人手不足を解消したいけどコストが…人手不足を低コストで解消する方法を紹介

「人手不足で従業員に負担がかかっている…なんとかしたいがコストは掛けられない」

そのように悩んでいる会社は少なくありません。人手不足は迅速に対処しなければならない問題です。人手不足を放っておくと、職場環境の悪化に繋がり業務効率の低下や離職者の増加を招くからです。

新規雇用はもっともシンプルな解決策ですが、大きなコストがかかってしまいます。
採用後も戦力になるまでには教育コストがかかります。

では、人手不足解消に予算が割けない企業はどうしたらよいのでしょうか？

この記事では、「業務効率化」、「従業員のスキルアップ」「外部リソースの利用」の３点に分けて、コストをかけない人手不足の解消法をご紹介します。

業務効率化で人手不足を解消！

業務を効率的におこなうことで、社内リソースを有効に活用できます。業務効率化の特徴は、一度業務を改善してしまえば、継続的にリソースを節約できるようになることです。
どのように取り組めばいいか具体的に解説していきます。

業務のマニュアル化

業務をマニュアル化することで、従業員に業務内容を共有し、協力して作業をおこなえるようになります。

作業が属人化しすぎると、従業員が一人休むだけで業務が回らなくなるような事態が頻発します。
さらに、属人化は特定の従業員に負荷がかかりやすいという問題があります。

業務がマニュアル化されていれば、属人化から脱却することができます。
多くの人に作業手順が共有され、欠員にも柔軟に対応できるようになるでしょう。

業務内容の見直し

業務内容の見直しも、業務効率化に有効です。

作業手順は業務に合わせて変化を続けるため、いつのまにか不要な手順が生まれてしまうことがあります。
今はもう必要ないもの、作業内容が重複しているものを削除すれば、作業にかかる時間を短縮できます。

業務内容の見直しは、前述の業務マニュアルがあると便利です。
社内でマニュアルを共有することで、業務効率化のための意見やアイデアが生まれやすくなります。

ICTの活用

ICTとは「Information and Communication Technology」の略称で情報通信技術のことです。
ICTを活用することで、業務効率が格段にアップします。ICTを活用するメリットはさまざまですが、中でも効果が高いのがオンライン化・自動化の２つです。

例えば、オンラインストレージを利用すれば、情報の共有がスムーズになります。
オンラインストレージはインターネット上にデータを保存・共有できるサービスです。
ネット環境があればどこでもデータを利用できるため、テレワークや外回り中でもデータのやり取りが容易になります。

また、オンライン申請システムも非常に効果が高いツールです。
オンライン申請システムは、従来の紙でおこなっていた申請業務をオンライン上でおこなうツールです。
インターネット上で申請・承認がおこなえるため、作業に時間と場所を選びません。そのため、承認者が離れた場所にいても、すぐに承認作業をおこなえます。

その他にも、タスク管理ツールやコミュニケーションツールなど、さまざまなシステムが提供されています。
これらをうまく活用することで、業務効率は大きく向上するでしょう。

従業員のスキルアップで人手不足を解消！

従業員のスキルアップをおこなうことも、人手不足には効果的です。
従業員の能力が上がることで、多くの業務を効率的にこなせるようになる、高度な仕事ができるようになる、などのメリットがあります。

研修・教育プログラムの実施

従業員育成のために、研修や教育プログラムを積極的に実施しましょう。

業務に追われている状態では教育は後回しになりがちなので、従業員を啓発しなければなりません。

先輩が後輩にレベルの高い業務を教えるOJTや、汎用的な知識やノウハウを教わるOff-JTが代表的です。

従業員のモチベーションを高める

従業員のモチベーションを高めるいくら従業員のスキルアップに力を入れても、社員がやる気にならないと高い効果は得られません。そのため、従業員のモチベーションを高める工夫が必要になります。

代表的なものが、評価制度・賃金制度の見直しです。
頑張って成果を上げても年功序列で大して待遇が変わらないのであれば、従業員たちは努力しても意味がないと感じます。
スキルアップに応じて評価と昇給を実施することで、努力する意欲を高めることができます。

資格手当を設けるのもよいでしょう。
資格の取得は実務に役立つだけでなく顧客への信頼にもつながります。取得した資格に応じて手当を支給することで、会社と従業員の双方にメリットが生まれます。

外部リソースを利用してコスト削減！

バックオフィス業務のアウトソーシングを利用するなど外部リソースを活用することで、社内の業務負荷を軽減することができます。

オンライン秘書

オンライン秘書は、バックオフィス業務の代行を依頼できるサービスです。
対応範囲は非常に広く、スケジュール管理、メール対応、請求書発行など、さまざまな業務を代行しています。

習熟した人材を必要な時間だけ利用できるため、余分な費用がかかりません。
また、新規雇用に比べて採用費用や教育費用がかからないことも大きなメリットです。

事務的な業務をオンライン秘書に任せることで、従業員はコア業務に集中できるようになります。

ただし、オンライン秘書は出社が必要な業務は原則対応できません。
そのため、オンラインで業務が完結できるよう業務見直しが必要な場合もあります。

業務代行サービス

業務代行サービスは、業務そのものを依頼できるサービスです。

オンライン秘書は一般的な事務に対応していますが、業務代行サービスは自社ではおこなえない高度な業務も依頼できます。
たとえば、自社webサイトの作成、ITインフラ構築、法務や税務に関わる業務などです。

社内にノウハウの蓄積がないものは、従業員の育成に時間がかかってしまいます。
業務代行サービスを利用することで、高度なスキルを習得した人材にすぐに業務を任せることができます。

クラウドソーシング

クラウドソーシングはインターネット上で、不特定多数に募集をかける形態です。
依頼できる業務はプログラミング開発、イラスト制作、動画編集、記事作成など多岐にわたります。

人材の募集には、クラウドソーシングサイトを利用します。
業務を依頼する側はサイト上で作業者の募集をおこない、その募集を見た応募者から人材を選び業務を委託します。

クラウドソーシングは比較的安価に利用できるため、始めるハードルが低いのが特徴です。

ただし、クラウドソーシングは不特定多数が利用しているため、人材（ワーカー）の質が保証されていません。
そのため、ワーカーのプロフィールやポートフォリオをよく見て、業務を任せられるかを判断する必要があります。

工夫すれば低コストで人手不足を解消できる

人手不足とコストの問題は切っても切れない関係です。人手不足の企業は、多くの場合、採用予算が取れないという問題を抱えています。

そのため、新規雇用以外で問題の解決を図る必要があります。
この記事では、業務の効率化、社員のスキルアップ、外部リソースの利用という３つの対策をご紹介しました。
自社で実践できそうなものがあれば、さっそく計画を立ててみましょう。

会社の人手不足、業務効率化を図るのに『backofficeforce』がおすすめ

今回は、人手不足を解消するための解決策をご紹介しました。
既存社員の育成と採用への取り組み、そして労働環境の改善が必要です。

人手不足は、多くの企業を悩ませる大きな問題のひとつです。
また、働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大などによる世界情勢の混乱など、企業が直面する問題が多い昨今において、自社の状況を明確に把握し、必要な対策を講じることがとても重要です。

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