社内向けのチャットボットとは？おすすめのチャットボットを比較しながら紹介

総務や情報システム部は、ツールの使い方などで社内から何度も問い合わせを受けます。「担当者の負担を減らしたい」「同じような質問の回答は自動化したい」このように考えたことはないでしょうか。

この記事では、社内向けチャットボットの特徴とおすすめツールについて解説します。

最後まで読めば、自社に合ったチャットボットの選び方がわかり、業務効率化につなげられます。

チャットボットとは

「チャットボット」とは自動返信ツールのことで、ユーザーからの質問に対して事前に設定した回答を返信します。

チャットボットは大きく分けて「AI搭載型」と「非AI搭載型」の2種類があります。

「非AI搭載型」は、業務やツールのマニュアルなどのよくある質問に対し、決められた回答を自動返信します。

対して「AI搭載型」は、データを学習によって複雑な質問や自然な会話形式の文章にも対応可能です。

社内向けのチャットボットを導入するメリット

ここからは、社内向けチャットボットを導入するメリットを解説します。

問い合わせ対応部署の人員コストを削減

業務マニュアルやツールの使い方などの単純な質問は、社内向けチャットボットで十分に対応可能です。

対応部署は一部の複雑な質問だけ処理すればいいので、人員コストを削減できます。

問い合わせ対応のクオリティを均一化

人による対応では、経験や知識の差でクオリティにばらつきが出てしまいます。

チャットボットなら常に設定した通りの回答が出るため、一定にクオリティを保てます。

２4時間、瞬時に対応可能

チャットボットは24時間対応可能なので、業務時間外の急な案件でも対応することができます。

電話やメールよりも安定してレスポンスが早く、緊急時にも対応してくれる点は、ユーザーにとっても大きなメリットです。

問い合わせ内容の分析

チャットボットは問い合わせ内容のデータを集積し、質問傾向の分析が可能です。 対応が薄い部分はさらに回答シナリオを追加することで、よりユーザ満足度を高められます。

社内向けチャットボットの導入で気をつけること

次に、社内向けチャットボットの導入で気をつけることを解説します。

回答の質を重視する

むやみに回答を増やしても、適切な答えが返ってこなければチャットボットを使う意味がありません。

「この質問をするユーザーは何を求めているのか」を考えてシナリオを作りましょう。

解決できない場合の対処法を用意しておく

チャットボットは設定した通りの答えを返すだけなので、イレギュラーには対応できません。

いざというときは有人での対応が求められるので、チャットボットで対処できなかった場合のルールを決めておきましょう。

運用チームを用意する

社内向けチャットボットは導入して終わりではなく、改善を繰り返してユーザー満足度を高める必要があります。

長期スパンでチャットボットを運用できるチームを用意しておきましょう。

おすすめ社内向けチャットボット

チャットボットサービスの比較検討をする前に、まず自社の課題を洗い出して選定基準を明確にしておきましょう。

そうすることで、それぞれのサービスの豊富な機能やサポートに目移りしてしまうことなく、自社に合ったチャットボットを探しやすくなります。

それでは、おすすめ社内向けチャットボットを解説していきます。

Chat Dealer AI

「Chat Dealer AI」は、情報システムや人事・総務などのバックオフィス分野に特化したチャットボットです。

社内でよくあるお問い合わせを400種類以上テンプレートで用意しているため、それに従って回答を用意すればすぐに導入できます。

また「Chat Dealer AI」はAI搭載型で、社内お問い合わせで使われることを想定したAI学習を事前に済ませています。

質問テンプレートと学習済みAIによって、データ整備をしなくても導入可能です。

「社内ポータル/社内FAQ」「グループウェア/社内システム」「ビジネスチャット」といった様々なプラットフォームと連携可能なので、現在自社で利用しているツールのフォーマットで利用できます。

HiTTO

「HiTTO」は人事・労務向きのAI搭載型チャットボットです。

勤怠管理・採用・経費精算などのカテゴリから約1,000件の回答と、それに紐づく質問パターンを事前に学習しています。

AIは回答の重複を防止する他、複雑なシナリオや類義にも対応しています。

そのため丁寧にシナリオを作り上げたり、何回も類語登録したりする必要がなく、導入直後から高い精度を維持することが可能です。

チャットボットに親しみやすいキャラクターを作ることもでき、より身近に感じてもらえます。

CAIWA Service Viii

「CAIWAService Viii」は2007年からチャットボット事業を開始している、国内最古参のサービスです。

言語学と人工知能を取り入れた独自の会話エンジン「CAIWA」により、会話に近い自然な文体でのやり取りができます。

「CAIWA」のプラットフォームには、シナリオ作成やメンテナンスを簡単に行えるツールが用意されているため、専門知識がなくても自社運用が可能です。

AIで処理できない質問はメールや電話フォームに誘導するなど、ユーザーを離脱させない工夫がなされています。

RICOH Chatbot Service

「RICOH Chatbot Service」は、Excelで作ったQ&Aデータを読み込むだけで利用可能なチャットボットです。

業界別のテンプレートも用意されており、プログラミングの知識がなくてもコピー&ペーストだけで設置できます。

お問い合わせの結果や傾向を分かりやすいグラフで確認できるため、詳しく分析しなくても一目でデータを把握することが可能です。

また、OutlookやOneDriveといった、Microsoft365ツールの操作方法データを搭載しているオプションサービスもあります。

会社でMicrosoft365を導入しており、関連の問い合わせに特化したい場合におすすめです。

My-ope office

「My-ope office」人事・総務・労務の分野に特化したチャットボットです。

管理画面は直感的に操作できるため、専門知識がなくても運用できます。

Chatwork、LINE WORKS、slack、Microsoft Teamsといった主要チャットツールとの連携が可能なため、普段から自社で使っているツールでの利用が可能です。

対話データはCSVファイルで一括登録できるため、ボリュームの多いデータもファイルアップロードで簡単に登録できます。

導入時には担当がつき、要件定義やスケジューリング、導入後の運営までサポートしてくれます。

まとめ

この記事では、「社内向けチャットボットの特徴とおすすめツール」について解説してきました。

社内向けチャットボットを導入すれば、問い合わせ担当者の負担を減らすことができ、ユーザーもすぐに質問の回答を得られるため、社内の業務効率が向上します。

多くのチャットボットは専門的な知識が必要なく、直感的な操作やExcel・CSVファイルの読み込みで回答シナリオを作成可能です。

導入のハードルは高くないので、ぜひ自社に合ったチャットボットを検討してみてください。

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