オンラインアシスタントのデメリット7選、依頼前に確認しておきたい注意点

事務効率化やコストカットのため、オンラインアシスタントに興味を持つ企業も増えているのではないでしょうか。しかし、はじめてのシステムやサービスを導入する際は不安や心配もあると思います。

そこで、今回はオンラインアシスタント導入の注意点をまとめました。
またデメリットと失敗しないポイントを紹介します。ぜひ本記事をご一読いただき、アシスタントの導入を前向きに検討して下さい。

オンラインアシスタントとは

オンラインアシスタントは、リモートで事務作業や資料作成などバックオフィス業務を代行するサービスです。事務作業だけではなく、人事・経理・財務など専門的な内容も依頼できます。

オンライン事業の普及やリモートワークの理解も深まり、オンラインアシスタントの利用は増加しています。
例えば、人員のリソースが足りないフリーランスや個人事業主、スタートアップ企業が導入することにより、アルバイトよりも採用費用がかからず即戦力となるからです。

また、人材不足を一時的にカバーするメリットもあり、大手企業でも採用しています。バックオフィス業務をプロに任せられる安心感があり、プロスポーツ選手から大手企業まで利用できるサービスが、オンラインアシスタントです。

オンラインアシスタントを導入するデメリット7選

コストカットや庶務雑務の依頼など、オンラインアシスタントのメリットは多くある一方で、「採用前に気をつけるポイントは？」と慎重になる方もいるでしょう。
ここでは、オンラインアシスタントのデメリット7つを紹介します。

アシスタントのレベルが事前にわからない

アシスタントのスキルは、個々により異なります。
そのため、アシスタントのレベルを事前に把握できず、期待していた結果が得られないことが想定されます。

依頼した内容とスキル・レベルのミスマッチが原因で、成果に満足できないこともあるかもしれません。そのようなトラブルを防ぐために、採用基準を設定しているサービス会社を選ぶことがおすすめです。
採用基準をクリアした人材のみ紹介してもらえるため、レベルやスキルの差が少なく安心して利用できます。

アシスタントの指名・交換ができない場合も

専任になるオンラインアシスタントは、事前に面談や面接がありません。
実際に作業を始めるまで、相性や仕事のスキルがわからないこともあり、交換や指名を考えることもあるでしょう。

しかし、基本的にアシスタントの指名や変更はできません。もし、アシスタントのことで困り事が発生した場合に担当者へ相談可能かなど、サポート体制もチェックしておきましょう。

マニュアル以外の対応は難しい場合も

オンラインアシスタントは、スキルや経験に合わせて振り分けられますが、マニュアル以外の業務は不慣れや不得意なため対応できないこともあります。急な業務も対応できるか、サービス会社のサポート体制も確認すると安心でしょう。

例えば、サービスによってはアシスタントチームが連携しサービスを提供しています。急な業務も専任担当者に相談可能です。想定外の業務が発生する場合も考え、サービス会社の仕組みやサポート体制も事前に確認するといいでしょう。

セキュリティ面のリスク

業務上、社外秘の情報をアシスタントに提供することがあります。その際、情報漏洩などセキュリティ面の問題が懸念されます。

セキュリティ面の問題解決には、事前に秘密保持契約を締結しておくと安心です。
秘密保持契約では、第三者への情報の提供や業務以外での使用をあらかじめ禁止する内容が含まれます。

セキュリティ・情報の扱い方などの講習をしているサービス会社に依頼するなど、アシスタントにセキュリティの正しい知識があるか事前にチェックすることも大切です。

通信環境が必須

リモートで業務をするオンラインアシスタントは、ネット環境を活用したツールを使用しています。
そのため、電話やメールといった従来のコミュニケーションツールではなく、Slack・Chatworkなどのビジネスチャットツールを活用しています。またファイルの送受信は、Googleドライブを利用した共有フォルダ内でのやり取りが一般的です。

チャットツールや共有フォルダがない場合は、事前にツールを用意しコニュニケーションや情報のやり取りをスムーズに進める必要があります。

スキルや職種によって高額に

オンラインアシスタント導入の魅力の一つは、採用・人件費のコストカットができる点です。ただし、依頼内容やスキルにより費用が高額になる場合があります。

同じ月5万円のサービスでも、月10時間のケース、月20時間のケースなど契約時間が異なる場合があります。
この料金の違いは、アシスタントのスキルの高さや専門性などがあります。高い採用基準をクリアしたアシスタントがいる会社と、誰でも登録ができる会社では、利用料金に差が出てくるのも当然です。

費用を確認する際は、料金体系と採用基準を参考にしましょう。

余った時間の繰越はできない

時間契約の場合、依頼業務が早く終わってしまうことが考えられます。しかし、余った時間を次月に繰り越すことができません。

また先述したように、マニュアルや依頼内容以外は対応が難しかったり、追加料金が発生したりする場合もあります。
アシスタント導入前に、依頼業務の内容や作業時間を明確にしておきましょう。

オンラインアシスタントを導入するメリット

オンラインアシスタントのデメリットを紹介しましたが、人手不足の解消やコア業務に集中できるなど、多くのメリットもあります。

　
• 人件費や採用のコストが削減できる
• 即戦力になる
• コア業務に集中できる
• 専門的なスキルや職種も依頼できる

人手不足が問題の企業は、社員の庶務雑務の業務負担が多いことがあるでしょう。
アシスタントを活用し社員が営業や企画などのコア業務に集中できる環境をつくれば、業績のアップも見込めます。

このように、自社に合うオンラインアシスタントサービス会社を見つけ利用できれば、デメリットの影響が少なく業務改善が期待できます。

オンラインアシスタントはプロに依頼しよう

今回の記事ではオンラインアシスタントのデメリットを多く紹介しましたが、それ以上に導入するメリットも多いことはたしかです。
アシスタントのスキルの差やセキュリティ面の不安・導入費用などは、オンラインアシスタントサービスを提供している会社に相談することで不安を解消できます。

オンラインアシスタント・秘書サービスの「BackofficeForce」は、採用率0.7%と厳しい基準でアシスタントを採用しています。
バックオフィス業務のプロが在籍しているので、自社で社員やアルバイトを育てるより効率的です。
また公認会計士による監修されたサービスとして、専門性の高い財務・経理業務でも安心して任せることが出来ます。営業や企画などのコア業務に専念するために、コストパフォーマンスも高いオンラインアシスタント・秘書サービス「BackofficeForce」をぜひご検討ください。