何から始めればいい？今すぐ実践できる業務効率化の方法やアイデアをご紹介

近年、人手不足や働き方改革によって「業務効率化」の必要性が叫ばれています。
業務効率化に取り組めば、コスト削減や人材確保などのメリットを享受できるようになるからです。

しかしいざ業務効率化に取り組もうと思っても、何から始めれば良いのか分からないという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、今すぐ実践できる業務効率化の方法やアイデアを紹介します。
個人単位・組織単位で実践できる方法をピックアップしているので、業務効率化に取り組む経営者の方はぜひ参考にしてください。

業務効率化のメリット

労働時間・労働コストの削減

業務効率化によって業務の「ムリ・ムダ」を省けば、労働時間・労働コストの削減ができます。
社員の負担が軽減すれば、残業時間も減らすことが可能。経営者側は残業代を支払う必要がなくなるので、労働コストも削減できます。

コア業務への集中

バックオフィス業務の負担を減らせれば、社員がコア業務に集中できるようになります。
コア業務に集中できるようになれば、社員一人ひとりの生産性が向上して会社の事業拡大や利益アップにつながるはずです。

社員の満足度向上

業務の負担が減れば、社員の満足度アップにもつながります。
業務効率化に成功すれば、社員のワークライフバランスを実現しやすくなるからです。
社員の満足度向上は、社員のモチベーションアップにも良い影響を与えてくれるでしょう。

優秀な人材の確保

業務効率化を行うことで、優秀な人材を確保しやすくなります。
社員の満足度が高くてワークライフバランスの実現ができる職場として認知されれば、多くの人材が集まりやすくなって優秀な人材を見つけやすくなるからです。
また、社員の不満が溜まりにくい会社は離職率も低くなるため、優秀な人材の流出も防げるでしょう。

個人でできる業務効率化の方法

ショートカットキーの活用

パソコンを使用するときは、ショートカットキーを活用しましょう。
タイピングの手間を省いたり、操作を簡略化したりできます。
下記のショートカットキーは初心者でもすぐに覚えられるので、社内研修やセミナーで社員に教えてみてください。

「Ctrl」＋「A」→ 文章を全選択
「Ctrl」＋「N」→ ファイルの新規作成
「Ctrl」＋「F」→ 検索
「Ctrl」＋「Z」→ 操作を元に戻す
「Ctrl」＋「Y」→ 操作を先に進める
「Ctrl」＋「S」→ ファイルの保存
「Alt」＋「Tab」→ アプリやウィンドウを切替

スケジュールの管理

業務を行うときは、スケジュールをきちんと管理しましょう。

優先度の低い業務に時間を割いたり、逆に重要な業務にあまり時間を使えていないことは往々にしてあることです。

それこそがまさに、業務のムダにつながります。どの業務にどれくらいの時間を割いて、どこまで進めるかといった明確なスケジュール管理を行ってください。

辞書登録機能の活用

文書作成中によく使う単語や表現は、「辞書登録」するのがおすすめ。
辞書登録機能を使うと、よく使う単語や表現を予測変換してくれるようになります。

例えば、「いつもお世話になっております。」という表現は意外とタイピングが面倒です。
しかし辞書登録を活用すれば、「いつも」と打つだけで変換できるように設定可能です。こうすると文章作成のスピードが速くなるので、ぜひ試してみてください。

フォルダ分け機能を活用したメールの振り分け

メールボックスのフォルダ分けは、誰でも簡単にできる業務効率化の手法です。
毎日たくさんのメールが送られてくると、どのメールが重要か分からなくなってしまいます。

そういうときは、業務の優先度ごとにフォルダを作成してメールを振り分けておくと、どのメールに対応するか迷うことがなくなります。

また「対応済み」「未対応」のフォルダ分けをしておけば、既に対応しているメールを読み直すこともなくなるので、業務の時短につながるでしょう。

組織で行うべき業務効率化の方法

業務フローの可視化

組織で業務効率化に取り組むときは、はじめに業務フローの可視化を行いましょう。
業務フローを可視化してボトルネックとなっている部分を把握しなければ、どの業務を省けば良いのか分かりません。

まずは社内の業務内容を一覧にして、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけるのがポイントです。
そして、一覧にした業務をフローチャートにするのも有効。1日の業務の中で時間がかかっている部分が分かるので、業務効率化を進めやすくなるはずです。

定型タスクの自動化

来客登録、残業申請、会議室の予約など、毎日行うような定型タスクは自動化しておくのがおすすめです。

例えば、ExcelやWordでの申請書作成や、申請書の承認手続き、また書類やデータの保管は、意外と時間を取られてしまいます。
自動化によってこれらの手間を省けるようになれば、業務効率が格段に上がるでしょう。

定型タスクの自動化を行う場合、RPAの導入を検討してみてください。
RPAを導入すればバックオフィス業務などをPCが自動で処理してくれるようになるため、業務効率化に大きく貢献してくれます。

もしRPAの導入目的や効果が分からない場合は、RPAコンサルティングを活用するとよいでしょう。
RPAのコンサルティングでは、導入支援やRPAツールの選定、課題の原因究明に取り組んでくれます。

『BackofficeForce株式会社』では、クライアント向けにRPAによる自動化支援を積極的に取り入れているので、RPA導入を検討中の方は気軽に相談してみましょう。

ツール・システムの導入

ツール・システムの導入も業務効率化につながります。最近は社内のコミュニケーションや情報共有を円滑に行うために、チャットツールやグループウェアの導入が増えています。

「Slack」や「Chatwork」などのビジネスチャットツール、「サイボウズ Office」や「Google Workspace」などグループウェアは、メッセージの送信やデータの共有、社内のドキュメント共有、スケジュール管理などの効率化に一役買ってくれます。

また、タスク・プロジェクト管理サービスを利用するのもおすすめです。
部署やチーム単位でのタスクの管理を簡単に行えるようになります。
カレンダーやチャット機能も搭載しているため、タスク・プロジェクトの状況について社内全体で把握できるようになるでしょう。

オンラインアシスタント・アウトソーシングの活用

バックオフィスの業務効率化を行うために、オンラインアシスタントやアウトソーシングサービスを利用してみてはいかがでしょうか。

オンラインアシスタントは、総務、経理、人事などのバックオフィスの業務をオンライン上でサポートしてくれます。
定型業務のアウトソースだけでなく、未整備の業務フローを一緒に構築してくれるオンラインアシスタントもあります。

また「アウトソーシング」を利用して社外の優秀な人材にバックオフィス業務を代行してもらえば、社員がコア業務に集中できる環境を作れます。
アウトソーシングを上手に活用して、主要メンバーには生産性の高い業務に集中してもらいましょう。

業務効率化におすすめのバックオフィス支援サービス

バックオフィス業務全般をサポートしてくれる『BackofficeForce』

バックオフィス業務全般を効率化したい方には、オンラインアシスタント・秘書サービスの『BackofficeForce』がおすすめです。
庶務、財務、経理、人事・労務、総務などのバックオフィス業務全般をオンライン上でサポートしてくれます。

『BackofficeForce』は、税理士法人が母体となっている『BackofficeForce株式会社』が運営しています。
公認会計士や税理士が監修したクオリティの高いサポートを受けられるのが特徴です。『BackofficeForce株式会社』では正社員採用にこだわっており、各スタッフが専門性の高い知識を有しているのも魅力です。

『BackofficeForce』を利用するときは、月7.5万円という小ロットの依頼も可能です。
お試しでオンラインアシスタントを使ってみたいという方は、月7.5万円から利用してみるとよいでしょう。

常駐型アウトソーシングサービス

社内リソースだけで業務効率化に取り組めない場合は、BackofficeForce株式会社のアウトソーシングサービスを活用してみてはいかがでしょうか。
業務のクオリティと信頼性の高さが魅力です。

アウトソーシングサービスは、専門性の高いスタッフが会社に常駐してくれるのが嬉しいポイント。優秀な人材がオフライン業務にいつでも対応してくれるので、業務効率化をスピーディーに進められます。訪問頻度や回数、時間などの希望を気軽に相談できるのも大きなメリットです。

先ほど紹介した『BackofficeForce』と同様、BackofficeForce株式会社では専門知識を持った優秀な正社員が業務をサポートしてくれます。

まとめ

今回は、すぐに実践できる業務効率化の手法やアイデアを紹介しました。

業務効率化は個人で取り組めること、組織で進めるべきことがあります。
まずは取り除くべき業務のムリやムダを洗い出し、どの業務の効率化から着手すべきかをきちんと検討してください。
その上で、今回紹介した手法やアイデアを実践しながら業務効率化を進めていくと良いでしょう。