【必見】経費精算の仕訳とは？経費精算の注意点や疑問点を徹底解説

経費精算とは、会社で働いている社員や役員が経費を一時的に立て替えた後に、経費として承認されると支払った金額を返してもらえる流れのことを言います。

また、経費精算をする際は、確定申告に備えて「仕訳」が必要となるので覚えておきましょう。

仕訳をせずに経費精算をしてしまったり、正しい仕訳ができていなかったりすると、税務署から脱税していると思われてしまう可能性があります。

そして、今回は経費精算で後悔しないように、「経費精算の仕訳」ついて詳しく見ていきましょう。

この記事を読んで分かること

• 経費精算の仕訳について
• 経費精算で頻繁に使用される勘定科目
• 経費精算についてのよくある質問

経費精算の仕訳について

まず、経費精算の仕訳について確認していきましょう。

経費精算の仕訳に使われている単語の意味

• 経費：社員・役員が一時的に立て替えたお金のこと
• 経費精算：社員・役員が一時的に立て替えたお金を会社から渡すこと
• 仕訳：お金の流れを把握するために、会社外・会社内の取引を記録すること

また、仕訳をする理由として、会社のお金の流れを知るだけではありません。毎年行われている「確定申告」に必要な「決算書」を作成するためにも仕訳は必要な作業なのです。

したがって、経費精算の仕訳については、会社を経営したりフリーランスとして活動したりする場合は、必須の業務内容と言えます。

経費精算の仕訳で頻繁に使用される5つの勘定科目

次に、会社の経費精算の仕訳で頻繁に使用される勘定科目を確認していきましょう。

勘定科目とは、仕訳をする際に記載する項目のことです。頻繁に使用する勘定科目を覚えておくと、仕訳をする際にスムーズに進められるでしょう。

経費精算の仕訳で頻繁に使用される5つの勘定科目

• 勘定科目➀：消耗品費
• 勘定科目➁：接待交際費
• 勘定科目③：水道光熱費
• 勘定科目④：広告宣伝費
• 勘定科目⑤：旅費・交通費

勘定科目➀：消耗品費

経費として立て替える際によく使用される勘定科目として、「消耗品費」が挙げられます。

消耗品費は、業務上で利用する「ペン」「紙」「印刷機のインク」などです。

また、取得原価が10万円以下で、法定耐用年数が1年未満の「携帯」「パソコン」なども「消耗品費」として仕訳するので覚えておきましょう。

勘定科目➁：接待交際費

社内での打ち合わせや取引先や関係者との食事をした際に、一時的に立て替えた金銭は、「接待交際費」として仕訳します。

また、食事代だけではなく、お菓子代・飲み物代・お中元など事業の目的で購入した場合は、接待交際費として経費精算されるため、覚えておきましょう。

勘定科目③：水道光熱費

事務所の水道光熱費も、経費精算として一時的に立て替えておきやすい勘定科目と言えます。

水道光熱費は、名前のとおり事業をしている事務所などで発生した水道代・ガス代・電気代などを仕訳する際に使用する勘定科目です。

勘定科目④：広告宣伝費

広告宣伝費は、事業拡大を目的として、自社サービス・商品の拡散をした際にかかったコストのことです。

例えば、インターネットの広告料や新聞や雑誌で宣伝する際の掲載費などが挙げられます。

勘定科目⑤：旅費・交通費

旅費・交通費は、会社で出張したり外出したりした際に出たコストを、経費として計上する際に使われる勘定科目です。

出張先・外出先で発生した交通費や宿泊費は、基本的に旅費・交通費として計上します。

また、会社によっては事前に「仮払金」として、事前にお金を社員に持たせておくケースもあるので、旅費・交通費のルールに関しては事前に会社内で決めておくと良いでしょう。

経費精算の仕訳についてよくある質問

独立して起業したばかりの方や開業してフリーランスになる方は、経費精算で疑問に思うこともたくさん出てくるでしょう。

そのため、経費精算の仕訳でよくある質問を事前に確認しておくことをおすすめします。

経費精算の仕訳についてよくある質問

• 質問➀：社長が立て替えた経費の仕訳はどうしたらよいですか？
• 質問②：【青色申告】クレジットカードで購入した経費の仕訳はどうしたらよいですか？

質問➀：社長が立て替えた経費の仕訳はどうしたらよいですか？

社長が経費を立て替えて支払っても、従業員同様の仕訳で問題はありません。

また、社長が経費を立て替える際の注意点として、経費を立て替えた際の報告が遅れたり、未精算になってしまったりすることです。

経費の報告が遅れたり、未精算だったりすると、最終的な残高が合わなくなってしまう可能性があるので注意しましょう。

質問②：【青色申告】クレジットカードで購入した経費の仕訳はどうしたらよいですか？

青色申告を利用している際にクレジットカード精算する場合は、二つのパターンが考えられます。

一つは、個人用のクレジットカードで経費を支払った場合、二つ目は、法人用カードで経費を支払った場合です。

それぞれの仕訳方法を見ていきましょう。

カードの場合は、「事業主借」という勘定科目を利用します。

一方で、法人用カードの場合は一度「未払金」という勘定科目を利用した後に、クレジットカード会社が銀行口座から引き落とした日に「未払金」を「普通預金」に調整します。

そのため、最終的にはこのような仕訳になります。

経費精算で仕訳する際の注意点

最後に経費精算で仕訳する際の注意点を解説します。

経費精算の仕訳では、気を付けるべき注意点がいくつかあるため、注意点に気を付けて仕訳をしましょう。

経費精算で仕訳する際の注意点

• 注意点①：経費を一度決めると変更できない
• 注意点➁：記入した内容は誰が見ても分かるようにしておく

注意点①：経費を一度決めると変更できない

経費精算を仕訳する際の勘定科目は、統一する必要があります。仕訳する際に都度勘定科目を決めていると、勘定科目が統一されず、最終的な集計結果がずれてしまう可能性があります。

そのため、経費精算を仕訳する際は、今後の仕訳作業を考えて適切な勘定科目を心掛けることが大切です。

注意点➁：記入した内容は誰が見ても分かるようにしておく

経費精算を仕訳した際は、誰が見ても分かるような内容にしておく必要があります。

なぜなら、経費精算の仕訳は、会社ごとにやり方や勘定項目が異なるからです。

例えば、仕訳する際に業界用語や略称などを使用してしまうと、他の社員が適切な仕訳作業ができず、最終的な合計値が間違ってしまう可能性があります。

したがって、経費精算を仕訳する際は、誰が見ても分かるようにしておくことが大切です。

経費精算の仕訳を簡単にするために「経費精算システム」を活用しよう！

今回は、経費精算の仕訳についてまとめました。

経費精算を仕訳する際は、使用する勘定科目に気を付けたり、正しい仕訳をする必要があったりと多くの注意点があります。

そのため、仕訳を今まで経験したことがない方や不安だと感じてしまう方も多くいるでしょう。

そんな方は、を利用して、経費などの裏方業務を全て委託して、代わりにしてもらうことをおすすめします。『BackofficeForce』は、公認会計士や税理士などの有資格者が業務の監修をしてくれるため、高品質なサポートに期待できます。