人件費を削減したい！業務効率を落とさず人件費を削減する方法を紹介。

「売上は増えたが、人件費も上がって利益を圧迫している」
「人件費を下げたいが、なかなか社内の協力が得られない」

そのような悩みを抱えている企業は少なくありません。

人件費は売上に関わらず発生する固定費です。そのため、人件費が高いと継続的に業績を圧迫し続けます。
ほとんどの企業は人件費を抑えたいと考えていますが、なかなかうまくいかない場合が多いのではないでしょうか。

この記事では、業務効率を落とさずに人件費を削減する方法をご紹介します。
比較的簡単に実践できるものばかりですので、ぜひ最後まで読んで参考にしてください。

大切なのは、業務時間を減らすこと！

人件費を削減するためのもっとも有効な方法は、業務時間を減らすことです。
人件費の削減で最も簡単なのは、従業員の給与・賞与・手当を下げることですが、これはおすすめできません。
従業員への待遇の悪化は、社内の不満を増大させ離職を招くからです。

リストラをおこなうことも、可能な限り避けるべきでしょう。人材を喪失するだけでなく、退職金などの費用も発生してしまいます。
また、業務の穴を埋めるために、他の従業員への負担が大きくなり、社内環境が悪化するおそれもあります。

そのような問題を避けて人件費を削減する方法は、業務時間を減らすことです。これには大きなメリットがあります。

まず、業務時間が減ることで残業代を抑えることができます。人件費の中でも残業代は変動費です。
そのため、業務時間を減らすことは、そのまま人件費削減に繋がります。

次に、生産性の向上が期待できます。業務時間を減らすためには、業務の見直しや効率的なリソースの活用が求められます
結果として、時間内での生産性が向上し、人件費の削減以上の効果が得られるのです。

以上のことから、人件費を削減するためには、業務時間を減らす方法を考えましょう。
ここからはその具体的な方法を紹介します。

業務を改善して人件費を削減！

業務時間を減らすには、まずは業務改善をおこないましょう。
業務改善は一度おこなえば、継続的に効果を発揮します。
追加の経費も発生しにくいため、低リスクでおこなえる対策と言えます。

業務改善の具体的な方法として、以下のようなものが挙げられます。

ワークフローの見直し

ワークフローを見直すことによって、より短い時間で同じ成果を出せるようになります。

ワークフローはメンテナンスをおこなわずに運用し続けると、いつの間にか業務の実態に合わないものになっていることがあります。
その場しのぎで追加した作業手順や、付け焼刃的な非効率な工程などがそのままになり、作業の足を引っ張ることがあるためです。

そのようなワークフローの問題を洗い出して、改善をおこないましょう。
ワークフローの見直しは、以下の点に注意しながらおこなうとスムーズに進みます。

• 不要になった作業
• 重複している作業
• 他の効率的な方法がある作業

また、現場や他部署の意見を聞くことで、思わぬ改善点が見つかることもあります。
ワークフローの見直しは、その業務に関係する人たちの協力が大きな助けになるでしょう。

ナレッジベース

ナレッジベースは、社内で蓄積した情報をデータベース化したものです。蓄積する情報は、たとえば以下のものになります。

• 資料
• マニュアル
• その他ノウハウ

ナレッジベースの目的は、業務の属人化を避けることです。
業務がある一人にしかできないと、その人に業務が集中するだけでなく、業務に影響が出るので休めないという事態を招きます。

そのような状態は、手が空いている人員がいる一方で、残業に追われる人もいるというアンバランスを発生させてしまいます。

多くの従業員がナレッジを共有することで、柔軟な役割分担が可能になり、結果的に人件費の削減に繋がります。

積極的なOJTの実施

ナレッジベースと同様に、OJTも業務の属人化を防ぐのに有効です。

OJTは経験の浅い新入社員に対して行うものだと思わがちですが、新入社員以外の多くの従業員にとっても有効な場合が多いです。

業務内容を共有することで、協力がしやすい環境が整う、新しいアイデアが生まれるなどの効果が期待できます。

ITツールを活用して人件費を削減！

ITツールを活用することで、人件費を大幅に下げることができます。
ITツールは時間を削減する効果が極めて高く、従来必要だった業務時間を劇的に減らすことができます。

オンラインミーティング

オンラインミーティングは時間や交通費の削減に有効です。

従来のミーティングでは、会議室に集合するまでの移動時間や交通費がかかっていました。
オンラインミーティングであれば、離れた場所からいつでもミーティングがおこなえるため、大幅な経費削減に繋がります。

また、スケジュール調整が容易になることで、迅速な意思決定を促進する点も見逃せないメリットです。

オンラインストレージの活用

データのやり取りをオンラインストレージでおこなうと、効率的に業務がおこなえます。

従来の方法では、データのやり取りはメールやUSBメモリ、社内ファイルサーバーなどでおこなわれていました。
しかし、これらの方法にはそれぞれ問題があります。

まず、メールは大きなデータを送ることができず、メールの作成に時間がかかります。そして、USBメモリは直接受け渡しを行う必要があり、職場が離れていると受け渡しのために移動の時間や交通費といったコストがかかります。ファイルサーバーは社外からはアクセスできず、データを取得するために会社に行く必要があります。

オンラインストレージはそれらの問題をまとめて解決します。
オンラインストレージはインターネット上にデータを保管・管理するサービスです。
インターネットに接続できる環境さえあれば、どこでも利用が可能です。そのため、場所・時間を選ばずに素早くデータにアクセスできるようになります。

また、オンラインストレージで社内データを一元管理することで、データの散在を防ぎ、データの改訂履歴を正確に把握できるようになります。
管理業務が効率化されるため、業務時間を減らすことができます。

オンライン申請

オンライン申請システムは、申請業務を効率化できるツールです。

従来の紙媒体での申請業務は、上長が社内で承認作業をおこなう必要があります。
そのため、上長が外出中の間は申請が進まないという問題がありました。

オンライン申請システムはインターネットを利用して申請業務をおこなうサービスです。
場所を選ばずに、スマホやパソコンで承認作業が可能になります。
申請業務が円滑に進み、業務をスムーズに進められるようになります。

チャットボットなどのAIアシスタント

AIアシスタントは、AI技術を活用して人間の業務を代行するサービスのことです。
主に、カスタマーサポートなどで利用されています。

AIアシスタントの代表的なものはチャットボットです。チャットボットはチャット形式で顧客の問い合わせに対応するシステムで、簡易な質問や相談を自動でおこなってくれます。

簡単な問い合わせはチャットボットに任せ、チャットボットでは対応できない高度なものだけを人間が担当すれば、作業負担を減らすことができます。

チャットボットの導入がむずかしい場合は、自社WEBサイトにFAQを設置するだけでも効果があります。
大切なことは、顧客が自分で問題を解決できるようにすることです。

アウトソーシングを活用して人件費を削減！

業務をアウトソーシングに頼ることで、従業員の負担を大きく減らすことができます。
アウトソーシングの優れた点は、必要に応じて利用量を調整できることです。
上手に活用すれば必要最低限のコストで従業員の負担を減らすことができます。

業務代行サービス

業務代行は、主にバックオフィス業務を代行するサービスです。
求書・見積書作成や電話・メール対応、スケジュール管理など、さまざまな業務の代行をおこなってくれます。

業務代行サービスの大きなメリットは、必要に応じて利用量を調整できることです。
人件費などの固定費は繁忙期も閑散期も一定額の支払いが必要ですが、業務代行サービスは必要に応じた柔軟な使い方ができます。

また、業務代行サービスの利用は内部リソースの節約にもなります。
バックオフィス業務が多すぎてコア業務に人材を回せないという事態を改善し、生産性を大きく向上させることができます。

クラウドソーシング

クラウドソーシングはインターネット上で、不特定多数に作業者の募集をおこなう形態です。
プログラミングや動画編集、記事作成、データ入力など、依頼できる業務は多岐に渡ります。

クラウドソーシングは比較的安価に作業を依頼できるため、利用のハードルが低いことが特徴です。

ただし、クラウドソーシングでは、誰に依頼するかを判断する必要があります。
作業者の質はさまざまなので、判断を誤ると期待した成果物が得られない恐れがあります。

応募者のプロフィールやポートフォリオをよく見て、信頼できる人材を探しましょう。

人件費の削減は工夫次第！

人件費は固定費であるため、削減はむずかしいと思われがちです。
しかし、業務時間を短くするという観点で考えると、さまざまな工夫の余地があります。

今回ご紹介した方法は、どれもすぐに始められるものばかりです。
社内でできそうなものがないか検討し、できることから始めてみてはいかがでしょうか。