テレワーク導入で業務効率化を実現させるコツとは？失敗しない方法などをご紹介

新型コロナウイルスの感染拡大によって、「テレワーク」という働き方が浸透しています。
政府がテレワークを推進していることもあり、テレワークは今後ますます広がりを見せていくことでしょう。

しかし企業の経営者にとって気がかりなのは、テレワーク導入時の業務効率低下ではないでしょうか。
オフィスワークに比べて社員の業務実態を把握しにくいイメージがあるのも、導入時の懸念点になっていると思います。

そこで今回は、テレワーク導入で業務効率化を実現させるコツや、失敗しない方法などを紹介します。
テレワークの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

テレワークで業務効率は下がる？

テレワークは必ずしも、オフィスワークより業務効率が悪くなるとは限りません。

テレワーク移行当初にやりにくさを感じることはあるかもしれませんが、どんな環境でも変化に慣れるまでには時間がかかるもの。

もしテレワークだから業務効率が悪くなったと捉えているのであれば、それは時期尚早です。
どうすればテレワークでも効率よく働けるのか、という視点でテレワークの効率化を図っていく必要があるでしょう。

テレワークと相性の良い人

自発的に動けるタイプの人は、テレワークと相性が良いでしょう。
上司や先輩の指示がなくても自分で考えて行動できるので、テレワーク中の課題を自分で見つけて効率化を図ることができます。

また、単独行動を好む方も、効率よくテレワークを進められるタイプです。
周囲の人に歩調を合わせる必要がなくなるため、オフィスワークよりも力を発揮してくれるかもしれません。

テレワークと相性の悪い人

一方で、いわゆる「指示待ち人間」タイプの人はテレワークに向いていない可能性が高いです。
テレワークによって上司や先輩からの指示の頻度が減ってしまうと、業務をまったく進められなくなることも考えられます。

また、情報共有がうまくできない人もテレワークとの相性が悪いです。
「自分が何をしていて、どういった状況なのか」などをチームにうまく共有できないと、場合によってはチーム全体の業務効率低下につながってしまいます。

テレワークで業務の効率が落ちる理由

テレワークで業務効率が下がる理由には、いくつかの理由があります。
ここでは、具体的にどのような理由があるのかを紹介します。

コミュニケーション不足

テレワーク時の業務効率低下の要因は、コミュニケーション不足です。
テレワーク中は相手がどのような状況にいるのか判断しにくいため、気軽にコミュニケーションを取りにくくなってしまいます。
不明点や問題点の確認がうまくできず、結果的に業務効率低下につながります。

オフィスワークでは何気ないやりとりからアイデアや解決策が生まれることもあるでしょう。
しかし、テレワーク中にこうした機会が失われると、何か問題が起きても個々人で考えなければならず、会社全体に停滞感が生まれてしまう可能性もあります。

不安や孤独がストレスに

テレワーク中は周囲に人がいない、あるいは少ない環境であるため、孤独を感じやすくなります。
業務中の孤独感は不安につながり、やがてストレスとなってしまいます。

孤独や不安によるストレスが蓄積すると、普段はテキパキと働くような社員でも、徐々に業務効率が悪くなっていってしまいます。

業務の進捗状況を共有しにくい

テレワーク中は、社員の業務進捗状況を把握しづらくなります。
なぜなら、コミュニケーション不足によって「報・連・相」が漏れたり遅れたりしやすくなるからです。

正確な情報共有ができないと、もし進捗具合に遅れが生じていても、なかなか気付くことができません。
問題の発覚が遅れた結果、取り返しのつかない状況になってしまうことも考えられます。

モチベーションの低下

テレワークでは、モチベーションの維持も簡単ではありません。
とくに在宅勤務では気持ちを仕事モードに切り替えにくいため、仕事に対するモチベーションを上げにくいと言えます。

また、自宅に書斎や自室がないと集中力を持続させるのも一苦労。家族が同居している場合は物音や話し声が気になってしまう可能性があります。
モチベーションや集中力を維持できないと、業務効率は著しく低下してしまうでしょう。

テレワーク導入で業務効率を上げるコツ

テレワークで業務効率を上げるために、ちょっとした工夫をしてみてはいかがでしょうか。
ここからは、テレワーク時の業務効率を上げるコツを紹介します。

出社日を設ける

週に2、3日の出社日を設けると、テレワークに好影響を及ぼします。
毎日家でテレワークをしていると孤独や不安を感じて精神的に辛くなってしまう人もいるでしょう。

そういった状況を回避するためにも、出社日を設けて人と会う機会を作ることが重要です。
上司や先輩、同僚とのコミュニケーションで元気をもらえれば、精神的なストレスが減って業務効率も上がるはずです。

また、在宅日と出社日によって業務内容を変えてみるのもおすすめです。
仕事にメリハリが生まれることで、モチベーションの維持にもつながります。

担当する業務範囲を明確にする

テレワークでは、個々人が担当する業務範囲を明確にしておきましょう。
ほかの社員がどのような仕事をしているか把握しにくいため、それぞれの業務範囲をあらかじめ決めておかないと、「まったく同じ仕事をしていた」というミスや無駄が生まれかねません。

また業務範囲を明確にすることで社員が「業務目標」を立てやすくなり、モチベーションや集中力の維持にもつながります。

業務範囲を明確にするには、まず業務内容を「見える化」して、誰がどの業務を担当するのが最適か検討してみてください。

評価制度の設定

テレワークでは、業務中の姿勢や進捗の過程を評価しにくくなってしまいます。
そこで、「成果評価制」を採用して明確な評価制度を設定してみてはいかがでしょうか。

業務の成果目標があれば、社員のモチベーションアップや集中力向上になるでしょう。
モチベーション・集中力のアップはそのまま、業務効率化に直結します。
また何の目標もなくダラダラ仕事をする人が減るので、生産性が上がって売上アップも期待できるでしょう。

テレワーク手当の支給

最近では、テレワーク手当を支給している企業も増えています。
テレワークを行うためには、ネットワーク環境やパソコン、周辺機器などの環境整備が必須。広いデスクやワークチェアなども必要になります。

こうした環境整備に必要な費用を会社で負担するのが、テレワーク手当支給の目的です。
テレワーク手当の支給によって社員のモチベーションが上がり、業務効率化が実現できるのであれば、多少の負担は気にしないほうがよいでしょう。
業務効率が上がって生産性がアップすれば、結果として会社のプラスになるからです。

テレワークにおすすめのツール

さらにここでは、テレワーク時の業務効率化におすすめのツールも紹介します。

コミュニケーションツールの導入

コミュニケーションツールの導入で、テレワーク時のコミュニケーション不足解消を図りましょう。
メッセージの送信やファイルの共有をスムーズに行えるので、社内外とのコミュニケーションがスピーディーになります。
また、絵文字が使えたり、リアクション機能が使えたりするので、気軽なやりとりをするのにも便利です。

ビジネスシーンにおいて代表的なコミュニケーションツールは、「Chatwork」と「Slack」です。

Chatworkは、国内ナンバーワンの利用者数を誇り、30万社以上で利用されています。
チャット形式でのコミュニケーションはもちろん、タスク管理、ファイル管理、ビデオ・音声通話などもできる優れものです。

Slackは、世界の約150か国、75万社以上で利用されています。
世界中で利用されているので、海外の顧客とのやりとりが多い会社におすすめです。
部署やプロジェクトごとに複数のチャンネルを作ることができるので、やりとりが混在する心配はありません。
ほかのツール・アプリと連携することで、スケジュール管理やタスク管理もできるようになります。

グループウェア

オンライン上で社員のスケジュール管理やドキュメント共有などができるグループウェアは、リモートワーク時の業務効率化に貢献してくれるでしょう。

グループウェアの代表的な機能は、スケジュール管理・タスク管理・ファイル共有・文書管理・メッセージ機能・掲示板機能・ワークフロー機能です。
チーム内の業務を可視化し、統合管理できます。情報共有するのに最適なツールと言えるでしょう。

グループウェアとして最も有名なのが、「サイボウズOffice」です。国内では6万9,000社以上で導入されています。

サイボウズOfficeを導入するだけで前述した複数の役割を果たしてくれます。
テレワーク時の情報共有やスケジュール管理にぜひ活用してみてください。

まとめ

今回は、テレワーク導入で業務効率化を実現させるコツを紹介しました。

テレワーク導入当初はなかなか環境に慣れることができず、業務効率が下がってしまうかもしれません。
しかしそこで諦めるのではなく、「どうしたら効率を上げられるのだろうか？」と考えながら課題に取り組むことが大切です。

今回紹介したコツの実践やツールの導入などを行いながら、テレワーク時の業務効率化に取り組んでみてください。

アウトソーシングをうまく使って業務効率化を促進する方法も！

テレワーク導入などで業務環境を変える場合の補助手段として、アウトソーシングサービスを利用するのもおすすめです。

社員の業務範囲を明確化してみると、社内リソースだけでは処理しきれない細々とした業務が表面化することがあります。
また、一部の出社しなければ対応できない業務が残るといった事情で、バックオフィスメンバーだけはテレワーク導入が進まず、社内の部署間で不公平感が生まれるケースもあります。

アウトソーシングの中でも、オンラインアシスタントサービスであれば、必要な時間分だけ契約し、契約時間内であれば、必要なタイミングで依頼することができるので、社内リソースの細かな調整に便利です。

また、どうしても出社しなければいけない業務の一部は常駐型のアウトソーシングサービスを週1日活用するといった方法で、社内の不公平感を是正することもできます。

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