バックオフィスを業務委託したい！メリット・デメリット、押さえたいポイントを紹介

バックオフィスは規模や業種を問わず、どの企業でも必要となる業務です。しかし利益に直接つながるわけではないノンコア業務のため、後回しになってしまう・リソースを確保できないといった悩みをお持ちの企業も多いのではないでしょうか。

バックオフィスに関する課題を抱えているのであれば、バックオフィスを業務委託するのも有効な手段です。

本記事ではバックオフィスの業務委託について、メリット・デメリットや、業務委託する際のポイントを解説します。

業務委託できるバックオフィスの例

業務委託とは自社の業務を外部に依頼することをいいます。雇用関係に基づかない業務依頼や契約は、業務委託に該当するというイメージで良いでしょう。

業務委託が可能な業務に特別な制限や決まりはなく、契約や依頼内容に問題なければ、幅広い業務を外部に委託できます。バックオフィスについても業務委託が可能です。

一言でバックオフィスといっても、以下のように幅広い業務が存在します。

• 経理
• 総務
• 人事・労務
• その他

それぞれの特徴や、業務委託できる内容の具体例を紹介します。

経理

経理はお金の管理や記録を行う仕事です。業務委託できる仕事内容として、以下の具体例が挙げられます。

• 記帳代行

  証憑をもとに日々の会計取引を記録します。経理業務の中でも特にボリュームが大きく、日常的な業務のひとつです。入力した仕訳をもとに帳簿や試算表などの作成も行います。

• 売掛金や買掛金の入金・支払消込

  入出金明細と照らし合わせながら入金・支払が滞りなく行われているかの確認をし、必要に応じて消込をします。

• 請求書の管理・発行

  請求書の管理や作成依頼も可能です。

• 決算関連業務

  決算仕訳や確定申告書の作成など、決算関連の業務を依頼できます。

なお経理は日常的な業務だけでなく、月次業務・年次業務も存在します。
そのため時期によって業務量の差が大きいです。例えば年末調整など業務量が多く手が回らないときだけ、スポットで業務委託を依頼することもできます。

総務

総務は社内環境の整備やサポートなどを行う仕事です。専門的に扱う部署がない細々とした業務を広く行います。

総務は優先度が低くなりがちですが、日々の業務をスムーズに進めるために欠かせない仕事でもあります。
このように必要性は高いものの、自社での優先順位が下がりがちな業務は、業務委託をするのが便利です。

業務委託できる総務の仕事について具体例を紹介します。

• 書類・データ整理

  納品書・契約書・説明書などの書類やデータの管理を依頼できます

• 反社チェック

  反社チェックは重要ながらも後回しになりがち・利益につながらないのに知識が必要などの理由から、社内での対応がし辛いケースが多いです。

• 契約書製本

  製本のように細々とした業務も、業務委託で任せるのが便利です。

• 議事録作成

  会議の記録や録音した音声データなどをもとに議事録の作成を行います。

役所など各種機関とのやり取り：役所向けの書類作成や提出、やり取りの代行なども依頼できます。

人事・労務

人事は採用活動や社内研修など、従業員との直接的な関わりが深い仕事です。
一方で労務は、入社・退職手続きや給与計算など、労働環境の整備に関する仕事が中心となります。
どちらも社員と深く関わる仕事のため、人事・労務とまとめて呼ばれるケースが多いです。

人事・労務で業務委託できる仕事の例を紹介します。

• 給与計算

  従業員の勤怠をもとに給与計算を行います。

• 勤怠管理

  タイムカードの記録や勤怠管理ソフトのデータなどをもとに勤怠管理をします。

• 社会保険関連手続

  入退社時の社会保険関連手続きや、算定基礎届・給与改訂にともなう社会保険手続きなどの依頼が可能です。

• 採用関連業務

  採用関連の事務手続きや応募者とのやり取りなどの代行を依頼できます。

その他

バックオフィスに該当する業務はほかにも多数存在します。その他の業務のうち、業務委託できる仕事としていくつか例を挙げておきます。

• 営業アシスタント
• マーケティング事務・サポート
• オウンドメディアやSNSなどWeb運用の代行・サポート

バックオフィスを業務委託するメリット

バックオフィスを業務委託するメリットとして、以下の4つが挙げられます。

• コア業務に割けるリソースが大きくなる
• 人件費を削減できる
• 人手不足の解消につながる
• バックオフィスの品質を高められる

それぞれ詳しく解説します。

コア業務に割けるリソースが大きくなる

バックオフィスの業務委託による大きなメリットのひとつが、コア業務に割けるリソースが大きくなることです。

バックオフィス業務は利益に直接結びつく業務ではありません。
そのためバックオフィス業務に割く人員の割合が多いと、会社の生産性が下がってしまいます。しかしバックオフィスは企業に必須の業務であるため、ある程度の人員を割く必要があります。

中小企業のように規模が小さい企業では、バックオフィスとコア業務のリソース配分に課題を感じているケースが少なくありません。

バックオフィスを業務委託すれば、バックオフィスのために割く社内リソースを最小限に抑えられます。
内部リソースの大部分をコア業務に充てられるようになるため、リソース面での課題解消・生産性の向上が実現します。

人件費を削減できる

バックオフィスの業務委託は、人件費の削減にも効果的です。

業務委託では外注費・業務委託費として一定の費用がかかります。
時給換算すると一見高額のため、あまりお得に感じないかもしれません。

しかしバックオフィス人材を社内で確保しようとすると、採用関連のコストや教育研修費、社会保険料の負担などが発生します。
PCやデスクといった器具備品の用意も必要です。

このように人を雇うと、直接的な給与以外にもさまざまなコストがかかります。
そのため業務委託の方が、結果的にコストを抑えられる可能性が高いです。

人手不足の解消につながる

バックオフィスの業務委託は、人手不足の解消にもつながる方法です。

バックオフィスは利益に直接つながらないとはいえ、企業にとって欠かせない業務です。
そのためバックオフィス人材を用意する必要がありますが、結果としてコア業務に充てられる人が理想より少なくなるケースは珍しくありません。

またバックオフィスは簡単そうに見えて、スムーズにこなすためには知識・経験が必要な業務です。
そのためバックオフィスは、一部の人に業務が集中する・特定の人のみが業務を把握しているという、属人化が起きるケースが多くみられます。
バックオフィス担当者が休職・退職してしまうと、急激な人手不足状態になる恐れが大きいです。

バックオフィスを業務委託すれば、バックオフィス担当者が外部の人になります。業務に割ける人が少なくなる・休職や退職によって担当者が不在になるといった恐れがありません。

バックオフィスの業務委託は、人手不足に悩む企業にとって非常に効果的な方法です。

バックオフィスの品質を高められる

バックオフィスの品質を高められる点も、業務委託によるメリットです。

バックオフィスは一つひとつの業務はそれほど大きなボリュームでないケースが多く、一見誰でもできる仕事に感じるかもしれません。
しかし実際はさまざまな知識が必要であり、十分な知識・経験を持つ人は限られています。
コア業務と異なり品質アップに向けた改善が後回しになりやすいため、非効率な方法・誤った方法が続いているケースも多いです。

バックオフィスの業務委託を行えば、バックオフィスの豊富な知識や経験を持つプロに業務を依頼できます。
自社内のリソースを割くことなく、バックオフィス業務の品質を高めることが可能です。

バックオフィスを業務委託するデメリット

バックオフィスの業務委託には、以下のようなデメリットも存在します。

• 情報漏洩のリスクがある
• すべての業務を依頼できるわけではない
• 自社にノウハウがたまりにくい

それぞれ詳しく解説します。

情報漏洩のリスクがある

バックオフィスを業務委託する際は、情報漏洩のリスクについて認識が必要です。

業務委託では会社に関する資料を多く共有する必要があります。
バックオフィスに関する資料は機密情報が記載されているケースが多く、社内の人間すら扱いに注意が求められることも少なくないでしょう。

業務委託のサービス業者側は、当然ですが徹底したセキュリティ対策や機密保持契約などを行います。
しかし外部の人に資料を送る以上、情報漏洩のリスクをゼロにはできません。
また業務委託のために仕方がないとはいえ、外部に漏らしたくない情報をわたす必要性も起こり得ます。

業務委託の検討・依頼を行う際は、情報漏洩のリスクを理解する必要があります。

すべての業務を依頼できるわけではない

バックオフィスの業務委託が対象とする仕事は幅広いですが、すべての業務を依頼できるわけではありません。

業務委託は基本的に、オンラインや郵送によって業務およびコミュニケーションを行います。
昨今はオンラインで完結する作業が非常に多いですが、それでも自社内で手作業が必要な仕事も存在します。

業務委託で対応できない仕事の例として、経理の小口現金管理や総務の来客対応、会議室のセッティングなどが挙げられます。
また紙資料を扱う仕事を依頼する場合、資料の整理や郵送準備などの作業が必要です。

また、サービス業者によって対応範囲が異なるケースもあります。
業者の対応範囲をしっかり確認せずに契約してしまうと、依頼したかった業務は実は対象外だったという事態が起こり得ます。

自社にノウハウがたまりにくい

自社にノウハウがたまりにくい点も、業務委託を利用するデメリットのひとつです。

業務委託を利用すれば、依頼した業務を外部のプロが行います。プロによる高品質な業務が可能でありフィードバックも受けられるため、一見ノウハウが溜まりやすいと考えるかもしれません。

しかしプロが業務を行う状態では、自社はどうしても受け身の姿勢になりがちです。自社で積極的に行動しなくても業務を仕上げてもらえるため、丸投げ・任せきりになるケースも多くみられます。

このような受け身の状態では、自社内にノウハウが溜まることはありません。
業務委託によってプロが仕上げるようになった結果、自社のバックオフィスについて把握している従業員がいないというケースも起こり得ます。

バックオフィスを業務委託する際のポイント

バックオフィスを業務委託する際のポイントとして、以下の3点が挙げられます。

• 依頼内容を明確にする
• 実績を確認した上で業者を選ぶ
• ノウハウを得るための主体的な行動もする

それぞれ詳しく解説します。

依頼内容を明確にする

バックオフィスの業務委託を行う際は、依頼内容の明確化が必要です。 依頼する目的や業務の範囲を明確にすることが大切です。

一言でバックオフィスといっても仕事内容はさまざまで、それぞれボリュームや難易度も異なります。
バックオフィスに課題を感じている場合でも、一部の業務は自社で無理なく対応できるケースもあるかもしれません。

基本的にバックオフィスの業務委託は、依頼する内容が多くなる・稼働時間が長くなるほど、費用が高額になる傾向です。
依頼内容を明確にせず丸投げしてしまうと、自社で対応できる仕事まで依頼してしまい、必要以上のコストとなる恐れがあります。

またサービス業者によって対応範囲が異なります。
自社の依頼したい内容に対応可能な業者を選ぶためにも、依頼内容の明確化が欠かせません。

実績を確認した上で業者を選ぶ

より質の高いサービスを利用するため、実績を確認した上で業者を選びましょう。

バックオフィス代行の実績が豊富であれば、バックオフィスに関するノウハウを多く有すると考えられます。
多くの企業から利用された・信頼された証拠でもあるため、業務品質だけでなく、サービスの質も信頼できます。

実績を確認する方法として、以下の2つが挙げられます。

• 業者の公式サイトを確認する

  公式サイトでこれまでの実績や事例を紹介しているケースは多いです。
  単純な実績数だけでなく、自社に近い業種・規模の企業に関する実績があるか確認するのが理想です。

• 利用者の口コミを確認する

  実際に利用した人による感想や口コミも情報収集に役立ちます。
  口コミサイトやレビューサイトを利用すると効率的です。

ノウハウを得るための主体的な行動もする

業務委託だからといって完全な受け身にはならず、ノウハウを得るための主体的な行動もする必要があります。

業務委託を行えばプロがバックオフィス業務を行うため、品質のために自社が何かする必要性は低いです。
しかし前述のように、受け身な体制では自社内にノウハウが溜まることはありません。
むしろ、自社内部にバックオフィスを把握している人間がいないという事態が起こり得ます。

納品物やフィードバックを丁寧に確認する・気になる点を放置せず積極的に質問するなど、ノウハウを得るための主体的な行動が必要です。

まとめ

バックオフィス業務について、リソースを割けない・ノウハウがないといった課題を抱えている企業は多いです。
バックオフィスの業務委託を行えば、自社の負担を最小限に抑えながらも、質の高いバックオフィス業務が可能になります。
バックオフィスに関するさまざまな課題の解消もできるでしょう。

ただしバックオフィスの業務委託には、情報漏洩のリスクやすべての業務が依頼可能なわけではないなど、デメリットも存在します。デメリットを把握せずに依頼してしまうと、後にトラブルやギャップが起きる恐れが大きいです。

バックオフィスのメリット・デメリットや依頼するポイントをしっかり押さえた上で、サービスを上手く活用しましょう。

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