【2023年最新版】バックオフィス業務をアウトソーシングして効率化しよう！

「バックオフィス業務を効率化させたい」
「バックオフィス業務のアウトソーシングを検討している」

このように、バックオフィス業務をアウトソーシングして会社全体の業務を効率化させたいと考えている方もいると思います。

しかし、すべてのバックオフィス業務をアウトソーシングできるとは限りませんので、注意しましょう。
アウトソーシングできるバックオフィス業務には、経理や人事（労務）、営業事務などがあります。

本記事では、これらのバックオフィス業務をアウトソーシングするメリットや注意点について解説します。

また、失敗しないアウトソーシング業者の選び方も併せて紹介しますので、アウトソーシングで失敗しないためにも、ぜひ参考にしてください。

• 業務委託できるバックオフィス業務
• バックオフィスをアウトソーシングするメリット
• バックオフィスをアウトソーシングする際の注意点
• アウトソーシングする業者の選び方

バックオフィス業務とは？

バックオフィス業務とは、顧客と直接対峙することのない経理や総務、人事、労務、財務などの業務を指します。

一方、営業や販売など、顧客と直接対峙してやりとりを行う業務はフロントオフィス業務と呼びます。

フロントオフィス業務は会社の利益や売上に直結する業務が多く、バックオフィス業務はフロントオフィス業務をサポートする役割を果たします。
また、バックオフィス業務による事務手続きなどは、会社の維持や運営にも欠かせません。

バックオフィス業務は人手不足が課題

バックオフィス業務では、人手不足が課題となっています。
バックオフィス業務のなかでも、経理や財務、法務などの業務は専門的な知識が必要ですが、専門知識やスキルを持った優秀な人材を採用するのは簡単ではありません。

特にスタートアップ企業やベンチャー企業、中小企業では、専門スキルを持ったバックオフィス人材の確保が難しく、人手不足は深刻と言えます。

人手不足で経営者がバックオフィス業務に追われてしまい、本来行うべき業務に注力できないケースも珍しくありません。

バックオフィス業務を効率化するにはアウトソーシングが効果的

バックオフィス業務の効率化には、社外の人材に業務を代行してもらうアウトソーシングの活用が効果的です。

アウトソーシング業者には専門知識をもったスタッフが揃っており、自社に必要なバックオフィス業務を委託することができ、即戦力として業務にあたってくれます。

バックオフィス業務を外部に委託することで、自社の従業員が本来行うべき業務に集中できます。

アウトソーシングできるバックオフィス業務

それでは、アウトソーシングできるバックオフィス業務を確認していきましょう。

アウトソーシングできるバックオフィス業務は、業者によって異なりますので、効率化を目指している業務内容を事前に把握しておくことが大切です。

【アウトソーシングできるバックオフィス業務】

• 経理（それに付随する庶務【請求書作成など】）
• 人事・労務（給与計算等）
• 営業事務
• 秘書業務

経理業務のアウトソーシングについて（それに付随する庶務【請求書作成など】）

経理業務は、買掛金（売掛金）の管理や伝票などのデータ入力、それに付随する請求書作成などです。

【主な経理業務】

• 領収書の作成
• 現金や手形の管理
• 買掛金や売掛金の管理
• 伝票作成
• 領収書の整理
• 請求書の作成
• 固定資産や減価償却の管理
• 決算書の作成やその他税金の納付

など

経理は、会社の経営に関するデータ入力や決算書の作成などを担当する部署ですので、会社の財政状況を把握するための重要な業務内容だと言えるでしょう。

また、簿記などの専門的な知識が必要とされるので、新しい人材を採用して教育するよりも、アウトソーシングでプロに依頼するほうがコスト削減に期待できるバックオフィス業務です。

人事・労務（給与計算等）のアウトソーシングについて

人事・労務の業務内容は、以下のとおりです。

【主な人事業務】

• 人材の採用活動
• 社内研修
• 従業員の評価基準作成
• 人材配置の検討

など

【主な労務業務】

• 給与計算
• 社会保険料の手続き
• 入社（退社）の手続き
• 従業員の労働に関する相談
• 就業規則の作成や管理

など

人事・労務業務は、新卒や中途採用や既存社員の研修から、給与計算や社会保険など多岐にわたります。

また、労務業務は、国家資格である「社会保険労務士」が担当しなければならない「1号業務」「2号業務」、そして無資格者が担当できる「3号業務」に分かれています。

• 「1号業務」

  「労働社会保険諸法令」に基づいて申請書を作成する業務

• 「2号業務」

  「労働社会保険諸法令」に基づいて帳簿書類を作成する業務

• 「3号業務」

  「労働社会保険諸法令」に関することを相談して指導するコンサルタント業務

そして、アウトソーシングできるのは「3号業務」です。
労務に精通したアウトソーシング業者のコンサルタントが業務効率化の改善案を提示してくれます。

営業事務のアウトソーシングについて

営業事務の業務内容は、以下のとおりです。

【主な営業事務業務】

• 取引先の管理
• 提案書や見積書などの作成
• 契約書類の作成
• 商品の受注や発注
• 納品書や請求書の発行
• 返品やクレーム対応
• 取引先の来客や電話対応

など

営業事務と一般事務の違いは、営業に特化したサポートであるか、です。
一般事務は社内の幅広い業務をサポートするのに対して、営業事務は営業担当が効率良く営業活動するためにサポートします。

営業事務をアウトソーシングすることで、会社の売上に直結する営業部門の業務効率化に期待できるため、会社全体の業績向上に貢献できるでしょう。

秘書業務のアウトソーシングについて

秘書業務の仕事内容は、以下のとおりです。

【主な秘書業務】

• 上司のスケジュール管理
• 上司宛の電話やメール対応
• 上司宛の来客対応
• 必要書類の作成や管理
• 仕事環境の整備

など

秘書業務は、管理職や重役に付き添い、身の回りのサポートを担当します。

企業経営を担当している管理職や経営者は、秘書にサポートしてもらうことで、担当業務により集中できます。

従業員だけでなく管理職の仕事を効率化させたい、と考えている方は、秘書業務をアウトソーシングして効率化を検討しましょう。

バックオフィスをアウトソーシングするメリット

バックオフィスをアウトソーシングするメリットとして次のようなことが挙げられます。
各業務に精通したプロをアウトソーシングすると、新しい人材の採用・教育コストを大幅に削減できるでしょう。

また、専門性の高い人材をアウトソーシングすると、バックオフィス業務の精度を向上させられます。

【アウトソーシングのメリット】

• コア業務に集中できる（業務を兼務する状況からの解放・生産性向上）
• 人件費の削減（固定費から変動費へ）
• 業務品質の向上（プロが対応、高品質、顧客満足度UP）
• プロのノウハウを学べる（他社事例や助言を受けられることも）

バックオフィスのアウトソーシングするメリットは下記の記事で詳しく解説しているのでご興味ある方はぜひご覧ください。

バックオフィス業務をアウトソーシングする際の注意点と対策

バックオフィス業務をアウトソーシングする際の注意点を紹介します。

アウトソーシングすることは、必ずしもメリットばかりではありません。
例えば、社内の機密情報が漏えいしてしまったり、問題が発生した際にトラブルに発展したりと、事前に知っておくべき注意点がいくつかあります。
アウトソーシングを利用する前に、事前に注意点と対策を確認しておきましょう。

【アウトソーシングする際の注意】

• 情報漏えいのリスク
• 対応できない業務がある
• 業務フローや責任の明確化
• 社内にノウハウが残らない

バックオフィス業務をアウトソーシングする際の注意点は下記の記事で詳しく解説しています。
事前に理解をしておくことに損はありません。あわせてご確認ください。

バックオフィス業務をアウトソーシングする際の業者の選び方

最後に、バックオフィス業務をアウトソーシングする業者の選び方を4つ紹介します。

バックオフィスは会社の経営をサポートする大切な業務です。
そのため、アウトソーシングで失敗しないためにも、こちらで紹介する選び方を覚えておきましょう。

【アウトソーシング業者の選び方】

• 専門性（どんなスタッフが対応するのか（採用方法・教育））
• 対応している業務範囲
• 実績の有無
• 費用・料金プラン

専門性（どんなスタッフが対応するのか（採用方法・教育））

バックオフィス業務は、専門性の高い業務であるケースがほとんどです。

そのため、依頼するアウトソーシング業者には専門分野でも安心して任せられるスタッフが在籍しているか、確認しておくことが大切です。

在籍しているスタッフが専門性の高い人材であるかは、アウトソーシング業者の採用方法や教育制度を確認しましょう。

定期的に教育を実施しているアウトソーシング業者であれば、在籍しているスタッフの能力は高い傾向があります。

また、税理士や弁護士などの有資格者が在籍しているアウトソーシング業者であれば、教育の質が高いと言えるでしょう。

対応している業務範囲

対応している業務範囲は、アウトソーシング業者によって異なります。
そのため、自社で効率化したいバックオフィス業務を事前に把握し、対応しているかを確認しましょう。

専門性の高い業務ほど、担当できるアウトソーシング業者が少なくなりますので、有資格者が在籍しているアウトソーシング業者で探すことをおすすめします。

実績の有無

アウトソーシングを依頼する際は、これまでの実績を掲載している業者を選ぶのも一つのポイントだと言えるでしょう。
なぜなら、これまでの実績が豊富であるほど、信頼できるからです。

また、記載されている実績の中でも、依頼したいバックオフィス業務の成功事例などがある場合は、より業務効率化に期待できるでしょう。

費用・料金プラン

費用・料金プランはアウトソーシング業者によって異なります。
そのため、バックオフィス業務の予算を事前に決めておき、予算にあわせてアウトソーシング業者を選ぶのも良いでしょう。

料金プランは、労働時間制・月額制など業者によってさまざまです。
料金プランで業者を選ぶ場合は、複数の業者を比較しましょう。

まとめ

今回は、バックオフィス業務のアウトソーシングについて解説しました。
バックオフィス業務をアウトソーシングするとさまざまなメリットが得られます。

【アウトソーシングのメリット】

• コア業務に集中できる（業務を兼務する状況からの解放・生産性向上）
• 人件費の削減（固定費から変動費へ）
• 業務品質の向上（プロが対応、高品質、顧客満足度UP）
• プロのノウハウを学べる（他社事例や助言を受けられることも）

一部業務をアウトソーシングするだけでも、企業全体の生産性向上に期待できるため、企業の成長につながります。
そのため、企業全体の業務効率化を考えている方はアウトソーシングを積極的に活用しましょう。

しかし、アウトソーシングには注意点もあります。
アウトソーシング業者に頼り過ぎてしまうと、社内に業務ノウハウが蓄積されません。

したがって、将来的にバックオフィス業務を自社で完結させたい方は、定期的なミーティングで業務フローを学ぶか、マニュアルを作成してくれるアウトソーシング業者を選びましょう。

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