バーチャルオフィスとは？ 起業や個人事業主・フリーランス、副業におすすめの理由

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実際のオフィスを持たず、住所など情報のみ利用できるバーチャルオフィス。オフィスを賃貸するのに比べて格安で利用でき、起業予定の人やスタートアップ、個人事業主・フリーランスにおすすめのサービスです。

本記事では、バーチャルオフィスについて基本を押さえた上で、利用できるサービスの解説、利用時の注意点をまとめました。また、シェアオフィスやコアワーキングオフィスなどの利用を検討している人にも参考になる内容です。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、物理的なオフィスを持たず、住所などの事務所情報のみ取得でき、各種書類への事務所情報の記載や郵便物の受け取りなどに利用できるオフィスのことです。多くのバーチャルオフィスで、郵便物の転送や電話対応・転送などのサービスも合わせて利用できます。

シェアオフィス、コワーキングオフィス、レンタルオフィスとの違い

バーチャルオフィスと混同されやすいのが、シェアオフィス、コワーキングオフィス、レンタルオフィスなどです。いずれも物理的なオフィスを持ち、次のような特徴があります。

シェアオフィス

オフィスや設備を利用者で共有します。フリーアドレス形式の利用を基本として、個別の占有・半占有スペースを利用できるオフィスもあります。リモートワーク、テレワークの普及により需要が高まっています。

コワーキングオフィス

シェアオフィスと同じような利用形態ですが、利用者同士の交流を目的してオフィスが設計されています。横のつながりを増やしたい、協業する仲間を見つけたい個人事業主やフリーランスの方などによく利用されています。コワーキングスペースという言い方をする場合もあります。

レンタルオフィス

あらかじめ必要な設備を備えた占有オフィスです。サービスの利用契約を結ぶだけですぐに利用開始でき、入居後すぐオフィスとして稼働できます。

なお、シェアオフィス、コワーキングオフィスのなかには、バーチャルオフィス契約をできるサービスもあります。

バーチャルオフィスで登記はできる？

バーチャルオフィスの多くは、法人登記の所在地に利用できます。ただし、なかには登記不可のケースもあります。登記への利用を希望する場合、サービス契約前に登記可否を必ず確認しましょう。なお、個人事業主の開業届にもバーチャルオフィスの住所は利用できます。

起業やフリーランスにおすすめする理由

バーチャルオフィスは、これから起業をする人や、個人事業主・フリーランスにおすすめです。その理由として、次の点があげられます。

初期コストを抑えられる

オフィスの賃貸料は、経費の大きな割合を締めます。バーチャルオフィスを利用することで、事業を始めるにあたり発生する初期コストと、毎月の固定費を大幅に削減できます。

シェアオフィスやコアワーキングオフィスなども、普通のオフィス賃貸よりはコストを抑えられますが、バーチャルオフィスのほうがさらに安く利用できます。基本、自宅で業務にあたるなど、物理的なオフィスが必要ない場合、バーチャルオフィスがおすすめです。

自宅以外の住所を利用できる

多くの場合、バーチャルオフィスの住所は法人登記や個人事業主の開業届に記載できます。当然、名刺や各種書類、会社ホームページやSNSなどにも、バーチャルオフィスの住所を利用できます。そのため、自宅住所を公開せずに済み、安心感があります。オフィスには飛び込み営業やDMなどが来ることもあるので、そういった煩わしさも軽減できます。

ブランディングに活用できる

バーチャルオフィスの住所には、関東であれば都内一等地など、ビジネスにおいてブランド力が高いエリアが多く見られます。名刺交換や書類提出の際、そういったエリアが所在地になっていることで、良い第一印象を持ってもらいやすくなります。

ブランド力のあるエリアは、個人事業主や起業したばかりの人がオフィスを借りるには家賃が高すぎることがほとんどです。しかし、バーチャルオフィスならば、そういったエリアを所在地として利用できます。また、印象の良い「03」始まりの電話番号も利用できます。

受けられる主なサービス内容

バーチャルオフィスのサービスの基本は、住所の利用とポストでの郵便物の受け取りです。その他には、次のようなサービスがあります。これらのサービスが利用できるのか、基本サービスに含まれるのか追加オプションなのかは、バーチャルオフィスによって異なります。契約前に確認しましょう。

• 固定電話・電話転送：固定電話番号を利用できます。また、かかってきた電話を指定電話番号に転送、あるいは指定連絡先に通知します。
• 郵便物転送：受け取った郵便物を指定住所に転送します。
• 会議室レンタル：会議室を借りることができます。一般的なレンタル会議室よりもリーズナブルに借りられることが多いです。
• 書類保管：会社法に基づき必要な書類を保管します。
• 秘書サービス：来客対応や電話の取り次ぎなどを専任スタッフが行います。

バーチャルオフィスの注意点とデメリット

バーチャルオフィスは便利なサービスですが、デメリットもあります。利用を検討する際は、次の点を理解しておきましょう。

利用できない職種がある

• 職業紹介業
• 人材派遣業
• 士業（弁護士、税理士、司法書士など）
• 建設業
• 不動産業
• 探偵業
• 古物商など

他の会社と住所が重複する

バーチャルオフィスは、ひとつの住所に複数の利用者がいます。つまり、所在地が同じ法人が他にもあることになります。ただ、今はバーチャルオフィスやシェアオフィスなどの新しい形のオフィス利用が普及し、理解も広がっています。住所のことを訊かれたときは、きちんと説明すれば、問題になることはまずないでしょう。

社会保険に加入できる？

基本的には、バーチャルオフィスでも社会保険の加入への問題なくできます。ただし、その際に会社法で定められた書類の保管について明確に説明できる必要があります。その点、書類保管サービスのあるバーチャルオフィスは安心です。

口座開設が不利になる？

バーチャルオフィスだからといって、口座開設が不利になることはありません。口座開設には、バーチャルオフィスか否かということよりも、代表者の信用度と事業の堅実性が重要です。口座開設の際には、必要な情報や書類などもれなくそろえるようにしましょう。

バーチャル、オンラインサービスを上手に活用しよう

バーチャルオフィスを利用することで、起業やスタートアップの際にコストを抑えながら、ビジネスにおいて必要なサービスを効率的に利用できます。個人事業主・フリーランスにとっても便利なサービスです。

バーチャルオフィスは場所や設備を効率化するサービスですが、そこでのバックオフィス業務を効率化するサービスもあります。それがオンラインアシスタント・秘書サービス「BackofficeForce」です。バーチャルオフィスとも相性の良いので、バックオフィス業務に煩雑さを感じたら合わせてご検討ください。