リモートワーク理想と現実。悩みや課題を解決方法と共にご紹介

オンラインアシスタント・秘書サービスなら「BackofficeForce」

新型コロナウイル流行の影響により、リモートワークを導入する会社が急増しています。リモートワークを行えば会社に通勤する必要がないため、社員のワークライフバランスの実現にも大きく寄与します。

一方で、リモートワークを導入するためには、会社側が解決しなければならない課題や悩みが少なくありません。

そこで今回は、リモートワークの種類やメリット、悩み、課題、そして解決方法などを紹介します。リモートワークの導入を検討している経営者の方は、ぜひ参考にしてください。

リモートワークとは

リモートワークとは、従業員がオフィス以外の場所で仕事を行うワークスタイルです。インターネットネット環境さえあれば自宅やカフェ、コワーキングスペースなどで仕事をすることが可能です。

在宅勤務・テレワークとの違い

なお、リモートワークとテレワーク、在宅勤務は混同して使用されることがありますが、厳密にはそれぞれ意味が異なります。

テレワークもリモートワークと同様、オフィスから離れた場所で働くワークスタイルを指しますが、テレワークは働く時間にも柔軟性を持っているのがポイントです。労働時間が柔軟になる分、リモートワークよりも自由な働き方といえるでしょう。

一方、在宅勤務は「自宅で業務をおこなうこと」と厚生労働省に定義されています。働く場所が自宅に限定される分、リモートワークやテレワークよりもワークスタイルが制限されてしまいます。

リモートワークの種類

ハイブリッド・リモートワーク

ハイブリット・リモートワークは、1週間の中で出社する日と出社しない日を分け、出社日以外は自宅や外出先など遠隔地でリモートワークを行う働き方です。出社する日を事前に決めたり、ミーティングがある日だけ出社するようにしたり、社員が柔軟な出勤形態を選ぶことができます。

ハイブリッド・リモートワークの対象となるのは、正規雇用者として企業に所属する会社員です。

フルタイム・リモートワーク

フルタイム・リモートワークは、勤務時間のすべてを自宅や外出先で過ごすリモートワークです。オフィスを一切利用せずに業務を行う働き方になります。電話やWeb会議システム、コミュニケーションツールをフル活用するので、ミーティングがある場合でも社員が出社する必要はありません。最近では、すべての従業員に出社を義務付けていない企業も出てきています。

なお、ハイブリッド・リモートワーク同様、対象となるのは企業の正規雇用者になります。

リモート・アウトソース

リモート・アウトソースは、業務委託契約している外部の契約社員にオフィス外で働いてもらうリモートワークの形態。

フリーランスやオンラインアシスタントなどのアウトソーシングサービスと契約し、サービスの担当者に遠隔地で業務をすすめてもらいます。業務の成果はメールやチャットツール、グループウェアなどで共有してもらうことが可能です。

フルタイム・リモートワークと同様、勤務時間のすべてを遠隔地で過ごしますが、対象となるのが自社の社員ではないというのがポイントになります。

テンポラリー・リモートワーク

テンポラリー・リモートワークは、勤務時間の中で一時的にリモート業務をおこなう働き方です。リモートで業務を行う時間をとくに固定していないのが特徴となっています。

休日の突発的な業務を自宅で行ったり、外回り後に帰社せずカフェで業務を続けたりすることも、テンポラリー・リモートワークに該当します。

家族の病気や介護などで一時的に出社できない場合に利用しやすいリモートワークといえるでしょう。

リモートワークを導入するメリット

優秀な人材を確保しやすい

リモートワークを導入することで、優秀な人材を確保しやすくなります。働くときに勤務時間や勤務地を気にする必要がなくなるため、採用の間口が広がるからです。全国、そして世界各地から多様な人材を確保できるようになるでしょう。

例えば、介護や子育てなどで時間に制約がある人材や、地方に住んでいて通勤が難しいような人材も、リモートワークを活用すれば採用できるようになります。応募者側も、リモートワークを導入している企業の方が働きやすいという印象を受けるはずです。

また、結婚や出産を機に退職しなければならなかった社員も、リモートワークで働き続けることが可能となります。優秀な人材を確保できるだけでなく、優秀な人材が離職してしまうリスクも防げます。

生産性が向上する

リモートワークを行えば社員が長時間の会議や業務外の接待から解放されるため、コア業務に集中できるようになります。コア業務に集中できるようになれば、自ずと会社全体の生産性が向上するでしょう。

また、通勤などに要した時間を仕事の勉強や休養に充てられるため、社員の能力や業務効率の向上も期待できます。

従業員の負担が減る

リモートワークによって通勤の負担がなくなれば、社員の精神的・肉体的ストレスを軽減できます。

とくに都心部では、1時間以上かけて通勤している会社員が多くいます。朝夕の満員電車に揺られる時間を削減できるだけでも、従業員の負担は大きく減るはずです。

オフィスのコストを削減できる

リモートワークを導入して社内で作業する人員を減らせば、オフィスのスペースや立地にこだわる必要がありません。オフィスのダウンサイジングを実施して、大きなランニングコストとなっている家賃や土地代を削減することが可能です。

また、会社に人がいなくなるので、電気代やエアコン代などの光熱費を減らすこともできます。加えて、社員全員分のデスクやイスなども不要となるため、消耗品の経費もかからなくなるでしょう。

最近では、オフィスのコストを削減するために、オフィスを解約してコワーキングスペースを活用する会社も増えています。

コワーキングスペースとして最も有名なのが、WeWork。WeWorkは、世界120都市、828拠点で展開し、国内でも30拠点以上で利用できます。WeWorkのコワーキングスペースは、開放感が感じられる広大なスペースが特徴です。渋谷に新しくオープンしたWeWork 渋谷スクランブルスクエアでは、計5フロアに3,500ものデスクが置かれています。広いスペースと活気にあふれた雰囲気の中で仕事を行いたい方には、WeWorkがぴったりです。

一方、コンパクトタイプのコワーキングスペースを利用したい方は、BackofficeForce株式会社が運営するco-ba shibuyaやco-ba akasakaがおすすめです。活気にあふれている大規模タイプのコワーキングスペースと異なり、落ち着いた雰囲気の中で仕事ができます。「インスピレーションが湧く場所」として注目を集めており、起業家、映像クリエイター、エンジニア、コンサル、放送作家、お笑い制作、NPO関係、不動産業などの多様な人材が利用しています。

リモートワークの悩み・課題

勤怠管理が難しい

遠隔地で業務を行うリモートワークでは、社員の勤怠を管理しにくくなるのが懸念点です。上司や同僚と離れた場所にいるため、勤務時間中にきちんと働いているのか直接確認できません。

社員の勤務状況をしっかり管理できるよう、体制の整備やシステムの導入などの準備を行う必要があるでしょう。

人事評価が難しい

リモートワークでは､勤怠管理だけでなく人事評価も難しくなります。社員の勤務実態が把握できなくなるため、評価基準が作成しにくくなってしまいます。

また、仕事への姿勢やプロセスを見て評価することができなくなるため、人事評価制度が成果に頼らざるを得なくなるでしょう。

成果を中心に人事評価制度を作成する場合は、成果の基準を明確化して、しっかり社員に共有してください。

コミュニケーション不足

リモートワークでは、社員それぞれが遠隔地で業務を行うため、社員間のコミュニケーション不足も懸念されます。オンライン会議などでコミュニケーションを取れますが、オフライン時のような雑談などができなくなるため、どうしても関係性が希薄になってしまいます。

社員同士のつながりが薄くなると、お互いの信頼関係に悪影響を及ぼしてしまう可能性もあります。

また、チームで目標を達成する喜びなども共有できないため、帰属意識が低減してしまう恐れも。

人によっては孤独感を感じてしまうこともあるので、社員のメンタルコントロールには十分配慮するようにしましょう。

人材育成ができない

前述したように、リモートワークでは社員の成果を見ることしかできず、プロセスや姿勢を把握することが難しくなります。したがって、社員の姿勢やプロセス上に対して司が適切なフォローをしていくような人材育成ができなくなります。

情報漏えいのリスク

リモートワークでは、遠隔地で働く社員同士が情報共有を行う必要があります。オンライン上で情報共有する頻度が必然的に増えてるため、情報漏えいのリスクが高まってしまいます。

今まで社内で管理していた売上や利益などの資産状況、個人情報、顧客情報が外部に流出するのを防ぐためには、セキュリティに関するルールを設定したほうがよいでしょう。そして、そのルールを徹底できるよう社員の情報リテラシーを教育する必要もあります。

リモートワークの悩みや課題の解決方法

オンライン会議を行う

リモートワーク導入によるコミュニケーション不足を解消するためには、やはりオンライン会議の実施が必須となるでしょう.

ただ単に会議を行うだけでなく、上司との1対1の面談を行うのも有効です。

1対1で対話することで、意思の疎通や、悩み・疑問点の解決がスムーズにできるようになります。

また、同僚とのコミュニケーションの場を増やすために、オンライン飲み会やオンラインお茶会を実施するのもおすすめです。

ただし、社員がプライベートを優先できるよう、あくまで自由参加のイベントとして実施するようにしてください。

コミュニケーションツールの導入

遠隔地にいる社員同士が頻繁にコミュニケーションを行うためには、コミュニケーションツールの導入も必要です。コミュニケーションツールにはオンライン会議ができる機能を搭載しているので、自宅やカフェなどでも気軽に会議に参加できます。

コミュニケーションツールの中には無料で使用できるものも存在します。また、費用が発生する場合も助成金や補助金を活用できるケースがあるので、自社が助成対象になるかどうか確認しておくとよいでしょう。

グループウェアの導入

グループウェアは、ワークフローやスケジュール管理、ドキュメントの共有などの複数機能を備えたツールです。グループウェアを導入することで、遠隔地でリモートワークを行う社員と、オフィス内で業務を行う社員の情報格差をなくすことができます。

また、掲示板機能やメッセージ機能を搭載しているツールもあるので、コミュニケーションの活性化を図ることも可能となります。

社内の環境や制度の整備

リモートワークを導入するには、社内の環境や制度を大きく変える必要があります。インターネット環境の整備はもちろん、社用パソコンの利用や支給についても検討しなければなりません。

また、勤怠管理や人事評価の方法がこれまでと異なるため、評価基準や制度の見直しも必須といえます。

リモート・アウトソースを行うなら『BackofficeForce株式会社』がおすすめ

アウトソーシングサービスを利用してリモート・アウトソースを行うときは、『BackofficeForce株式会社』がおすすめです。

オンラインでは、オンラインアシスタントサービスの『BackofficeForce』を展開しています。公認会計士や税理士が監修しているサービスで、とくに財務・経理業務においてクオリティの高い業務代行を行ってくれます。

また、オフライン業務では、専門性の高いスタッフが会社に常駐してくれます。訪問頻度や回数、時間などの希望を相談できるので、気になる方は気軽に問い合わせてみましょう。

まとめ

今回は、リモートワークの理想と現実に焦点を当て、リモートワークのメリットや、悩み・課題について紹介しました。

リモートワークを導入する際は、社員が感じる悩みや課題をしっかり把握する必要があります。それを解消しながら運用していくことで、メリットを最大限に活かせるようになるはずです。

今回紹介した解決方法も踏まえた上で、ぜひリモートワークの導入を検討してください。