経費精算を簡易化するためにはどうすればよい？業務改善に役立つおすすめの方法を紹介します

企業活動には、経費精算の処理がつきものです。

従業員が出張時に要した旅費や宿泊費の精算、得意先訪問時の手土産代の精算など、様々な場面で経費精算が必要になります。

経費精算は申請者、承認する上長、管理や記録をする経理と複数の人が関わるため、ミスが起きやすい、やり直しが多い、チェックが大変などの問題を抱えがちです。

この経費精算の手続きに苦労している経理担当者も多いのではないでしょうか。

経費精算の手続きを簡易化するためにはどうすればよいでしょうか。社内の業務改善に役立つおすすめの方法を紹介します。

経費精算をスムーズに行うために必要なこととは

経費精算の手続きを簡易化して、間違いを少なくスムーズに進めるにはどのようなポイントに留意すればよいでしょうか。

経費精算手続きの簡易化の方法は様々考えられますが、以下に一般的に取り組まれている方法を3種類紹介します。

• 社内のルールをわかりやすく周知する
• 書類を減らし電子化を推進する
• 経費精算システムを導入する

これらは、上記のうちいずれか1つを試すというよりも、組み合わせた対策を採用することで効果が高まります。

社内のルールをわかりやすく周知する

経費精算をスムーズに行うための対策の1つ目は、社内の経費精算におけるルールをわかりやすく周知することです。

経費精算の手続きは、企業ごとにルールを設けて実施するのが一般的です。

企業によっては非常に煩雑でパターンも多く、間違いが多く発生してしまうケースもあります。
処理の誤りが多いと、チェックの立場である経理部門への負担が大きくなってしまいます。

誤りを未然に防ぐためには、経費精算の社内ルールを分かりやすく周知することが必要です。

明瞭なマニュアルを用意して各部課に配布するなど、ルールの周知及び共有を図りましょう。

書類を減らし電子化を推進する

経費精算をスムーズに行うための対策の2つ目は、紙の提出物を減らし電子化を推進する方法です。

経費精算で必要な書類といえば、領収書やレシートが代表例でしょう。これら帳票類の提出のルールが煩雑なために、手間が増えてしまっている企業は少なくありません。

手続きの簡易化において、紙面の電子化は非常に有効な方法といえます。

領収書やレシートをスキャンしてデータ化することで、保管や提出が容易になったり、紛失のリスクを減らすことができます。

経費精算システムを導入する

経費精算をスムーズに行うための対策の3つ目は、経費精算システムを導入する方法です。

近年は、様々な専門業者が経費精算に特化したシステムを提供しています。

経費精算システムの特徴として、精算の事務処理を最大限に簡易化し、担当者の負担を軽減できる点が挙げられます。

近年は、クラウド型の経費精算システムが主流となっており、担当者・部署責任者・管理部門担当者・上長といった承認フローもオンラインで行えるようになっています。

担当者の負担軽減だけでなく、チェック・承認側の負担軽減及びデータの「見える化」を推進できるなど多くのメリットがあります。

経費精算システムの導入で業務の簡易化が図れる理由とは

経費精算の簡易化において、経費精算システムを導入する方法を紹介しました。

経費精算システムを導入することで、どのような理由で業務の簡易化が図れるのでしょうか。

以下に、経費精算システム導入におけるメリット・効果を紹介します。

• 手続きの簡略化
• 現金の取り扱いの減少
• 仕訳が自動で作成される

経費精算システムのメリットを理解して、効率よく活用しましょう。

手続きの簡略化

経費精算システム導入のメリットとしては、手続きの簡略化が挙げられます。

経費精算の手続きは、煩雑になりやすいです。

領収書の整理・社内ルールに則った精算金額の算出・伝票の作成・帳票類の保管など、事務手続きが多く発生します。

経費精算システムを導入すれば、これらの煩雑な手続きを大幅に削減することができます。

事務手続きを軽減することで、社内のリソースをよりコア業務に集中できるようになります。

現金の取り扱いの減少

経費精算システムを導入することで、現金の取り扱いを減らすことができます。

経費精算システムには様々な種類があり、機能も様々です。

近年は、精算金額があらかじめ登録した従業員の銀行口座に振込されるシステムが主流になってきています。

これにより、現金による出金手続きを減らすことができます。

経理担当者の事務処理軽減に加え、現金の受け渡しにおけるトラブルを未然に回避できるなどのメリットが期待できます。

仕訳が自動で作成される

経費精算システムを導入することで、仕訳が自動で作成されるという点も大きなメリットといえます。

企業の経理は、複式簿記に則って仕訳が行われます。

取引内容ごとに勘定科目が決まっており、借方・貸方に適切な科目を当てはめていかないといけません。

これは簿記の知識がなければ、正しく行うのが非常に難しい業務です。

そこで経費精算システムを導入すれば、単純な入力内容で自動的に仕訳が作成されるので、業務を大幅に簡易化することができます。

経費精算システム導入の際に注意するポイント

経費精算システムは、事務手続きを簡易化し業務効率を高められる有効なツールです。

しかし、導入する際には注意するべきポイントがいくつかあります。

導入すればすぐに効果が表れるというわけではなく、適切な準備をする必要があります。

経費精算システムを導入する際の注意点について、以下に3項目紹介します。

• 自社に適した設定・既存システムとの連携
• 承認フローの設定
• 入力精度の確保

システムの導入効果を最大限に高めるために、適切な準備をしましょう。

自社に適した設定・既存システムとの連携

導入する経費精算システムが、自社の業務内容に適した設定になっているか、あるいは既存システムとの連携が取りやすいか、検討する必要があります。

例えば、従業員の出張が頻繁に発生する企業において、旅費精算がしづらいシステムを導入していては効率が上がりません。

また、すでに利用しているシステムと連携を取ることで、さらに業務効率を高められる場合もあります。

自社の状況や既存システムとの相性をよく検討して、適切なシステムを選択しましょう。

承認フローの設定

経費精算システムにおける承認フローを、適切に設定することも重要です。

担当者が作成した精算データは、オンラインで承認を得る形式が主流になっています。

承認の人員を少なくすれば、短時間で最終決済まで完了し、スムーズな処理を行うことができます。

しかし、スムーズだから良いというわけでなく、チェックすべき役職を省くことは適切ではありません。

承認フローを設定する際には、手続きのスムーズさと内部チェックの充実の両面をバランスよく考慮する必要があります。

入力精度の確保

いかに優れた経費精算システムであったとしても、入力する担当者の精度は一定以上に確保しないといけません。

経費精算システムの入力画面は、誰が見てもわかりやすい簡易化されたものが多いですが、それでも一定のルールは必要になってくるでしょう。

誰が見てもわかりやすいマニュアルを導入して周知することで、入力の精度を高められます。

システム導入の前に、入力方法の説明会を社内で開催するなど、処理方法の周知を効果的に行ないましょう。

まとめ

どんな会社でも、多かれ少なかれ経費精算の手続きは発生するものです。

経費精算の手続きを簡易化するためには、社内ルールの周知や書類の電子化、経費精算システムの導入が効果的です。

経費精算システムは様々な会社がサービスを提供しています。単に導入すればいいというわけではなく、自社の状況と既存システムとの相性を考慮して、適切なシステムを選択することが大切です。

専門家に相談してみる

経費精算はさまざまな方法で簡易化することができます。電子化や自社に合ったシステムを導入できれば良いですが、新しいルールやシステムの導入には手間がかかります。

そもそも人手が足りない、営業やマーケティングなどのコア業務に従業員を注力させたいという場合は、経理精算などのバックオフィス業務に特化した専門のサービスを利用するのも有効な方法です。

オンラインアシスタント・秘書サービスの「BackofficeForce」は、経理、総務、人事・労務などのバックオフィス業務の代行サービスです。公認会計士による運営/監修で、高い専門性と信頼性が特徴です。経費精算業務の効率化に合わせて、検討してみてはいかがでしょうか。