中小企業の業務改善の進め方｜生産性があがる方法とは？

日々の業務をこなすのに精一杯、新しい取り組みをしたくても人手が足りない、人材を採用する余裕もない。そんな中小企業は多いのではないでしょうか。そんなとき、まず取り組みたいのが業務改善です。業務改善により、業務が効率化され、コストと人材に余裕が生まれ、生産性向上につなげる業務改善ができます。本記事では、業務改善に取り組むために必要な情報を解説します。

中小企業の業務改善

業務改善では、業務効率化や生産性向上を目的として、業務における無駄やボトルネックとなっている点などを洗い出し、問題の改善を目指します。直接的な成果として、コスト削減や労働時間短縮が見込めます。

また、業務改善により余裕が生まれた予算や人材を他業務にあてることで、中長期的には売上向上も期待できます。なお、一般的な業務改善とは異なるケースとして、社会的に大きな影響を及ぼす企業の業務上の問題について、監督官庁から「業務改善命令」が出されることがあります。これは、本記事の業務改善には含みません。

大手と異なる点

中小企業が業務改善に取り組む理由として大きいのが、「人材不足」です。中小企業庁の「2021年版中小企業白書・小規模企業白書」「第1章 中小企業・小規模事業者の動向 第3節雇用の動向」によると、従業者数300人以上の企業では「就職希望者数＞求人数」となっているのに対し、従業者数299人以下の企業では「就職希望者数＜求人数」となっています。中小企業の場合、人材不足を解消しようにも予算が限られており、しかも人材が集まりにくいことが分かります。

現状の業務ですでに人材不足という場合、業務改善により人手不足をカバーする方法が有効です。また、現状は業務が回っていても、業務改善によりコストや人材に余裕を生み出すことができれば、新たな取り組みが可能となります。

中小企業は、大手企業に比べて業務改善に取り組みやすいという利点もあります。これは、業務に関わる人数が少ない分、意思決定が早く、改善へのステップにいち早く着手できるからです。また組織が小さい分、取り組み内容の共有や意思統一も、大手企業に比べてスムーズに行えます。

業務改善で目標とするべき点

業務改善にあたっては、目標を明確にしましょう。前述の通り、業務改善は「業務効率化」や「生産性向上」を目的としています。ここから、次のような点が目標として考えられます。

• 業務にかかる人数・時間・頻度の削減
• 業務にかかるコストの削減
• 業務による成果物の数量の増加

一番分かりやすいのは、業務にかかる人数・時間・頻度です。他の要素も複合的に見ていくことで、バランスよく業務改善を進めることができます。

業務を可視化し、改善の優先順位をつける

• 現状業務の概要と発生頻度
• 各業務が発生するタイミングと関係性
• 各業務が必要とする人数と時間

上記を洗い出したら、発生頻度の高い業務や、多くの人員と時間が必要な業務から、見直しましょう。改善方法については、次に紹介する考え方を参考にしてください。

具体的にどうすすめる？業務改善アイデア

業務改善に取り組むにあたり役立つ、具体的な考え方を以下に紹介します。

マニュアル化により属人化を止める

業務改善でまず検討したいのが、マニュアル作成です。マニュアルは、属人化した業務を減らし、業務を標準化することで誰でも対応できる仕事を増やします。マニュアルを作成する過程で、無駄な工程が浮き彫りになる場合もあります。また、人材教育も、マニュアルがあれば効率化します。さらに、本当に「この人にしかできない」という業務に、貴重な人材を割り当てることができます。

すでにマニュアルがある場合、情報を更新するとともに、誰にでも使いやすい内容になっているか確認しましょう。マニュアルは定期的に見直すことをおすすめします。

データを電子化する

発注書や請求書、契約書、各種申請書など、業務上必要なさまざまな書類を電子化するだけでも、大きな業務効率化になります。紙の書類は、出社したり、担当者の元に持って行ったり、ときには郵送したりしなければならず、非効率です。

電子化された書類は、インターネットさえつながればいつでもどこでもオンライン上で処理でき、大幅な時間短縮となります。また、書類を一括管理できるシステムを導入すれば、書類の履歴を遡ったり、新規作成したりする業務も効率化されます。近年では電子帳簿保存法の改正が進み、以前に比べて電子上で帳簿を保存する要件は緩和しつつあります。

業務改善に役立つフレームワーク「ECRS（イクルス）」

業務改善に役立つフレームワークとして、「ECRS（イクルス）」というものがあります。ECRSは、Eliminate（排除）、Combine（統合）、Rearrange（交換）、Simplify（簡素化）の頭文字を表しています。それぞれ、次のような業務改善のアイデアを示しています。

• Eliminate（排除）：不必要になっている業務をなくす
• Combine（統合）：2つ以上の業務を1つにまとめる
• Rearrange（交換）：業務の順番を入れ替えることで効率化する
• Simplify（簡素化）：複雑になりすぎている業務を簡略化する

また、業務改善は一度実行したら終わりではなく、目標を基に取り組みを行い、定期的に見直し、目標に達していなければさらなる改善を行う必要があります。これは、「PDCA」というフレームワークに基づく考え方です。PDCAは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の頭文字を表しています。

組織へ導入する際の注意点

業務改善にあたっては、従業員全体にその目的と業務の変更点、業務改善によりどんなメリットがあるのかを明確に共有しましょう。たとえ良い方向への変化であっても、既存の業務が変わるということは、多少の抵抗感を生みます。前向きに取り組んでもらったほうが業務改善の成果も早く得られるので、情報共有を怠らないようにしましょう。

業務改善助成金とは

厚生労働省では、小規模事業者の生産性向上のための取り組みを支援する、「業務改善助成金」という制度を設けています。この制度の目的は、生産性向上と事業場内最低賃金の引き上げです。

以下2つの要件を満たす事業場が対象となっています。

• 事業場内最低賃金と地域別最低賃金の差額が30円以内
• 事業場規模100人以下

これらの要件を満たす事業場で、生産性向上のための設備投資等（機械設備、コンサルティング導入や人材育成・教育訓練）を行い、事業場内最低賃金を一定額以上引き上げた場合、その設備投資などにかかった費用の一部が助成されます。

業務改善のことでお悩みのときは、専門家にお任せ！

業務改善に取り組みたいけれど、そもそもの業務の可視化につまずいている、改善点は分かったがそこに取り組む時間や人材がまず不足しているといったときにおすすめなのが、専門の外部サービスを利用することです。

そういったサービスのひとつとしておすすめしたいのが、オンラインアシスタント・秘書サービスの『BackofficeForce』です。BackofficeForceは、バックオフィス業務を総合的に支援可能なサービスです。集中的に業務改善を行いたいというときのサポートから、中長期的なパートナーとしてまで、企業の状況に合わせた利用が可能となっています。 今のお悩みの解決になるかもしれませんのでぜひ一度お気軽にお問い合わせください。