オンラインミーティングとは？メリットと合わせて簡単に説明。

ビジネスシーンでオンラインミーティングはかなり一般的なものになってきました。
最近ではミーティングはオンラインがメインという会社も珍しくありません。

本記事では、これからオンラインミーティングを導入したい方に向けて、オンラインミーティングとは何か、導入には何が必要か、おすすめのツールは、といった基本的なことについてわかりやすく解説します。

ビデオ通話とオンラインミーティングの違いは？

ビデオ通話とオンラインミーティングに厳密な違いはありません。
しかし使うツールには特徴があります。

ビデオ通話の代表的なツールとしてiphoneの「Face Time」が挙げられます。
Face Timeがシンプルにお互いの顔を見ながら通話をするためのものなのに対して、後述するオンラインミーティングのツールは大人数での会議や画面共有、チャット機能など会議に適した機能があります。

オンラインミーティングを利用するメリットとは？

新型コロナウイルスの影響により、リモートワークと併用してオンラインミーティングを導入する企業が増えてきました。

しかしそうした社会情勢だけではなく、オンラインミーティングのメリットも普及した大きな要因なのです。
オンラインミーティングにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

ここでは基本的なものを3つご紹介します。

移動時間とコストの削減

通常、会議などを行なう場合には開催される場所へ移動する必要がありますが、オンラインミーティングを利用すれば時間と場所を選ばずに会議に参加できます。

移動する必要がなくなるので、会議開始時間まで別作業を行うなど、時間を効率的に使うことができ、また、交通費の削減にもつながります。

場所にとらわれない

オンラインミーティングでは、会議室など場所にとらわれることがなくなります。
インターネットに接続ができていれば会議に参加できます。

対面の会議では会議室の確保、参加者のスケジュール調整など労力がかかりますが、オンラインミーティングでは会議の開始時間も柔軟に調整が可能です。

リモートワークを実現できる

オンラインミーティングツールでは、チャットや資料の送受信などの機能も豊富なのでリモートワークの実現が可能です。

自宅や出張先のホテル、海外にいてもネット環境さえ整っていれば会議を行うことができます。

オンラインミーティングをするために必要なことは？

オンラインミーティングを始めるには、5つのステップが必要です。順番にご紹介します。

道具を用意する

オンラインミーティングのために用意するのは以下の3つです。

• パソコン、スマートフォンなどの「カメラ付き」のデバイス

  デバイスとは別に、カメラを用意できる場合はカメラ付きのデバイスである必要はありません。

• ヘッドフォン、イヤホンなどのヘッドセット

  パソコンにマイクとスピーカー機能が搭載されていれば必須ではありませんが、周囲に人がいるときには必要になってくるので、できれば用意しておきたいです。

• インターネット環境

  オンラインミーティングをする際にはインターネット環境が必須です。カフェなどの無料Wi-Fiやスマートフォンのテザリング機能でも接続はできますが、通信が不安定な場合があります。
  快適に会議を行うには高速インターネットの環境がおすすめです。

オンラインミーティングツールを導入する

次の章でご紹介するZoomやMicrosoft Teamsなどのミーティングツールを導入しましょう。
サービスには有料版と無料版があります。必要に応じて選択して導入しましょう。

スケジュールを合わせる

ここまででオンラインミーティングを始める環境が整いましたので、次は参加者のスケジュールを調整しましょう。

前の章で説明した通り、参加する場所を自由に選択できるのがオンラインミーティングですが、参加者全員の時間を合わせる必要があります。

データを共有する

オンラインミーティングでは、会議前に紙資料の配布ができません。
会議中に画面共有やチャットの機能を使用して資料を共有することができますが、事前にメールなどで送っておくとスムーズな会議になるでしょう。

オンラインミーティングを開催する

ここまで完了したらあとは開催するだけです。参加者に専用のURLを共有し、開始時間に各々で接続をします。

無料で使えるミーティングツールおすすめ3選

ここからは、オンラインミーティングツールを選ぶポイントとおすすめのツールをご紹介します。

オンラインミーティングツールを選ぶポイント7つ

ツールを選ぶ際に意識したいポイントは次の7つです。

• 同時接続できるアカウント数
• 映像や音声の安定性
• セキュリティ
• 外部ユーザーの招待方法
• 機能の使いやすさ
• サポート体制
• 料金

特に「アカウント数」「映像や音声の安定性」「セキュリティ」は基本性能として重要です。
自社の使用する場面を考えて、７つのポイントの中で何を重視するかを見極めましょう。

最後に、たくさんあるツールの中から、無料でも導入できるおすすめのツールを３つご紹介します。

Zoom

Zoomはここ数年で一気に知名度が上がり、一般的には最も有名なオンラインミーティングツールなのではないでしょうか。
それだけに幅広いユーザーにとって使いやすいツールです。

無料プランでは3人以上の利用だと40分の制限時間がありますが、短いミーティングであれば問題なく使えます。
有料プランでは時間無制限で、プランにより人数が変わります。

Zoomは社外のユーザーを招待しやすいのが特徴です。
相手がZoomアカウントを持っていなくても、会議を設定すると発行される専用のURLにアクセスすることで誰でもミーティングに参加できます。

また、ウェビナー機能が優れているのも特徴です。
有料契約をすることで最大500人〜10,000人のオンラインイベントが開催できます。
ウェビナーでは参加者の音声利用が制限されますが、チャット機能を使って主催者へ質問などができます。

Microsoft Teams

TeamsはWindowsユーザーには馴染みのあるツールです。
無料プランでも100人までの参加者で60分使用できます。

有料プランにすれば最大300人で、24時間まで使用できます。
ほとんどの用途はこれで足りるのではないでしょうか。

Teamsの一番の特徴はOfficeとの連携ができる点です。
Outlookでの会議登録や、Excel、PowerPointで会議中に共同編集ができるなど、Officeを導入している会社には特に活用の幅が広がりメリットが大きいと言えます。

また、会議中以外にもチャット内容の保存や、ファイルのアップロード、共有ができます。
ミーティングに関する情報整理や共有がしやすいのも特徴です。

Google Meet

Google Meetは、Google社が提供するビデオ会議サービスです。

無料プランでは100人までの参加者で、60分まで使用できます。

有料プランにすれば最大250人で、時間は無制限になります。

Google Meetの特徴は専用のアプリケーションが必要ない点です。
会議の作成にはアカウントが必要ですが、参加者はアカウントを持っていなくても、該当するアドレスを開くだけですぐに会議に参加できます。
Chrome以外の各種ブラウザにも対応しており、参加のしやすさでは特に優れていると言えます。

またGmailやGoogleカレンダーとリンクさせることができるので、普段からGoogleサービスを利用している方には便利でしょう。

まとめ

オンラインミーティングとはなにか？導入の検討に必要な基本を解説してきました。

今後ますます活用範囲が広がっていくであろうオンラインミーティング。
その導入には、まず基本的なことを理解して、道具や環境を整え、自社の利用方法に合ったツールを見つけることが大切です。

オンラインミーティングの導入を検討している方にとってこの記事が少しでも参考になれば幸いです。