。従業員や社外の人間とスムーズにやりとりでき、業務の効率化につながるため、多くの企業で導入されています。今後、テレワークがさらに推進されていくことを考えると、チャットツールの導入は企業の必須事項とも言えるでしょう。

そこで今回は、ビジネスシーンで使える上手なチャットツールの使い方や主な機能、おすすめのチャットツールなどを紹介します。

チャットツールとは？

チャットツールは、LINEやFacebookなどのSNSのようにリアルタイムなやりとりができるコミュニケーションツール。気軽に連絡が取れるのはもちろん、タスク管理やビデオ会議などのビジネス用ツールを搭載しているものが多いです。

チャットツールを利用すれば、遠隔地にいる従業員にスムーズに連絡が取れたり、複数人に同時に連絡ができたりします。

また、部署やプロジェクトごとにグループを作成し、ファイル共有や進捗共有をすることもできます。連絡手段として活用するだけでなく、業務効率化のためのツールとしても使えます。

チャットツールの主な機能

チャット機能

チャットのように文字で情報をやりとりし、円滑なコミュニケーションを図ることができます。従来のメールのように、宛名や署名、挨拶などを記載する必要はありません。それらを省いた気軽なやりとりをすることで、業務効率をアップさせることができます。

グループ作成機能

部署やプロジェクトなどのチーム単位でグループを作成できるので、複数人でコミュニケーションを取ることができます。複数人に向けて同時に情報を発信したり、複数人から同時に連絡を受けたりすることも可能。きちんとグループ分けをすれば、情報が入り乱れる心配もありません。

音声・ビデオチャット機能

先述したチャット機能だけでなく、音声通話機能やビデオチャット機能を備えているツールも多いです。音声や映像でコミュニケーションができるので、文字では伝えにくい情報も共有しやすくなっています。また、ビデオチャット機能を使えば、遠隔地にいるメンバー同士で会議ができるので、社内会議をするためにわざわざ出社する必要も無くなります。テレワークが推進されている昨今において、必須の機能と言えるでしょう。

ファイル共有機能

チャットツールを使えばWord、Excel、PowerPoint、PDFなどのビジネス文書はもちろん、画像や動画などのファイルも共有することができます。メールのように、受信先の設定によってファイルがはじかれてしまうこともありません。

タスク管理機能

チャット内で依頼された業務を「タスク化」して管理することができます。「担当者」と「期限」を設定すれば、作業漏れがあるかどうか、納期が遅れていないかどうかをチェックできます。 タスクが完了したら「完了」のステータスにすると、作業が完了したことを双方に通知してくれます。

チャットツールのメリット

コミュニケーションの効率化

チャットツールと使えば、情報を端的かつ迅速に伝えることができるので、コミュニケーションの効率化に寄与します。社内にいる従業員はもちろん、社外にいる従業員ともリアルタイムでのやりとりが可能。パソコンだけでなく、スマホやタブレットで気軽にコミュニケーションできることも、効率アップにつながっています。

コミュニケーションが円滑になれば、コミュニケーションの活性化も期待できるでしょう。従業員のコミュニケーションが増えれば、社内の一体感も醸成できますよ。

同時に多人数とコミュニケーション可能

先述したグループ作成機能を利用してグループチャットをすれば、複数人と同時にコミュニケーションを取ることができます。数十人が参加可能なグループも作成できるため、一度にたくさんの人とコミュニケーションを取りたいときは、チャットツールが便利です。社外の人を招待してグループに加えることもできるので、複数社が関わる大きなプロジェクトを進めるときにも活用できます。

情報共有がスムーズになる

リアルタイムでコミュニケーションができるため、情報共有もスムーズになります。社内外の人間がほぼ同時に情報を共有できるのは、チャットツールならではのメリット。ファイルの添付やタスクの管理もできるので、プロジェクトの内容や進捗も共有できます。素早い情報共有を行えば、その分、仕事を効率的に進められるでしょう。

多様な働き方を推進できる

チャット機能だけでなく、ビデオ通話機能などを使えば、会社に出社せずに会議を行うことが可能。出社する必要性が低くなれば、テレワークや在宅勤務を推し進めやすくなるでしょう。テレワークや在宅勤務を取り入れれば、育児や介護で出社できないような人も働きやすい環境を構築できます。多様な働き方ができる職場になれば、多様な人材を採用できるようになるはずです。

おすすめのチャットツール

slack

Slackは、アメリカのSlack Technology社が開発・運営しているビジネスチャットツールです。現在、有料プランの利用企業数は8万5000社を超え、日間アクティブユーザーは1,200万人を突破しています。プロジェクトやトピックごとにチャンネル機能（グループ分け機能）を活用することで、複数人と同時に情報共有ができます。チャットのやりとりをリアルタイムで確認できなくても、過去の会話の履歴を見られたり、チャットの内容を検索で絞り込めたりできるので、情報の見落としを防ぎやすくなっています。

Chatwork

Chatworkにはチャット機能だけでなく、ビデオ通話機能やタスク管理機能なども搭載されています。Chatworkひとつで、複数の役割をこなすことができます。複数人が参加するグループチャットを作成できたり、チャットの内容をタスク化して管理できたりします。社内外との密なコミュニケーションが取れるので、多くの企業で導入されています。2021年7月現在の導入社数は、32万社を突破。金融、通信、金属、医療、介護など、さまざまな業界で利用されています。

LINE WORKS

LINE WORKSは、日常のコミュニケーションツールとしてもはや一般的となった「LINE」でつながるビジネスチャットです。LINEのようなユーザーインターフェースが特徴。メンバーのスケジュールをカレンダーで管理したり、社内でDriveのファイル・フォルダを共有・管理したりすることが可能です。社内連絡・情報共有に便利な掲示板が用意されているのもうれしいポイント。LINE WORKSの導入企業数は、2021年6月時点で25万社を突破しています。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsでは、チャットや会議、ファイルの共有などを行うことができます。Microsoftが提供しているチャットツールということもあり、Word、Excel、PowerPoint、SharePointなど組み込みのOffice 365アプリでファイルの共同作業が行えます。共有のワークスペースにファイルなどをまとめられるのも魅力。インターネット環境さえあれば、どんば場所からでも仕事ができたり、メンバーとチャットができたりします。導入企業数は、全世界で50万社を超えています。

まとめ

今回は、ビジネスシーンで使えるチャットツールの使い方や主な機能などを紹介しました。

ビジネスチャットを活用すれば、コミュニケーションや情報共有を円滑にできるようになり、業務の効率化につながります。

チャット機能だけでなく、グループ作成機能やビデオ通話機能、タスク管理機能などを搭載しているツールが多いので、それぞれの機能をうまく活用しながら業務を進めてみるとよいでしょう。

また、チャットツールを上手く使いこなせば、「オンラインアシスタント」などのオンライン完結型サービスを利用できるようになりますよ。オンラインアシスタントとは、インターネットを利用して企業の業務をサポートしてくれるサービス。チャットツールを使ってリアルタイムでコミュニケーションを取りながら、業務の依頼や相談をすることができます。オンラインアシスタントのなかでも、『BackofficeForce株式会社』が運営する『backofficeforce』は、バックオフィス業務を全般をサポートしてくれるサービスです。バックオフィス業務の効率化を図りたい方は、気軽に問い合わせてみてくださいね。