採用管理とは？採用管理の重要性と採用管理システムについて解説。

企業が優秀な人材を確保するためには、採用活動を行う必要があります。しかし近年は、少子高齢化によって労働人口が減少し、企業の人材確保が難しくなっています。皆さんの中にも、採用活動に苦戦している人事担当者の方がいるのではないでしょうか？

優秀な人材の確保が難しいからこそ、企業は採用活動の強化や効率化に力を入れなければなりません。そして採用活動を効率化するためには、「採用管理」が重要になります。

そこで今回は、企業の採用活動において、採用管理とは何を行うことなのか。そして、採用管理を効率化するための支援ツール「採用管理システム」についてもご紹介します。

採用管理とは？

採用管理とは、外部から人材を採用するために選考活動をしたり、採用した人材に合う部署に配置したりして、会社のバランスを取るプロセスを指します。今回は、企業が求める人材を採用するために採用計画を立て、応募条件にマッチする人材を確保する活動をメインに取り上げます。

採用管理の重要性

近年の人材不足と採用難によって、企業では採用管理の重要性が高まっています。厚生労働省の発表では、令和2年の平均有効求人倍率は1.18倍。有効求人倍率が1倍を超えると人材を求めている企業が多いという指標になっており、企業はまだまだ人材確保に苦慮していることが分かります。近年は少子高齢化によって国内の労働人口が減少していることが、企業の採用難の要因となっています。

だからこそ企業側は、いかにして人材を確保するのかという点を工夫しなければなりません。デジタル化が進む昨今は、スマホやタブレットなどを利用して採用活動を行う求職者が増えていますが、企業側はそういった時代の流れも加味したうえで採用管理を行う必要があります。

採用管理の方法

エクセルやスプレッドシートでの採用管理

エクセルで採用管理を行えば、コストがほとんどかかりません。エクセル自体は別業務でも使用していることが多いので、それをそのまま採用管理に転用すれば面倒な手間もありません。ただし、複数人での管理にはあまり適していません。更新のタイミングが重なる点や、バージョンの管理が難しい点もデメリットです。情報の更新漏れや入力ミスが発生するリスクも高いです。

また、Googleスプレッドシートで採用管理を行うという方法もあります。Googleスプレッドシートもエクセル同様、無料で利用可能です。エクセルとは異なり、複数人での管理も可能で、データの共有も簡単にできます。一方で、更新漏れや入力ミスのリスクがあるのはエクセルと同様です。また、容量が大きくなると処理スピードが落ちてしまうのも難点です。

採用管理システム

採用管理システムは、企業の採用活動を円滑かつ効率的に進めるためのサポートシステム。求人情報の発信や求職者の雇用、採用選考の進捗、面接官の評価などをシステム上で一括管理できます。近年は多くの企業で導入されています。

採用管理システムが重要視されている背景

多くの採用担当者が抱える問題として、事務作業の多さがあげられます。人事部や採用部は営業部に比べて予算や人員が少ない傾向にあり、総務部と兼任している人も多いと思います。そのような状況でありながら、人手不足から人材の獲得競争が激化し、採用担当者の負担は増加する一方です。

そうした状況から採用担当者の負担を軽減し、限りある社内の人的・時間的リソースを有効に使うことができる採用管理システムに注目が集まっているのです。

採用管理システムで管理する内容

求人案件

採用管理システムでは、求人案件の管理ができます。企業が求職者に公開している求人情報や採用予定人数、採用部署、募集期限、公開した媒体名と媒体数などの情報を一括管理することが可能です。

求職者情報

自社に応募してきた求職者の情報も管理できます。求職者の履歴書や紹介元などの個人情報は慎重に取り扱う必要があります。その際に採用管理システムを利用すれば、閲覧者を制限して個人情報を管理できるのです。

選考状況

採用管理システムがあれば、1人ひとりの選考状況も管理可能です。採用活動の進捗具合や、筆記テスト・面接の評価などをシステム上に登録できます。採用活動において、個々の採用担当者に属人化しやすい面接などの評価を言語・数値化して社内で共有できます。

内定者

採用管理システムを導入すれば、内定通知の有無や内定後の連絡・フォローも行えます。なかには、内定者の心理面のサポートを考慮した機能を搭載しているものもあります。内定後のフォローまで丁寧に行うことで、内定辞退を防ぐことに繋がるでしょう。

採用管理システム導入のメリット

採用活動の効率化

採用管理システムを導入することで、採用活動を効率化できるメリットがあります。企業の採用担当者がこなしている求人情報の作成・管理、応募書類の処理、面接のスケジューリング、求人媒体との打ち合わせ、面接担当者間の情報共有や調整などの作業を、情報管理システムが一括して行ってくれるからです。企業に採用担当者が少なくても、効率的かつクオリティの高い採用活動を行えるでしょう。

スムーズなレスポンス

企業が求人情報を出すと、求職者から多数の問い合わせが送られてきます。問い合わせ対応に追われていると、採用担当者がメールチェックを忘れる、返事を出すのが遅れるなどの事態になりかねません。レスポンスに時間がかかると、応募者も不安になってしまいますよね。レスポンスが遅くなっている間に、他の企業への採用が決まってしまう可能性もあります。採用管理システムなら、応募者とのコミュニケーションも管理できるので、連絡を忘れたり遅れたりすることを防ぐことができます。

情報の一元管理・共有

採用管理システムによって、企業内や採用担当者内で応募者の情報を管理・共有しやすくなるのもうれしいポイントです。応募者ごとの採用情報や採用プロセスを一元管理できます。それぞれの応募者についてどのくらい採用活動が進んでいるのか、各段階での応募者に関する情報はどれくらい集まっているのかといった情報管理を一括して行えるので、採用活動時の労力や負担を大幅に軽減できるでしょう。

まとめ

今回は、企業の採用活動を行う上で、採用管理とは何を行うことなのか。そして、採用管理を効率化するための支援ツール「採用管理システム」について紹介しました。

採用管理システムを導入することで、応募者の情報を共有しやすく、応募者ごとの採用プロセスを一元管理することも可能です。

それによって、企業の採用活動における作業効率を大幅に改善できるでしょう。とくに人手不足が続く中小企業やベンチャー企業では、採用活動に人員を割けないという実情もあるでしょう。そういう場合には、採用管理システムを活用して、人員を割かずに質の高い採用活動を行うのがおすすめです。