業務の代行を行うサービスのメリット・デメリットと導入事例を解説

バックオフィスは企業の運営を支える中心的な役割を果たしています。これには経理、人事、一般事務などの業務が含まれ、これらは企業の主要な活動とは異なるノンコア業務となります。しかし、現代のビジネス環境は急速に変化しており、多くの企業はコスト削減や業務効率の向上を求められています。

このような背景の中、業務代行という手段が多く利用されるようになってきました。業務代行は、専門の第三者が特定のバックオフィス業務を受け持つことで、企業がよりコア業務に集中できるようサポートします。

本記事では、バックオフィスにおける業務代行の役割とそのメリットについて詳しく解説していきます。

業務の代行を行うサービスとは何か

現代のビジネス環境では、ノンコア業務の効率化が求められる中、業務代行の重要性が増しています。ここでは、業務代行の概要とサービス内容について詳しく解説していきます。

業務の代行を行うサービスとは

業務の代行を行うサービスとは、ある企業がノンコア業務を外部の専門事業者に委託し、その業務を代行してもらうことを指します。このサービスの目的は、主要な業務に集中することで企業の効率性や生産性を向上させることにあります。しかし、ノンコア業務は、直接収益を生み出さないものの、企業活動の基盤として欠かせない役割を果たしています。業務代行を活用することで、これらの業務のクオリティやスピードが向上し、経営資源をより効果的に活用することが可能となります。

代表的な業務の代行を行うサービスの例

• 経理業務代行
  経理の専門家が財務諸表の作成や帳簿の整理、税務申告などの業務を代行します。
• 人事・労務代行
  給与計算、社会保険手続き、採用活動のサポートなどの人事関連業務をサポートします。
• IT業務代行
  システムの運用・管理、ヘルプデスク業務、サーバー管理などのIT関連業務を扱います。
• 一般事務代行
  電話応対、書類整理、データ入力などの日常的なオフィスワークを代行します。
• 営業支援代行
  営業活動のサポートや、顧客対応、アフターフォロー等の業務を担当します。

これらは一部の例に過ぎませんが、多くの企業がこれらのサービスを活用し、効率的な業務運営を実現しています。

業務代行市場の現状

近年、業務の代行を行うサービスの市場は急速な成長を遂げています。日本における少子高齢化の基、労働人口が減少している一方で、バックオフィスに関連する法律も増加し業務量が増えており、その業務を担える人が不足しているためです。

特に中小企業では、専門家を常駐させるのが難しいため、外部の専門業者に業務を委託することが増えています。また、新型コロナウイルスの影響でリモートワークが普及したことも、業務代行の需要を増加させる一因となっています。

これにより、業務のデジタル化や自動化が進行し、業務代行業者との連携が容易になりました。今後も、業務代行市場は拡大を続けると予測されています。

業務の代行を行うサービスのメリット

業務の代行を行うサービスには、多くのメリットが存在します。以下に、詳しく解説していきます。

コスト削減

業務の代行を行うサービス利用する最大のメリットの一つは、コストの削減です。企業が自社内でノンコア業務を行う場合、専門の人材を雇用、教育したり、PC購入やソフトウェアライセンス等の費用が必要になります。これには高い初期投資や維持コストが発生します。

しかし、業務の代行を行うサービスを利用することで、これらのコストを大きく抑えることが可能です。特に中小企業では、固定コストを変動コストに変換することで、経営の柔軟性を高める効果も期待できます。

専門的なスキルや知識の活用

業務の代行を行うサービス事業者は、特定の業務分野に特化してサービスを提供しているため、その領域の専門的な知識やスキルを持っています。例えば、経理業務代行ならば税制の変更にも迅速に対応でき、最新の会計知識を活用して業務を遂行します。

企業が自社内にこれらの知識を持つためには、定期的な研修や教育が必要となるため、業務代行を利用することで、専門的なサービスを低コストで受けることができます。

柔軟性と拡張性の向上

業務の代行を行うサービスは、企業のニーズに応じて柔軟にサービスを提供します。業務量が増減した場合や、新しい業務領域に拡大したいとき、業務代行業者との協議を通じて迅速に対応が可能です。

これにより、企業は市場の変動や事業戦略の変更に迅速に適応することができます。また、拡張性の高さは、新たな事業展開や拠点展開の際にも優位となります。

無駄の排除と業務の効率化

業務代行業者は、日々多くの企業の業務を遂行しているため、業務の最適化や効率化に関する豊富なノウハウを持っています。このノウハウを活用することで、企業の業務プロセスの無駄を排除し、効率的な業務運営を実現することができます。

特に経理や人事などのルーティンワークでは、業務の自動化やデジタル化を進めることで、大幅な業務効率化が期待できます。

業務代行の活用は、現代の変動するビジネス環境において、企業が持続的な競争力を維持・強化するための重要な戦略と言えるでしょう。

企業における業務代行の導入事例

近年、大手企業から中小企業まで、さまざまな業種で業務代行の導入が進んでいます。以下に、その具体的な事例を業種や規模別に紹介します。

中小企業の事例

中小製造業のA社は、急成長を遂げた結果、社内の経理や人事業務の負担が増大しました。しかし、限られた予算の中で新しい専門スタッフを採用するのは難しい状況でした。そこで、業務代行サービスの導入を検討し、経理や給与計算、社会保険手続きなどの一部業務を外部の専門業者に委託することを決定しました。

この結果、まず、経理の専門家による正確な業務遂行により、誤差や過誤が大幅に減少しました。そして税務調査の際のリスクも軽減されました。また、社内スタッフの業務負担が減少し、より本業に集中できる時間が増えたことで、新しい事業展開や製品開発にエネルギーを注ぐことができるようになりました。

大手企業の事例

大手通信企業B社は、拡大するビジネスの中で、カスタマーサポート業務の対応が追いつかなくなる問題に直面していました。24時間対応が必要なこの業務は、新たな人材の採用や教育コストも膨大となり、社内資源の過度な消費を招いていました。

そこで、業務代行を採用することにしました。特定の業務代行業者に、カスタマーサポートの一部を外部委託することとなりました。この業者は、24時間体制でのサポートが可能でした。結果として、顧客満足度は前年比で10%以上も向上し、さらには、社内の人材は高度な技術サポートや新サービス開発に専念できるようになりました。

業種別の事例

• 飲食業
  「和風レストラン C」は、業務代行サービスを通じて人材採用や給与計算の業務をアウトソースしています。これにより、店舗運営に専念することができ、顧客サービスの向上が実現されました。
• IT業界
  多くのIT企業は、クラウドベースの業務代行サービスを使用して、データのバックアップやサーバーの管理などの業務を外部委託しています。例として、スタートアップのD社は、サーバー管理を専門の代行業者に委託し、開発チームが新しいプロジェクトに集中できる環境を築いています。
• 小売業
  多くの小売業者は、在庫管理や物流業務を外部の業務代行サービスに依頼しています。業務代行サービスを活用して、商品の在庫状況や配送の最適化を行っています。

業種ごとに、業務代行の利用方法や効果は異なりますが、共通して業務の効率化や専門性の向上が求められています。

これらの事例から、業務代行の利用が企業の成長と効率化に有効だということがわかります。

業務代行の導入を検討する際のポイント

「業務代行」を導入する際、成功のポイントは単に事業者を選ぶことだけではありません。適切なコミュニケーション、リスク管理、そして依頼したい内容の整合性が重要です。ここでは、導入を検討する上での注意点について解説していきます。

適切な業務代行業者の選定

「業務代行」を導入する際、最も重要なのは信頼性と実績を持つ事業者を選定することです。以下は、選定の際に考慮すべきポイントです。

• 実績と経験
  長年の実績や経験を持つ代行業者は、業界のノウハウや技術を熟知しています。これにより、スムーズな業務移行や問題発生時の迅速な対応が期待できます。
• 信頼性と透明性
  業務を外部に委託する場合、その事業者の信頼性は非常に重要です。透明な料金体系や、業務の進捗状況を定期的に報告してくれる事業者を選ぶと良いでしょう。
• カスタマイズの柔軟性
  企業ごとのニーズは異なります。自社の要望や特定の業務フローに対応できる柔軟性を持つ事業者を選定することが重要です。
• コミュニケーション
  代行業者とのコミュニケーションがスムーズに行えるかどうかも大切な要素です。随時円滑なコミュニケーションが取れる事業者を選ぶことが重要です。

実際に複数の業務代行業者から見積もりや提案を取得し、それらを比較検討することで、最適な事業者を見つけることができます。

業務の外部委託に伴うリスクの管理

業務の代行を行うサービスを利用することは多くのメリットがある一方、外部への業務委託には様々なリスクが伴います。これらのリスクを的確に理解し、適切な管理策を講じることが重要です。

• クオリティの低下
  業務を外部に委託すると、クオリティ管理が難しくなる場合があります。定期的な進捗確認やクオリティチェックを行い、必要に応じてフィードバックやディスカッションの機会を設けることで、業務クオリティの維持・向上を図る必要があります。
• コミュニケーションの課題
  業務を外部の第三者に委託すると、コミュニケーションの遅延や誤解が生じる可能性があります。明確な業務範囲の設定や、定期的なミーティングの実施など、コミュニケーションの取り組みを強化することが重要です。
• 依存度の高まり
  ある特定の業務の代行を行うサービス業者に業務を集中させることで、その事業者への依存度が高まるリスクがあります。複数の事業者との連携や、自社内での業務継続計画（BCP）の策定など、リスク分散の観点からの取り組みが求められます。

外部委託のリスクを最小限に抑えるためには、これらのポイントを意識した対策が不可欠です。

コミュニケーションと報告の方法

業務の代行を行うサービスの導入に際して、スムーズなコミュニケーションと定期的な報告は成功のポイントとなります。以下は、その取り組みのポイントです。

• 定期的なミーティングの設定
  始めから定期的なミーティングを設けることで、業務の進捗状況や課題、改善点を共有する機会を確保します。これは双方の理解を深め、業務のクオリティを高めるために不可欠です。
• 明確な報告書のフォーマット
  報告書のフォーマットや頻度を明確にし、双方が納得する形にすることが重要です。これにより、必要な情報のみを効率的に共有することが可能となります。
• オンラインツールの活用
  現代のテクノロジーを駆使して、リアルタイムでのコミュニケーションや情報共有を行うことができます。例えば、SlackやTeamsなどのコミュニケーションツールや、TrelloやAsana、BackLogといった業務管理ツールを活用することで、円滑な連携が実現します。
• フィードバックのループ作成
  ただ報告を受け取るだけでなく、その内容に対するフィードバックを代行業者に返すことも重要です。双方の依頼したい内容や課題がマッチしているか確認し、適宜改善の取り組みを行うことで、長期的な協力関係を築くことができます。

コミュニケーションと報告の方法をしっかりと確立することで、業務代行の効果を最大化し、企業の業績向上につなげることが可能となります。

業務の代行を行うサービスを導入する際には、詳細な検討と前準備が不可欠です。企業が効果的に外部委託を活用するためには、適切な事業者選定、リスクの認識、そして円滑なコミュニケーションが重要です。

まとめ

業務の代行をするサービスの導入は、企業の業務効率や拡張性を飛躍的に向上させる強力な手段となります。適切な事業者の選定、リスク管理、そして円滑なコミュニケーションは、その成功のポイントとなります。

企業事例を見ることで、その実践的な価値が明確となり、多くの企業で業務代行の利用が効果的ということがわかります。

最終的に、企業が業務の代行を行うサービス導入する際は、事前の検討や前準備が不可欠です。これにより、企業は外部の専門家やサービスを最大限に活用し、持続的な成長と成功への道を築くことができます。