経理のアウトソーシングにおけるよくある失敗例｜対策方法まで解説

経理の負担を減らす手段として、アウトソーシングを検討する企業は増えています。しかし、外部委託によって「想定よりコストが増えた」「情報共有がうまくいかない」といった失敗に直面するケースも少なくありません。

本記事では、経理アウトソーシングの代表的な失敗例とその対策、信頼できる委託先を選ぶためのポイントについてわかりやすく解説します。初めて外注を検討する方も、ぜひ参考にしてください。

経理アウトソーシングにおけるよくある失敗例

経理アウトソーシングは、記帳代行や給与計算、請求書発行など幅広い業務の効率化に貢献しますが、導入後に「想定と違った」「かえって負担が増えた」と感じるケースも少なくありません。

ここでは、よくある失敗例を紹介し、自社に適した外注活用のヒントを探っていきます。

コスト削減に繋がらないケース

経理アウトソーシングを導入したにもかかわらず、「コスト削減にならなかった」と感じるケースは意外と多く見られます。特に、決算対応や税務処理など高度な専門性が求められる業務を外注すると、追加費用が発生し想定を超えるケースがあります。

また、外注範囲を曖昧にしたまま契約を進めてしまうと、後からオプション費用が積み上がることも。こうした事態を防ぐには、事前に必要な業務を整理し、複数社から詳細な見積もりを取って比較検討することが重要です。

コミュニケーション不足によりトラブルが発生するケース

経理アウトソーシングでは、委託先との密なコミュニケーションが欠かせません。たとえば、経理処理の方針変更や役員報酬の改定を伝え忘れた場合、会計データをすべて修正しなければならず、決算の遅延や税務トラブルに発展する恐れがあります。

特に役員報酬の申告ミスは、過大報酬と判断され追徴課税のリスクも。こうした事態を避けるには、変更があった際にすぐ共有できる連絡体制や、定期的な報告・確認の仕組みを整えることが重要です。

セキュリティ対策が不十分で深刻な問題が発生するケース

経理業務では、売上・原価・人件費など機密性の高い情報を扱うため、セキュリティ対策が不十分なアウトソーシング先に依頼すると重大な情報漏えいリスクが生じます。

たとえば、外部アクセス管理が甘かったり、従業員教育が不十分だったりすると、社外への財務データ流出や不正利用につながりかねません。

こうした事態を防ぐには、委託前にセキュリティポリシーや情報管理体制、第三者認証の有無まで確認し、必要に応じて秘密保持契約（NDA）を締結することが不可欠です。

自社の業務フローと合致しないケース

経理アウトソーシングでよくある失敗のひとつが、委託先の業務フローと自社の運用がかみ合わないケースです。

たとえば、アウトソーシング会社が自社独自のシステムや進行管理手法を用いており、既存の社内プロセスと整合性が取れず、かえって手間や混乱が増えることがあります。

こうした事態を防ぐには、アウトソーシング導入前に自社の業務フローを明確化し、担当範囲・使用ツール・連携方法について事前にしっかりすり合わせを行い、柔軟な対応が可能な業者を選定することが重要です。

知識不足が原因でトラブルに発展するケース

経理アウトソーシング先が一般的な業務には対応できても、自社特有の業界ルールや処理基準に詳しくない場合、誤った仕訳や処理ミスにつながり、税務リスクや社内混乱を招くことがあります。

たとえば、建設業の工事進行基準や医療業界の診療報酬処理など、専門的な知識が求められるケースでは特に注意が必要です。

依頼前に業者の対応実績や専門分野を確認するとともに、定期的に業界動向や自社の事業特性を共有し、情報の非対称を埋めるコミュニケーションの場を設けておくことが、トラブル防止につながります。

自社の人材を育成できないケース

経理アウトソーシングに依存しすぎると、社内で経理実務を担える人材が育たず、緊急時や方針転換時に対応できないというリスクが生じます。

例えば、制度改正や新しい取引形態への即時対応が求められた際、外注先への確認・依頼が必要となり、スピード感に欠ける場面も。

これを防ぐには、外部に任せる業務と社内で担う業務を明確に分け、担当者に定期的な学習の機会を設けることが重要です。アウトソーシングと並行して社内の育成体制も整備していくことが、持続的な経理体制づくりの鍵となります。

経理アウトソーシングで失敗しないための対策

経理アウトソーシングは適切に活用すれば大きな効果をもたらしますが、事前の準備が不十分だと失敗につながることもあります。

導入前に目的や業務範囲を明確にし、引継ぎ体制や費用感を把握しておくことで、外注先との連携がスムーズになり、リスクを最小限に抑えることが可能になります。以下で失敗を防ぐための具体策をご紹介します。

①アウトソーシングを実施する目的を明確にする

経理アウトソーシングを成功させるには、まず「なぜ外部委託するのか」という目的を明確にすることが欠かせません。目的が曖昧なまま業者を選ぶと、自社に不要なサービスまで契約してしまい、結果的にコストがかさむリスクがあります。

例えば、「コスト削減」「業務効率化」「専門的な知識の補完」など、目的に応じて選ぶべき業者や支援内容も変わってきます。方向性を定めることで、無駄のない委託につながります。

②委託する業務と自社で維持する業務を明確にする

経理業務をすべて外部に丸投げしてしまうと、日々の経営状況を正確に把握できなくなり、経営判断に支障が出る恐れがあります。

たとえば、資金繰りの確認や月次の数値チェック、経営指標のモニタリングなどは、経営層や社内の管理部門が主導すべき業務です。

アウトソーシングを活用する際は、記帳や経費精算などの定型業務を委託し、重要な判断に関わる業務は社内で維持するなど、明確な業務分担が必要です。

③引継ぎ体制を整備しておく

経理アウトソーシングをスムーズに進めるには、事前の引継ぎ体制の整備が不可欠です。業務内容を整理し、マニュアルを用意することで、担当者間の認識齟齬を防ぐことができます。

また、アウトソーシング開始前に社内の経理担当者と委託先との間で丁寧な打ち合わせを行い、業務範囲・手順・連絡体制を明確にしておくと、稼働後のトラブルも未然に防げます。

④経理アウトソーシングの料金相場を知っておく

経理アウトソーシングを検討する際には、料金相場を把握しておくことが重要です。一般的には、月額基本料金として10万円〜50万円程度が相場ですが、依頼する業務内容によって追加費用が発生するケースもあります。

たとえば、月次・年次決算や税務申告などの繁忙期業務、イレギュラー対応には別途料金がかかることが多いです。また、打ち合わせのための出張費や通信費、必要に応じた会計ソフト導入や設備投資に関わる費用も発生する場合があります。

こうしたコストを事前に想定しておかないと、想定外の出費につながりかねません。契約前に費用の内訳や請求タイミングなどを明確にしておくことが、失敗を防ぐポイントです。

経理アウトソーシングで失敗しない会社の選び方

経理アウトソーシングを成功させるには、信頼できる委託先を選ぶことが何よりも重要です。

業者によって得意分野や対応範囲、支援体制が異なるため、自社のニーズに合うかどうかを丁寧に見極める必要があります。以下のポイントを参考に、失敗しない会社選びを進めましょう。

十分な実績や経験があるかを確認する

アウトソーシング先を選定する際は、これまでの対応実績や業界での経験値が豊富かどうかを必ずチェックしましょう。過去に同業種・同規模の企業を支援した経験がある会社であれば、自社特有の課題にも柔軟に対応できる可能性が高まります。

また、運用上のトラブルにも的確に対応でき、会社独自の業務フローにも順応しやすく、経営の視点を踏まえた提案を受けられる点でも大きなメリットがあります。安心して任せられるパートナー選びが、経理アウトソーシング成功の第一歩です。

業務範囲が十分か確認する

アウトソーシングを検討する際は、委託先が自社の求める業務範囲をカバーできるかを事前に確認することが重要です。たとえば、記帳や請求書発行は対応可能でも、給与計算や年末調整には対応していないケースもあります。

導入後に対応外と判明すれば、再検討や別業者の手配が必要になり、かえって非効率になりかねません。将来的に委託範囲を拡大する可能性がある場合は、柔軟な対応力がある業者を選ぶと安心です。

セキュリティ対策のレベルを確認する

経理アウトソーシングでは、社内外の機密情報や個人情報を扱うため、委託先のセキュリティレベルの確認は欠かせません。情報システムの脆弱性や管理体制に不備があると、情報漏洩や改ざんといった重大なトラブルに繋がる恐れがあります。

対策としては、継続的なセキュリティ更新の有無、データの保管先・暗号化状況、アクセス制限の運用方法などを確認しましょう。また、社員への情報リテラシー教育が行き届いているかも、信頼性を判断する大きなポイントです。

引継ぎ時のサポート体制が整っているかを確認する

経理業務のアウトソーシングでは、導入時の引継ぎがスムーズに行えるかが成功の鍵を握ります。引継ぎ時のサポート体制が整っている会社であれば、業務の流れや不明点についても丁寧に相談でき、不安を最小限に抑えられます。

中には、業務マニュアルの作成支援や、業務改善に向けたコンサルティングを行ってくれる会社もあります。こうした支援が受けられるかどうかは、導入前に必ず確認しておきたい重要なポイントです。

利用者の声を確認する

アウトソーシング先を選ぶ際は、実際にサービスを利用した企業の声を確認することが重要です。口コミや評価から、対応の丁寧さやトラブル時の対処力など、公式サイトでは分からないリアルな情報を得られます。

SNSやレビューサイトのほか、業界イベントやセミナーに参加して生の声を聞くのも有効です。自社と同じ規模・業界の利用者の評価は、特に参考になります。信頼できるパートナー選びには、第三者の評価が大きな判断材料となります。

経理のアウトソーシングで失敗しないために会社選びは慎重に進めましょう

経理アウトソーシングは、業務の効率化や専門性の確保といった大きなメリットがある一方で、目的や業務範囲が曖昧なまま導入を進めてしまうと、かえってトラブルやコスト増加につながる恐れがあります。

失敗を防ぐには、実績・対応範囲・サポート体制・セキュリティなどを丁寧に見極め、自社に合った委託先を選ぶことが不可欠です。

BackofficeForceでは、豊富な実績と柔軟な対応力、マニュアル化支援や体制整備のノウハウを活かし、経理業務のスムーズなアウトソーシングを支援しています。まずはお気軽にご相談ください。