勤怠管理をもっと楽に！勤怠管理を簡易化するための案を紹介

近年は働き方改革の推進によって、会社側が従業員に無理な労働や残業を強いていないかどうかが注目を集めるようになりました。2015年に厚生労働省が発表した「ブラック企業」対策では、従業員に違法な長時間労働を行わせている事業所は名前が公表されてしまいます。

また、年次有給休暇の取得義務化も動きもあり、勤怠管理の重要性はますます大きくなっています。しかし、勤怠管理は集計・確認が面倒というイメージをお持ちの方も多いのでは。

そこで今回は、勤怠管理を簡易化できる「勤怠管理システム」についてご紹介します。

勤怠管理とは？

勤怠管理とは、雇用者側（＝会社）が従業員の勤務状況をきちんと把握して、法令や就業規則を守れているかどうかを管理することを指します。

勤怠管理の対象となるのは、労働基準法の「労働時間の規定」が適用される事業所に従事する管理監督者以外の従業員すべて。
従業員の勤怠を管理することは会社の義務です。

主な勤怠管理の方法

タイムカード

勤怠管理の方法としてスタンダードなのが、タイムカードです。タイムカードは、パソコンなどを操作せず、誰でも簡単に出勤・退勤時間を打刻できるのがメリット。

しかし、なりすましによる不正打刻やカードの集計ミスが発生する恐れがあります。また、カードの集計・確認作業の負担が大きいのもデメリットです。

Excelなどへの入力

Excelなどの表計算ソフトに労働時間や残業時間を入力することで、従業員の勤怠管理を行う方法もあります。
会社側で勤怠管理用のExcelを用意し、従業員に数字を記入してもらえば、簡単に労働時間や残業時間を記載できます。

しかし、Excelを使った場合も入力ミスや表計算のエラーなどの人的ミスが起こる可能性は否定できません。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、出勤・退勤時間の記録や、休暇の申請・取得記録などの勤怠管理を支援してくれます。
タイムカードのWeb版というイメージをお持ちの方もいるかもしれませんが、その機能は多岐にわたります。

最近は、PCへのログイン、指紋や顔認証などの生体認証、ICカード、QRコード、スマートフォン・携帯電話などのモバイル端末で記録できるケースも多いです。

勤怠管理システムの主な機能

打刻機能

勤怠管理システムには、打刻機能が付いています。

従業員全員が同じオフィスに出勤するのであれば、ICカード認証や指紋認証、外勤スタッフが多い場合はスマートフォンなどのモバイル端末での打刻というように、従業員の就労場所や勤務スタイルに合わせて打刻機能を選べます。

ワークフロー機能

勤怠管理システムを利用して、ワークフローの承認をシステム上で行うことができます。
これによって、出張や休暇の申請・承認がスムーズになり、集計作業などの手間も省くことができます。

また、申請・承認のためにわざわざ自宅からハンコを持参する必要もなくなるでしょう。

通知機能

勤怠管理システムには、出張・休暇の承認依頼や打刻忘れなどを防ぐための通知機能も備わっています。

これによって、催促メールの送信や口頭での伝言が不要になり、無駄な作業を減らすことができます。

集計機能

勤怠管理システムの集計機能では、月末時点での労働時間や残業時間はもちろん、月の途中での残業時間も把握することできます。

従業員の現時点での残業時間が簡単にわかるので、労務管理において重要な役割を果たしてくれるでしょう。

アラート機能

勤怠管理システムのアラート機能を利用することで、残業時間が超過しそうなときや、すでに超過しているときに、従業員本人はもちろん、上司や管理職にもアラートを通知してくれます。

残業時間の超過だけでなく、未消化の有給休暇の有無も通知してくれますよ。

勤怠管理システム導入のメリット

労務管理の法令順守を徹底できる

勤怠管理システムを導入することで、法令や就業規則に則った労働時間を守れているかどうか、すぐに管理できます。
例えば、労働基準法第32条には、特殊な職種以外は「週40時間、1日8時間」の法定労働時間が定められていますが、勤怠管理システムがあればこの労働時間を順守できているかどうかを月の途中で集計・把握できます。

また、入力ミスや転記ミスがないため、正確な労働時間を把握・管理できることも法令順守の徹底につながります。

不正を防止

勤怠管理システムは勤務状況を正確に把握できるだけでなく、システム上に修正履歴も残るので、残業時間を水増ししたり、早退や欠勤を申告しなかったりするような不正を減らすことができます。

集計・計算を効率化

勤怠管理システムの導入によって、申請や計算作業を大幅に効率化できます。
これまで手作業で行っていた勤務時間や残業時間の集計、代休・有休の申請受付、取得状況や残日数の管理をシステム上で行うことで、担当者によるチェック作業の負担を減らせるからです。

また、給与計算ソフトと連携できる勤怠管理システムであれば、勤怠管理データを取り込むだけで残業代などを含めた給与計算を簡単に行うことが可能。
手作業や転記で残業代を計算していた会社にとっては、大きな業務効率化につながるでしょう。

入力・申請作業の簡易化

先述したとおり、勤怠管理システムでは申請・承認のワークフローをシステム上で行えます。

これにより、申請する側も承認する側も外出先で簡単に入力・申請・承認作業ができるようになります。
申請や承認のために外出先からわざわざ会社に戻る必要もなくなるので、無駄の削減にもなります。

人事と管理職の労務管理の負担軽減

勤怠管理システムがあることで、人事と管理職の業務負担を軽減できます。
なぜなら、勤怠管理システムがあれば従業員の労働時間が法令や就業規則に則っているかどうかをすぐに管理できて、その分の手間が省けるからです。

人事担当者や管理職は、従業員の残業時間の把握ために業務時間を集計・確認する必要がありますが、勤怠管理システムがあれば、労働時間の確認・集計をシステムが行ってくれるので業務がスピーディーに完結し、人為的なミスも減らすことが可能です。

勤怠管理システムの選び方

就業規則や労働環境に合うか

勤怠管理システムを選ぶときは、自社の就業規則や労働環境に合うものを選ぶのがポイントです。

勤怠管理システムは一般的な会社の勤務ルールを基準につくられていることが多く、自社に特殊なルールがある場合は、通常の勤怠管理システムを導入しても相性が悪くて効率化につながらない恐れがあります。

自社の就業規則や労働環境と勤怠管理システムの機能を照らし合わせて、相性が合うかどうかをよく検討するようにしてください。特殊な就業規則がある場合は、勤怠管理システムのカスタマイズ開発も視野に入れましょう。

サポート体制の充実

勤怠管理システムは、サポート体制が充実かどうかも大事なポイントです。サポートをしてくれる曜日や時間帯、またサポートの範囲が自社に合うかどうかを導入前に確認しておくのがおすすめ。

サポートが手厚いシステムやサービスを選べば、自社に勤怠管理のノウハウがなくてもスムーズに導入できるでしょう。

給与計算システムなどとの連携

勤怠管理システムと給与計算システムを連携させることができれば、労働時間や残業時間を集計してデータを取り込むだけで給与計算を行ってくれます。
すでに自社で給与計算ソフトを導入している場合は、そのソフトに連携できる勤怠管理システムを選ぶのがおすすめ。

また、連携させるのではなく、同じ勤怠管理システム内のプラン変更やサービスの追加によって、給与計算や労務管理もできる統合基幹業務システムを構築するという方法もありますよ。

まとめ

今回は、勤怠管理を簡易化するための方法をご紹介しました。

これまで一般的だったタイムカードやExcelへの入力による勤怠管理方法は、不正や入力ミスなどの問題が発生する可能性がありました。
しかし、勤怠管理システムを導入することで、そうした問題が起こりにくくなるだけでなく、労働時間の集計・確認作業が簡単になり、業務の効率化にもつながります。
勤怠管理システムを導入する際は、自社に合うかどうかをしっかりと見極めてくださいね。

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