事務代行サービス5選！自社に最適なサービスの選び方とは？

効率的な業務遂行を目指す企業にとって、事務代行サービスの需要が高まってきています。
書類作成やデータ管理、電話応対など、幅広い業務を代行することで、コア業務に注力する時間とリソースを担保します。
本記事は以下の方には必見の内容となっています。

• 事業成長に伴い、事務業務が増えたため代行サービスを検討している
• 事務代行サービスとは何かを知りたい
• 事務代行サービスの選び方を網羅的に知りたい

記事後半では、サービスの選び方のポイントも合わせて紹介します。事務代行サービスで、ホワイトな組織運営を実現しましょう。

事務代行サービスとは？

事務代行サービスは、企業や個人事業主が日常的な業務や手続きを外部の専門業者に委託するサービスです。

具体的な業務には、データ入力、文書作成、メールや電話対応、アポイントメントの設定、予約管理、経理業務、人事業務、イベントの企画・運営サポートなどがあります。
基本的には、事務作業やルーチンワークが代行業務の対象となります。
近年では、オンライン事務代行を取り扱う代行企業も増えてきており、注目を集めています。

事務代行の委託可能な業務

バックオフィス

備品管理

備品管理は、オフィスや企業内で使用される備品や消耗品を効率的に管理する業務です。
具体的には、まず発注手続き業務が挙げられます。オフィス用品や文具、家具、電子機器などを提供するベンダーとの連絡業務を担います。
備品管理には、手動でエクセルシートやソフトウェアを使用する場合もあります。
そして、オフィスや作業スペースで使用される備品は、必要な場所に配置されている必要があります。
担当者は、備品の配置場所を決定し、必要な場所に備品を配置したり、整理したりします。これにより、備品が簡単に見つけられるようになり、業務の効率性が向上します。

経理（台帳記帳、書類管理）

経理業務では、日々の取引や財務データを正確に記録するために、台帳や簿記帳を作成・管理します。
主な台帳には、勘定元帳（売掛金、買掛金などの債権債務の管理）、仕訳帳（取引の借方と貸方の記録）、現金出納帳（現金の収入と支出の記録）などがあります。
また、各種の書類（契約書、請求書、領収書など）の管理も経理業務に入ります。
代行担当者は、書類の整理や保管、必要な時に迅速にアクセスできるような仕組みを構築します。

給与計算・振込

給与計算・振込に関する業務は、従業員の基本給や手当、福利厚生などの要素を考慮して、各従業員の給与額を計算する作業です。
給与計算には、税金や社会保険料、年金などの控除や加算も考慮されます。給与計算システムや給与計算ソフトウェアを使用して、計算する業務を担います。

書類管理

社内文書作成

社内文書の作成業は、まず社内通知やメールの作成などが挙げられます。
組織内の情報共有や連絡のために、社内通知やメールを作成します。部署間の連絡、業務上の変更、イベントのお知らせなどが含まれ、明確で簡潔な文章を用いて、必要な情報を的確に伝えることが重要です。
また社内の業務プロセスを共有するためのマニュアル作成も代行業務の一つです。
具体的には、新入社員のためのオンボーディング手順、業務フロー、システムの使い方などが含まれます。

書類ファイリング

書類のファイリング業務は、日付、顧客名、プロジェクト名、テーマなどの基準に基づいて書類を分類し、グループ化します。
例えば、フォルダやファイルケースを使用して、顧客ごとにフォルダを作成し、関連する書類を整理します。
そして、書類を正確に特定するために、フォルダやファイルにラベルを付けます。また、索引や目次を作成して、書類の内容や所在を迅速に特定できるようにします。
昨今では、電子化された書類のファイリングや、書類の管理を代行するケースも増えてきています。よって高度なPCスキルのある代行業者が好まれる傾向があります。

その他資料作成

その他の資料作成に挙げられる業務をいくつか紹介します。
例えば、レポートやプレゼンテーション資料の作成など、社内での報告やプレゼンテーションに使用するためのレポートや資料を作成します。
具体的には、会議の議事録、進捗報告、業績レビューなどがあります。
適切なフォーマットやテンプレートを使用し、情報を整理して明確かつ効果的に伝えることが求められます。

営業事務

顧客情報の管理

顧客情報の管理は、まず顧客データの収集作業があります。
顧客から提供された情報やオンラインフォーム、契約書、注文書などを通じてデータを収集します。顧客の個人情報、連絡先、会社名、役職、取引履歴など、必要な情報を正確かつ漏れのないように取得します。
そして、収集した顧客データをデータベースや顧客管理システムに登録します。
顧客の基本情報や連絡先、購買履歴、特記事項などを適切なフィールドに入力する作業が含まれ、情報が変更された場合は、迅速にデータを更新する必要があります。

商談管理

商談管理における具体的な代行業務として、商談予定のスケジュール管理が挙げられます。
商談の日程を調整し、関係者との間で適切な日時を設定します。また、商談の予定をカレンダーやスケジュール管理システムに登録し、参加者に通知する役割も担います。
また、商談に必要な資料やプレゼンテーションの作成や整理も代行業務に含まれます。

事務代行の依頼方法

事務を代行してもらう場合、依頼方法がいくつかあります。主な依頼方法を紹介します。

• クラウドソーシング
• 業務委託
• アウトソース

依頼したい業務内容や、業務を代行することで得られる効果から逆算して、自社に最適な方法を選びましょう。

クラウドソーシング

業務マニュアル完備や、教育コストの低い定量化された業務はクラウドソーシングの利用をおすすめします。

アルバイトは人件費を比較的安く抑えることができることや、業務量に応じて勤務時間帯を変更することで、費用対効果を柔軟に調整しやすいメリットがあります。

注意点としては、クラウドソーシングは様々な経歴のワーカーが登録しているので、業務の質を担保することが難しい点です。
採用段階で、綿密にコミュニケーションを取り、自社に貢献できる可能性のある人材を採用することを心がけましょう。

業務委託

専門性の高い業務を代行したい場合は、業務委託がおすすめです。
依頼業務に関連する実績やノウハウを保有する業者に発注することで、安心して業務を任せることが可能です。
また業務の効率化や、オペレーションにおいて悩みを抱えている場合は、事務業務を一括して代行してもらうことで、根本的な課題解決につながります。

アウトソース

事務業務全般の課題の抽出からKPIを設定し、PDCAの運用までを依頼したい場合はアウトソースをおすすめします。
自社に各業務の専門家がいない、組織体制が出来上がっていないなどの理由で、定量化されたタスクを依頼できない場合は、意思決定から実績やノウハウを持つ代行会社にお任せすることで、事務業務の抜本的な改善が見込めます。

1つ注意しておくべきポイントは、代行会社によっては、費用が高額になる場合がありますので、業務を丸投げにするのではなく、伴走者として支援してもらうスタンスで関わっていくことが重要です。

事務代行を委託するメリット

コスト削減

事務代行を委託することにより、企業内部の人件費や教育コストを削減可能です。
まず、専門知識や経験を持ったスタッフが必要な業務を効率的に処理してくれます。
また、事務代行業者は複数のクライアントを抱えているため、各クライアントの業務を一元化し効率的に処理することができるため、結果的に利益を生む組織体制へと変化していくことが望めます。

業務の質向上

事務代行業者は、専門的な知識と豊富な経験を持ったスタッフを保有しています。日常的に様々な企業の事務業務を取り扱っており、効率的かつ正確に処理するためのベストプラクティスを熟知しています。
そのため、業務の手順や処理方法に関して専門的なアドバイスや改善提案を受けることができ、業務の品質や精度の向上につながります。

また、経験豊富なスタッフやチームによる二重チェックや品質管理の仕組みを持っています。これにより、業務のエラー率を低下させ、データの正確性や信頼性の向上を期待できます。

事務代行を依頼する際の注意点

任せきりにしない

依頼業務を任せきりにしないことは業務ミスの防止や、業務ノウハウの蓄積において重要です。

そのためには、事務代行業者との円滑なコミュニケーションと連携が求められます。業務の要件や指示を明確に伝えることで、業務の効率性や品質の担保に努めましょう。

具体的には、定期的な報告や進捗確認の仕組みを設け、業務の進行状況や問題点を共有することで、迅速な対応や改善策を導入することが可能です。

また、業務上の重要な情報や機密情報の取り扱いについても適切なルールやセキュリティ対策を共有し、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることが重要です。

依頼可能業務を整理する

事務代行を委託する際には、依頼内容を明確にすることが重要です。
そのため契約には業務の範囲、納期、料金、品質基準、機密保持などの重要事項を含める必要があります。

また、契約解除や変更に関する条項も含め、細かい項目まで明確に合意しておくことで、将来的なトラブルを回避することができます。

特に、専門資格を保有していないと取り扱うことのできない業務を依頼する際は、業務内容を細かく確認し、依頼業務の共有を怠らないようにしましょう。

事務代行サービスの料金相場

月額固定制

月額固定制は、毎月同じ料金で、決められた業務を代行する料金形態です。契約した範囲内の業務であれば、費用は一定で毎月の見通しが立てやすいメリットがあります。
相場感としては、1ヶ月5万円〜10万円としている企業が多いです。

月額固定制で注意すべきポイントは、契約内容を超過する業務を代行する場合は、その都度追加料金がかかりますので、トラブルの発生しないよう事前にすり合わせをしておくことが必要です。

従量課金制

依頼業務量や稼働時間に合わせた形で料金を決定する料金形態が従量課金制です。月額固定制と比べると、無駄な費用がかからないというメリットがあります。

例えば、メール対応数1通あたり300円という料金設定のもと、月100件対応した場合は、300（円）×100（件）=30,000（円）という形で、算出されます。

業務の一部分や、定量化された業務代行の依頼時に、依頼のしやすい料金形態であるといえます。

おすすめ事務代行サービス比較5選

おすすめの事務代行サービスを5つ厳選し、サービスの特徴や料金を比較します。代行を検討している企業は参考にしてみてください。

ビズアシスタントオンライン

サービスの特徴

ビズアシスタントオンラインの事務代行サービスは、国内No.1の登録者数を誇る「クラウドワークス」が運営しています。
500万人を超える登録者数の中から、ご依頼業務にマッチングする人を提案し、最適な人材確保を実現します。
また、担当者固定制であるため、業務のオンボーディングのしやすさ、PDCAの運用効率が高まりアウトプットの質が向上しやすいメリットがあります。

公式サイト

依頼可能業務（一部抜粋）

• 営業事務
• 経理事務
• 人事・労務事務

その他、デザイン・コーディングや広告運用など、Web関連の業務もご依頼可能。
※詳細は要お問い合わせ

料金

時間単価による支払い
※要お問い合わせ

支援実績

• 株式会社KiteRa
• 株式会社ベーシック
• 株式会社デジタルキューブ（その他業界・業種問わず、幅広く実績あり）

運営元

株式会社クラウドワークス

I-STAFF

サービスの特徴

オンライン秘書サービスとして評判のよい「I-STAFF」。オンラインでの事務業務を中心とした代行依頼にうってつけのサービスです。特徴の一つに厳格な採用基準があります。
業務の品質向上を目指した、多段階の採用プロセス、専門業務に対応したスキルテストを通過したスタッフがアサインされる仕組みとなっています。
採用率は1％という結果となっておりますので、結果として優秀なスタッフがサポートする体制となっています。
その他、オフラインでの業務にも対応可能で、依頼業務内容にも柔軟に対応できる点や、返金保証付きである点も本サービスの魅力です。

公式サイト

依頼可能業務

• 秘書業務
• 経理
• Webサイト運用
• 人事
• 営業アシスタント

料金（月額）

• ライトプラン(3カ月契約プラン)

  114,000円（税別）（税込125,400円）

• ベーシックプラン(6カ月契約プラン)

  93,000円（税別）（税込102,300円）

• プレミアムプラン(12カ月契約プラン)

  81,000円（税別）（税込89,100円）

カスタマイズプラン：要お問い合わせ

支援実績

• 株式会社コンテンツラボ
• 株式会社メディソリーゾ
• ordercompany co.ltd

運営元

ファイブスターネット株式会社

HELP YOU

サービスの特徴

HELP YOUはバックオフィス業務に特化したオンライン事務代行サービスです。クライアントに対して専属ディレクターがつく体制で、ご相談ベースから、課題のヒアリングから最適なご提案までを支援。複数分野の専門スキルを持ったスタッフがチーム体制で業務を代行しますので、採用の手間とコスト軽減を実現します。
また専門性の高い業務にも、「HELP YOU +Plus」が対応。幅広い業務の課題解決にお役に立てるサービス形態となっています。

公式サイト

依頼可能業務

＜HELP YOU＞

• 総務
• 経理
• 人事/採用
• 営業サポート
• ECサイト
• マーケティング

＜HELP YOU +Plus＞

• 海外進出サポート
• 資料作成プレミアム
• オンライン研修
• マーケティング戦略

料金（月額）

10万円～（税抜）

支援実績

• 出光興産株式会社
• 日本シグマックス株式会社
• 株式会社POLA(その他支援実績多数）

運営元

株式会社ニット

NOC

サービスの特徴

NOCは人事・経理・総務を中心とした事務代行のアウトソーシングを得意としています。
「業務全般を効率化したい」、「一連の業務フローを効率化したい」など、事務業務の上流工程から改善の必要な場合に本サービスがおすすめです。
幅広く業務を代行したい企業も、社内の定型業務を一括で受託する体制を整えているため、コア業務に集中したいというニーズにも応えることが可能です。

依頼可能業務

• 請求書発行・請求書郵送代行（電子化）
• 入金管理・入金消込代行
• 集金代行・収納代行
• 支払業務代行
• ハガキ・DM発送代行
• データ入力

料金

要お問い合わせ

支援実績

• 株式会社NHK出版
• フォルクス ワーゲン グループジャパン株式会社（その他IT関連会社を中心に支援実績多数。）

運営元

ＮＯＣアウトソーシング＆コンサルティング株式会社

BackofficeForce

サービスの特徴

BackofficeForceは、税理士法人を母体とするBackofficeForce株式会社が運営するオンラインアシスタント・秘書サービスです。
チーム体制（3~6名）で包括的にクライアントをサポートする点や、公認会計士・税理士などの多くの有資格者が設計した教育プログラムによるスタッフ研修制度が魅力的です。
財務・経理業務の代行は特に、企業母体の強みを活かした信頼のおける支援を提供しています。専門性の求められる業務を代行したい企業におすすめです。

依頼可能業務

• 経理
• 財務
• 補助金/助成金
• 庶務
• 総務
• 人事/労務

料金

75,000円（税抜）
※詳細は要お問い合わせ

支援実績

• CoinDesk Japan株式会社
• 株式会社SEASIDE
• 株式会社グラントシー

（その他支援実績多数あり。）

運営元

BackofficeForce株式会社

事務代行サービスの選び方

実績件数

事務代行サービスの選び方として、まずは依頼予定業務に対する実績の有無を重視しましょう。
実績のない企業であれば、事務代行の効果が得られない可能性があります。実績が多い先であれば、自社への導入時に安心して業務を任せることができます。

実績確認時には、業界と業種が自社とマッチングしているかどうかを見極めると、代行企業選びの精度が高まるでしょう。

口コミ・評判を調べておく

実績と合わせて、口コミ・評判も調べておくことをおすすめします。発注後のトラブルや、業務の質を判断する上で、口コミや評判は参考情報となります。

特に、中小企業フリーランスに事務代行を検討している場合は、SNSも含めて、事前に調査しておくことをおすすめします。

事務代行を依頼する目的を明確化しておきましょう！

事務代行は部分的な業務から、事務業務全般を依頼することが可能で、昨今では、オンライン事務代行など、代行形態の多様化が目立ってきています。

代行を依頼する企業は、事務代行の前提知識や教養を持っておかなければ、代行目的に対して効果を得られない事態を招いてしまいます。

複数の代行業者から話を伺いつつ、事務を代行してもらう目的やゴールを明確化しておくことで、自社に合う代行業者を見つけることに注力しましょう。