ペーパーレス化の見逃せないメリットと、注意すべきデメリットを紹介！

オンラインアシスタント・秘書サービスなら「BackofficeForce」

近年、ペーパーレス化を推進する企業はますます増えつつあります。

テレワークが活発になってきたこともあり、紙でのやり取りに不便を感じるところも増えてきました。そのような潮流の中で、ペーパーレス化は無視できないものになってきました。

しかし、ペーパーレス化をすることで、どのようなメリットがあるのか、わからない人も多いかと思います。逆に、デメリットはないかと不安を抱えてる人もいるでしょう。

この記事では、ペーパーレス化でどのように業務が変わるのか、メリットとデメリットを交えてお話しします。

ペーパーレス化で得られるメリット！

ペーパーレス化によって、どのようなメリットがあるのでしょうか。具体的に解説します。

印刷コストが削減できる！

ペーパーレス化によって、印刷にかかるコストが削減できます。

紙とインク代だけではなく、プリンタ・シュレッダーなどの機器。メンテナンス費用も抑えることが可能です。

印刷費は継続的にかかるコストなので、長期的に見ると大きな節約になります。

オフィスを有効活用できる！

ペーパーレス化することで、オフィススペースが広くなります。

棚や資料室など、紙資料の保管のためにはかなりの面積が必要になります。紙媒体を電子化することで、今まで資料が専有していたスペースを有効活用できるようになります。

また、オフィスから資料棚がなくなることで圧迫感がなくなり、開放的なオフィスになることも魅力の一つです。

正確で効率的な文書管理ができる！

ペーパーレス化によって、文書管理も効率的におこなえます。

従来の紙資料での管理は、多くの問題がありました。まず、紙資料では一元管理は困難です。そのため、資料が部署やグループごとに分散し、正確な状況把握ができませんでした。万が一資料を紛失したりしても、気づくまでに時間がかかってしまいます。

資料を探す手間も無視できません。どこにあるかわからない資料は、時間をかけてオフィス中を探し回る必要がありました。文書を一元管理することで、これらの問題は解消されます。

社内の文書はファイルサーバーで一元管理されるため、資料の状態がひと目で分かります。また、データの編集履歴・削除履歴などが確認できるため、変更があったときはすぐに気づけるのも大きな特徴です。変更前のバックアップも保存されているため、必要に応じてファイルの復元も可能です。さらに、検索機能を利用すれば必要なファイルが見つかるので、探す手間も小さくなります。

このように、ペーパーレス化によって、文書管理は正確・効率的になります。

場所を選ばずに利用できる！

ペーパーレス化することで、場所を選ばずに社内文書にアクセスできます。

オンラインストレージなどに社内文書を保存することで、従業員はインターネットを介して文書を入手できます。テレワークや外回りなどで社外にいる人が多い職場では、非常に大きなメリットと言えるでしょう。

資料の共有が容易になる！

資料の共有が、紙媒体に比べて圧倒的に簡単になります。

紙資料の共有は、コピーして配布する必要がありました。印刷や受け渡しに時間がかかってしまいますし、資料の内容が変更されれば配り直す必要がありました。これは非常に非効率です。

資料を電子化することで、共有は一瞬でおこなえます。必要な手順は、URLなどでファイルの場所を伝えることだけです。

また、サーバー内の資料の場所がわかっていれば、常に最新の状態のものを確認できるというのも、大きなメリットです。

申請業務が圧倒的に早くなる！

申請業務は高速に、簡単におこなえます。

紙媒体での申請業務は、承認に時間がかかっていました。上長などの承認者がオフィスにいなければ、承認作業が進まずに、申請が通るまでに数日かかることも珍しくありませんでした。

クラウドサービスを利用して、申請業務をオンライン化することで、場所を選ばずに申請作業が行なえます。承認者は社外からでも、パソコンやスマートフォン上で申請を確認・承認できます。これにより、申請が受理されるまでの時間は圧倒的に短くなるでしょう。

オンライン上で業務が完結できることは、ペーパーレス化の大きなメリットです。

セキュリティの向上

ペーパーレス化により、セキュリティ向上も期待できます。

ファイルサーバーに保管したデータは、アカウントを持つ従業員しかアクセスできません。これにより、外部の人間が資料を見ることを防げます。

また、ファイルサーバーのフォルダごと、ファイルごとにアクセス制限をかけることもできます。従業員の役職・所属部署・所属部署チームなどによって、ファイルの閲覧・編集の可否を設定可能です。アクセス制限を設けることで、無関係の人間のアクセスや内容変更を防ぐことができます。

また、データへのアクセスログも記録されるため、トラブル発生時の調査にも活用できます。

注意すべきペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化には、注意すべきデメリットがあります。デメリットを考慮せずにペーパーレス化をおこなうと、かえって業務に悪影響が出てしまいます。

デメリットを踏まえた上で、ペーパーレス化を検討しましょう。

導入・移行コストが発生する

ペーパーレス化には金銭的・作業的コストが発生します。

たとえば、紙媒体を電子化する場合は、スキャナーなどの電子化用機器や、電子化作業が必要です。突然すべての社内文書を電子化しようとすると、コストが大きくなり失敗する危険があります。

はじめは試験的にペーパーレス化をおこない、作業感を見ながら発展させていくとよいでしょう。

大幅な業務内容の見直しが必要なこともある

ペーパーレス化は、ただ電子化すればいいわけではありません。業務効率向上などの目的をもっておこなう必要があります。そのためには、場合によっては業務内容を変更しなければなりません。しかし、変更内容が大きいと、従業員が慣れるまでの負担も大きくなってしまいます。

業務内容を変更する場合は、現場の声を参考にしながら、慎重におこなう必要があります。

資料にアクセスできる環境づくりが必要

業務実態に合った、IT環境の整備が必要です。最も大事なのは、必要なときにファイルサーバーにアクセスできることです。

たとえば、テレワークや営業などの社外にいる従業員がいるなら、オンラインストレージを利用するといいでしょう。オンラインストレージはインターネットを介してデータを取得できるので、場所を選ばずに利用できます。

ペーパーレス化について、従業員への周知が必要

ペーパーレス化は、環境を整えるだけでは不十分です。従業員の協力がなければ、期待した効果を得るのはむずかしいでしょう。

従業員に協力してもらうためには、以下のような事項を周知する必要があります。

• ペーパーレス化の目的
• ペーパーレス化で得られる効果
• 運用ルール
• 業務内容の変更点

ペーパーレス化の意義と、従業員がなにをすべきかを明確に伝えることで、自発的な行動を促すことができます。

ペーパーレス化でメリットを得るために、デメリットにしっかり備えよう！

ペーパーレス化によって、場所を選ばずに、効率的な業務がおこなえると理解いただけたと思います。テレワークなど多様な働き方が広がる現代において、ペーパーレス化の重要性はますます大きくなっていくでしょう。

しかし、ペーパーレス化はメリットだけではなく、さまざまなデメリットも抱えています。そのため、デメリットについてもしっかり理解しなければ、予期しないトラブルに遭遇するおそれがあります。

事前に十分な準備と検討をおこなったうえで、ペーパーレス化に臨むようにしましょう。