年末調整や確定申告の代行はできる？料金やおすすめの代行業者を紹介

依頼文の準備や書類配布・集約のみでは終わらず「添付書類不足」「記載内容不備」のケースが多い年末調整は、従業員が多いほど負担も大きくなります。その負担を軽減できるのが、年末調整の代行サービスです。

この記事では、年末調整代行サービスの特徴や料金、選ぶポイントを解説します。自社に合う代行サービスを見つけ、年末調整にかかわる業務の悩みを解消しましょう。

年末調整の業務は代行できる

毎年ある年末調整は担当者の負担が大きく、代行サービスを利用する企業も増えています。企業内で完結しようとすると、従業員が多いほど確認に要する人材と時間が増え、人件費もかかるでしょう。

年末調整にかかわる知識やスキルが備わっている代行サービスを利用すると、人材探しに必要な手間も省け、効率的に対処してくれます。悩んでいる企業は会社に合う代行サービスを検討してみてください。

年末調整とは所得税を算出する業務

年末調整は会社が毎月給与から控除している所得税の額を、正しく計算し直して過不足を精算することです。

年末調整時にはその年の所得から生命保険や地震保険などを控除して、正確な所得税額を算出します。
年末調整業務の担当者は従業員が提出した申請書類の内容を細かくチェックして、誤りがないか確認しなければなりません。　

しかし、実際は保険料の計算ミスや記入漏れ・必要書類の不足などでスムーズに進まないことが多くあります。

年末調整の代行は税理士に依頼

年末調整業務の代行は税理士が担当します。
年末調整や確定申告の業務は税理士の独占業務にあたり、社会保険労務士などがおこなうと税理士法第2条1項に違反する行為に該当します。

「お世話になっているから」などの理由で、社会保険労務士に年末調整代行を依頼すると違法になるため、気をつけましょう。

年末調整代行業者の種類

年末調整の代行サービスにはクラウドサービスやアウトソーシングがあり、それぞれペーパーレス化も可能です。

アウトソーシングの代行サービス利用でほぼすべての作業が完結するため、企業側の年末調整業務は不要です。
業務効率化にもつながるでしょう。

年末調整を代行業者に依頼するメリット

年末調整を代行業者に依頼するとペーパーレス化のほか、以下3つのメリットがあります。
業務効率化や経費削減につながる代行サービスの特徴を確認しましょう。

年末調整が丸々不要になる

年末調整業務はすべての作業を終わらせるのに3ヵ月ほどかかりますが、代行サービスを利用すれば業務を丸投げできます。
担当者がほかの業務に取り組め残業も減らせるため、企業全体の作業効率が上がるでしょう。

人件費が削減できる

従業員が多いほど業務量も増える年末調整は、正しい知識を持つ人員の確保が重要です。
年末調整の時期のみ非正規社員を雇う企業もあり、新たに求人をだしたり面接したりするのは会社にとって負担が大きいでしょう。

代行サービスの利用は企業で対応できる人材の確保も必要なく、新規雇用にかかる人件費も削減できます。

法令が改正されてもすぐに対応できる

年末調整に関する法令は毎年のように改正されており、企業は順応していかなければなりません。たとえば、令和5年度は「扶養控除の対象となる非居住者である扶養親族の範囲」が変更されました。

間違いに気付けるよう、企業の担当者は法令の改正がないか毎年把握しておく必要があります。
改正によっては用紙形式や記入内容が変わり、従業員からの問い合わせに対応が必要です。

専門的な知識を持つ年末調整の代行サービスは、法令の改正にもすぐに対応可能です。
完全にお任せできるため、安心して利用できます。

年末調整を代行に依頼するデメリット

一方で、年末調整を代行業者に依頼すると、対応できる人材がいなくなったり慣れるまでの周知に時間を要したりする場合があります。
依頼先によっては、コストがかさんだり委託できない業務があったりもするでしょう。

代行サービスを導入する際は、企業にとってデメリットが許容範囲かを確認してから決めるのがおすすめです。

知識や技術が蓄積されにくい

業務をすべて外部委託すると知識や技術は蓄積されず、会社内に「年末調整できる人」がいなくなる可能性があります。

年1回の年末調整は実務経験を積むのに時間がかかるうえ、教育できる人もいなくなると新たにスキルを持つ人材を育成するのは難しくなります。
完全委託は人材育成を重視したい企業には向かないでしょう。

従業員への周知が必要

代行サービスを導入した最初の年は、従業員への周知や協力依頼が必要です。
クラウドサービスによる代行では従業員に情報を入力してもらわなければならず、生命保険や地震保険などの保険証明書をデータで送る必要があります。

スマートフォンやパソコンを使い慣れていない人は、スムーズに操作できず戸惑う可能性もあるでしょう。
従業員全員に変更点や使い方を周知するほか、使い方がわからないなどの問い合わせにも対応しなければなりません。

依頼先によってはコストがかさむ可能性がある

年末調整業務の依頼先は複数あり料金設定もさまざまであるため、依頼先によっては余計にコストがかかる場合があります。

クラウドサービスのように自社の担当者チェックが必要な場合と、税理士がすべての業務を代行してくれる場合によっても料金は大きく異なります。
選ぶときは、複数の代行業者のサービス内容や料金を比較するとよいでしょう。

外部委託できない業務がある

税務にかかわる内容は、独占業務である税理士にしか代理できません。
依頼先によっては委託できない業務があるため、確認しておきましょう。ただし、代行サービス利用中でも税理士に法定調書のみのスポット依頼もできます。

選ぶときは、年末調整に関する業務のどこまでを依頼したいのかによって、依頼先を検討してください。
まずは、代行を依頼する業務内容を明確化するのをおすすめします。

年末調整の代行業者を選ぶ際のチェックポイント

年末調整の代行業者を検討する際は、以下5つをホームページや資料請求などで確認しましょう。
チェックポイントがわかれば、判断材料にできます。

料金システム

料金システムは代行業者により、従業員1人あたりの計算や業務にかかる時間単位などさまざまです。
従業員の人数によってはコストがかかる可能性があるため、複数の代行業者を比較して、会社に即しているサービスを選ぶとよいでしょう。

年末調整には給与支払報告書や法定調書の作成・提出など、付随するサービスもあります。
付随サービスの料金相場は、1～5人でおよそ5,000円～30,000円です。
付随サービスを利用する際は年末調整業務とは別に料金が発生する場合があるため、確認しておく必要があります。

対応可能な業務内容

代行業者によっては対応できない年末調整業務もあるため、あらかじめ依頼先の対応可能な範囲を確認する必要があります。
たとえば「チェックや訂正までおこなってくれるのか」「法定調書の作成までできるのか」などを確認してみましょう。

確認前にはあらかじめ依頼したい業務内容を明確にしておくと、依頼先探しもスムーズになります。

導入実績

導入実績は代行サービスの信頼性も評価できるため、年末調整の代行を検討する際は必ず確認しておきましょう。

多くの代行サービスはホームページに導入実績を掲載しており、なかには利用している方の口コミも掲載している場合もあります。
より信頼性の高い代行サービスを見つけるために、実績や口コミは確認しておくのがおすすめです。

問い合わせの可否

新しく年末調整システムを導入する際はトラブルが起きることも考え、問い合わせ先が常設されている代行サービスを選ぶのがおすすめです。

導入してすぐは担当者も慣れておらず、上司や従業員からの質問に対応できないケースもあります。
問い合わせ可能な代行サービスならすぐに確認できるため、あらかじめメールや電話などの問い合わせ方法も確認しておくと安心です。
併せて、導入後のサポート内容も確認しておきましょう。

自社システムとの連携可否

年末調整を代行サービスに依頼するときは、自社のシステムと連携できるかの確認が必要です。年末調整に特化したシステムは、多くが給与計算システムと連携させて使用します。

自社のシステムと連携できないとサービスを利用する意味がなくなるため、導入前に確認しておきましょう。

カスタマイズの可否

企業により従業員数や業務の進め方はさまざまであるため、システムやサービスがどの程度柔軟にカスタマイズできるか確認してください。

導入したあとに使いにくさや料金の高さが気になっても、すぐに別のシステムに変えるのは難しいでしょう。カスタマイズが可能な代行サービスであれば、そのなかでプランやシステムの内容を変更できます。

セキュリティ対策の可否

年末調整業務は企業の機密情報や従業員の個人情報がかかわるため、セキュリティ対策は重要項目です。万が一、従業員の個人情報が漏洩すれば、企業の責任が問われます。

ホームページや資料などで事前にチェックして、候補の代行サービスが決まれば再度依頼先に確認するとよいでしょう。

年末調整代行サービスおすすめ5選

おすすめの年末調整代行サービスを5つ紹介します。

SmartHR

代行サービス名

• SmartHR

料金（税込）

• 初期導入費用およびサポート費用無料
• プランと契約人数に応じた料金
• 従業員数に応じたプランあり

おすすめポイント

• 削減できる時間が見える化
• セキュリティが強固

運営元

• 株式会社SmartHR

SmartHRは年末調整のほか、入社手続き・雇用契約・給与明細の配布など、人事担当者の手作業が多かった部分を網羅している代行サービスであり、登録社数は50,000社以上にのぼります。

同社の計算では1,000人規模の会社が代行サービスを導入した場合、年末調整にかかる時間が87％も削減されるとされています。
必要項目をWeb上のアンケートで入力でき、保険関係の書類もアップロードすればよいため、手間やミスが削減できるでしょう。

また、SmartHRでは不正アクセス防止のほか、データをサーバーサイドで暗号化して保存しています。
マイナンバーなどの機微な個人情報はアプリケーションレベルでも暗号化しており、セキュリティ対策も万全です。

Ecomic

代行サービス名

• Ecomic

料金（税込）

• 詳細は要問い合わせ

おすすめポイント

• 従業員の入力不要
• 申告書の一括DL

運営元

• 株式会社エコミック

年末調整や給与計算などのサービスを提供しているEcomicは、導入企業1,000社にものぼります。

Ecomicは保険などの証明書の写真をスマートフォンで撮影し、送るだけで申告内容を入力してくれます。
申告書のPDFも一括でダウンロードできるため、未提出の従業員もすぐに把握可能です。

ジョブカン給与計算

代行サービス名

• ジョブカン給与計算

料金（税込）

• 初期費用およびサポート費用無料
• ユーザー1名につき：440円/月（税込）
  ※月額最低料金:2,200円（税込）
• 30日間の無料お試し可能

おすすめポイント

• 業界最多レベルの豊富な対応帳票数

運営元

• 株式会社DONUTS

ジョブカン給与計算は年末調整や給与などの労務・採用管理・経費精算などを提供する代行サービスです。従業員50名以下の企業から大企業まで導入しており、公式Webサイトでは従業員数や業種を絞った事例を確認できます。

ジョブカン給与計算は年末調整に付随する、以下の書類も対応可能です。

• 扶養控除等申告書
• 配偶者控除等申告書
• 保険料控除申告書
• 総括表・給与支払報告書
• 源泉徴収票
• 源泉徴収簿
• 法定調書合計表

源泉徴収票はオンラインで交付可能であり、作成した帳票はすべてジョブカン上で年度ごとに管理できます。

BackofficeForce

代行サービス名

• BackofficeForce

料金（税込）

• 月15時間82,500円（税込）～
• 1ヵ月40時間の超過は別途見積もり必要

おすすめポイント

• 運営母体が税理士法人
• 必要な稼働分だけ無駄なく活用できる

運営元

• BackofficeForce株式会社

税理士法人による代行サービスBackofficeForceは、有資格者が付いている安心感があります。
年末調整はBackofficeForce、確定申告は税理士法人グランサーズにお任せするなど、企業の税務に関する内容を一貫して依頼することも可能です。

費用は依頼した業務にかかった時間で決まり、必要なときのみの活用もできます。
1,500社以上の支援ノウハウを持つ株式会社BackofficeForceの選ばれた正社員にお任せできれば、安心して年末調整を迎えられるでしょう。

年末調整ソフトfreee

代行サービス名

• 年末調整ソフトfreee

料金（税込）

• 基本プラン（最小5名分）
  月払い：5,720円/月
  年払い：4,400円/月
• 基本プラン（6名以降）
  1名：880円

おすすめポイント

• はじめてでも使いこなせる
• 電子申告義務化に対応

運営元

• freee株式会社

freee株式会社は年末調整を含む人事労務ソフトのほか、会計ソフト・申告ソフトを提供しています。バックオフィス業務の統合で、自動化と業務全体の効率化が図れるでしょう。

年末調整ソフトfreeeでは以下3ステップで簡単に年末調整が完結します。

• 従業員がペーパーレスで入力
• 入力内容が反映され自動計算
• 自動で書類が作成

年末調整ソフトfreeeは書類データの電子申請が可能であるため、封入や宛名書きの作業も不要になります。
人事担当者側では進捗管理やリマインドメール機能も活用可能です。

年末調整を代行業者に依頼する際は守秘義務も確認

年末調整業務は企業の機密情報や個人情報を取り扱うため、依頼する代行業者を決める際は事前に守秘義務について確認しましょう。
税理士は税理士法第54条により守秘義務がありますが、民間の委託業者に対する義務が明記された法律はありません。

信頼できる代行業者かを判断するために、契約書を取り交わす前に守秘義務について確認が必要です。

まとめ

年末調整業務は代行サービスの利用で、担当者の負担を軽減したり企業側の経費を削減したりできます。
紙のやり取りがなくなるため、リモートワークへの対応も可能です。

近年はクラウドサービスやアウトソーシングなど、さまざまな代行サービスを導入して業務効率化を図る企業も増えています。
年末調整に代行サービス導入を検討する際は、依頼したい業務内容と費用を明確にしたうえで、それに見合う依頼先を選ぶとよいでしょう。