電子契約のメリット・デメリットを知りたい！ 電子契約のメリット・デメリットについてわかりやすく解説

リモートワークが普及する昨今、電子契約は多くの企業にとって身近なものになっています。しかし具体的にどんなメリットがあるのかよくわからない、という方も少なくないと思います。また導入に際しては、デメリットについてもきちんと知っておく必要があります。今回の記事では、電子契約のメリット、デメリットを解説して電子契約への理解を深めていきます。

電子契約とは

法律上「契約」というのは口頭でも成立するものですが、言った言わないの確認ができないと後でトラブルになる可能性があります。そのためビジネスにおいては、書面を交わして内容を確認できるようにする書面契約が一般的です。

電子契約とは、従来の書面契約に代わり、電子データに電子署名または電子サインを行うことで締結する契約のことをいいます。

インターネットの普及、国策としてのDXの推進、コロナ禍におけるテレワークの普及などさまざまな要因で電子契約の重要性は高まっています。

電子契約のメリット

それではまずは電子契約のメリットについて解説します。

主なものは「契約業務の効率化」「コスト削減」「コンプライアンス強化」の3つです。

契約業務の効率化

書面契約だと、原本を印刷して製本し、押印して送付するというプロセスが必要です。さらにその後、相手も押印して返送する必要があるため、書類のやり取りだけで数日～数週間かかることも少なくありません。

一方電子契約であれば、印刷・製本・郵送といったプロセスを省略できるため、契約業務が大幅に効率化されます。またクラウド上でデータやステータスを管理できるため、業務管理も容易になります。相手方の手続きや進捗を確認することもできるため、相手が気づかなくて手続きが遅れるという事態を回避できます。

契約業務のフローを省力化することで、契約締結までの交渉やサービスの提供といった本質的な部分に注力することができます。

コスト削減

書面契約における紙書類の準備には印刷代、インク代、封筒代、郵送費などがかかります。さらに一連の業務にかかる時間や、人的コストがかかっています。電子契約であれば、物理的なコストは全てなくすことができますし、先の業務効率化で述べたように時間や人的コストも大幅に削減できます。

また、電子契約は印紙税の課税対象外なので印紙代が削減できます。印紙代は契約の金額に比例して費用も上がるため、大きなコスト削減効果があります。

契約書類の保管にもコストがかかります。保管するスペース、倉庫や書棚を用意するコストのほか、必要な時に書類を探す手間や時間も書類が増えるほど多くかかります。電子契約書はサーバーなどに電子データとして保存するため、場所をとりませんし、検索性が高いため膨大な書類からでも簡単に目的の書類を見つけることができます。

コンプライアンス強化

紙の書類では書棚などに常に鍵をかけて保管することが難しかったり、いつ・誰が・どこに関わったのかがわからないという欠点があります。誰でも触ることができる状態では改ざんのリスクがありますし、紛失、劣化によって復元不可能になるリスクもあります。

電子契約ではクラウド上で契約締結までのステータスを管理できるため、締結漏れや保管漏れ、解約・更新漏れといった契約業務におけるトラブルを予防することができます。

また、サーバーによる閲覧権限の制限などで改ざんのリスクを大幅に下げることができますし、バックアップ多重化などで紛失や劣化リスクをも減らすことができます。このようにリスクマネジメントにおいてメリットがあります。

さらに検索性が高いため、税務調査、会計監査などにも迅速かつ正確に対応できます。

電子契約のデメリット

続いてデメリットについて解説していきます。

システムの変革は社内外の広い範囲に影響があります。また、法律や安全性の面でも注意すべき点があります。

社内業務フロー変更

電子契約を導入するには、社内の業務フローを変更する必要があります。従来の書面契約業務に慣れてそれに適応してきた従業員の中には、業務フローの変更に抵抗感をもつ方も少なからずいるでしょう。実際に業務を行う従業員の理解がなければ、一部でしか活用されず、それが契約業務の漏れなどリスクに繋がることもあります。電子契約を最大限活用するためには、社内説明を行った上で、事前に従業員の理解を得ることが重要です。

取引先の理解を得ることが不可欠

契約には必ず相手がいます。ですから電子契約を導入する場合には、取引先にもその内容を理解してもらう必要があります。相手が電子契約を全く知らなかったり、活用したことのない場合には、十分な説明が必要になってきます。前述したように、電子取引の導入には社内の契約業務フローの変更が必要です。他社のことですから直接変えることができません。場合によっては時間をかけて理解を得るために働きかける必要があります。

書面での締結が義務付けられている契約がある

契約の中には、法律によって書面での契約や保存が義務づけられているものがあります。

現在書面での契約が義務づけられている契約の例

• 定期借地契約
• 定期建物賃貸借契約
• 投資信託契約の約款
• 特定商品取引法で書面交付義務が定められているもの

ほとんどの契約書は電子契約によって管理することが認められていますが、上記の書類は電子化が認められていません。こうした書類を多く扱う会社では、その比率によっては電子契約のメリットが十分に得られないこともあります。

自社において電子化できる契約書とできない契約書の比率を事前に確認した上で、導入を検討する必要があります。

サイバー攻撃を受けるリスク

電子契約の場合、サイバー攻撃を受けるリスクがあることを忘れてはいけません。これは書面契約にはなかったリスクですから、不安を持つ方がいるかもしれません。

とはいえ、電子契約システムのセキュリティレベルは大変向上しています。導入するシステムに高度なセキュリティ基準が設けられているかよく確認する必要があります。

まとめ

電子契約には業務効率化やコスト削減、コンプライアンス強化などさまざまなメリットがあります。一方で、社内外への説明が必要であり、従業員、取引先の理解を得ることはが重要です。法的な観点にも注意しなくていけません。

以上、電子契約のメリットデメリットについて解説してきました。導入の参考になれば幸いです。

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