残業時間とモチベーションの関係とは？業務効率化との関連性と合わせて解説。

政府の働き方改革推進に伴い、労働者の意識も大きく変わりました。仕事が最優先という価値観が主流だった時代はもう過去の話です。
現在は、仕事とプライベートのバランスを重要視する価値観が、社会全体で共有されるようになっています。

それに伴い、残業についても真剣に考えられるようになりました。
かつては多くの企業で残業は当たり前のものでしたが、残業の問題点・デメリットの深刻さが認知されるようになり、残業時間を減らしていく風潮が出来上がりつつあります。

残業は従業員にさまざまな悪影響をもたらし、モチベーションを大きく下げてしまいます。
モチベーションの低下は、放っておけば会社の業績低下、人材の喪失などさまざまな問題を引き起こしかねません。

この記事では、どうして残業がモチベーションを低下させるのか、どうすれば残業時間を減らせるのかについてお話しします。

残業時間がモチベーションを下げる理由

なぜ残業時間が増えると、従業員のモチベーションが著しく下がってしまうのか。その理由について解説します。

プライベートの時間が減ってしまう

まず第一に、残業時間が増えるとプライベートの時間が減ってしまいます。

プライベートな時間は心身を健康に保つ上で非常に重要です。
体を休めたり、趣味に打ち込むことで、従業員は活力を得ることができます。

特に、若年層は給与や会社の地位よりも、プライベートを大切にする傾向があります。
そのため、プライベートの時間はより重要なものになっています。

好きなことができる自由な時間は、人間であれば誰でも必要なものです。
残業は労働時間を増やす代わりに、自由な時間を失うことに他なりません。

健康に悪影響が出る

残業時間の増加は、従業員の健康を損なうおそれがあります。

残業が増えることにより、睡眠・休養・家庭生活のための時間が減少します。
それにより、健康管理がむずかしくなり、慢性的な疲労や病気の原因となってしまいます。

一般に、週の労働時間が60時間を越えると、健康障害のリスクが上がるとされています。※

健康に問題がある状態が続けば、労働のモチベーションを維持するのは著しく難しいでしょう。

業務効率が低下するから

労働時間が増えると、肉体的・精神的疲労からパフォーマンスが落ちてしまいます。
そのため、労働時間を増やしても、思うように生産量は上がりません。

そのような低いパフォーマンスが慢性化すると、労働に対するモチベーションは下がってしまいます。
逆に、心身が健康な状態で、常に高いパフォーマンスを出せれば、高いモチベーションを維持しやすいでしょう。

残業時間を減らすことで得られるメリット

残業時間を減らすことには、どのようなメリットがあるのでしょうか。具体的に解説します。

生産性が向上する

残業時間を減らすことで、従業員の生産性が向上します。

前述の通り、残業が常態化した職場ではモチベーションが大きく低下するだけでなく、健康面にも悪影響を与えます。
そのため、長時間働いているのに、思ったより成果が上がらない状態になってしまいます。

残業時間を減らすことで、従業員のモチベーションを向上させ、健康な状態での労働が可能になります。
結果として、短い労働時間での高い生産性が実現できるでしょう。

人件費を抑えられる

残業代を抑えることができるので、人件費の削減になります。
残業代は月の残業時間に応じて、割増分を従業員に支払わなければなりません。
そのため、同じ生産性であっても、割増分だけ利益率は落ちてしまいます。

残業を少なくすることで、高い利益を上げることができます。

社員定着率が向上する

社員定着率の向上も大きなメリットです。

残業時間が少ない環境では、従業員はプライベートを楽しみ、健康的な生活を送ることができます。
そのため、ストレスが少なく、モチベーションの高い理想的な状態で業務がおこなえるようになるのです。

結果として、ストレスや病気での離職が少なくなり、社員の定着率が向上します。

残業時間を減らすための３つの方法

このように、残業時間を減らすことには、非常に大きなメリットがあります。
しかし、わかっていても残業時間を減らせないと悩む方も多いと思います。

どのようにして残業時間を減らせばよいのでしょうか。代表的な方法を解説します。

業務内容の見直し

業務内容の見直し・改善をおこなうことで、作業時間を削減できます。

作業手順を整理して、問題点がないか探してみましょう。
よくよく調べてみると、今は不要になった作業、重複している作業、無駄の多い作業が隠れているかもしれません。
それらを取り除いたり改善することで、同じ成果をより短い時間で出せるようになります。

この方法のメリットは、一度改善すれば、継続的に効果を発揮するということです。
コストも発生せず、始めるハードルも低いため、最初に取り組むべき対策と言えます。

ITツールの活用

オンラインミーティングやクラウドサービスといったITツールを利用することで、作業時間を大幅に削減することができます。

例えば、業務時間内での移動には人件費が発生しています。ミーティングのために会議室に集まるだけでも、コストがかかっているのです。

この問題はオンラインミーティングツールを活用することで劇的に改善されます。
インターネット環境があればどこでもミーティングに参加できるため、移動時間を大幅に削減することができます。

別の例として、申請書など紙媒体でのやり取りは、社内でしかおこなえません。
そのため、外回りやテレワークの多い職場では、業務が滞るおそれがあります。

この問題に対して、クラウドサービスを導入すれば、社外からでも業務をおこなうことができるようになります。
オンライン申請書システムを活用し、申請・承認作業をオンラインで完結できるようになれば、どこでも業務が行えるため、場所の問題で業務が滞る心配がなくなります。

アウトソーシングの活用

外部リソースを活用することで、従業員の負担を減らすことができます。アウトソーシングとは、業務を部分的に社外に委託することです。

代表的なものは、オンライン秘書のような業務代行サービスです。経験を積んだスタッフがバックオフィス業務をはじめとしたさまざまな業務に対応してくれます。

アウトソーシングのメリットは、必要な分だけ利用できることです。従業員の残業を減らすために、過剰になっている業務だけ外部に任せるという使い方ができます。そのため、余分な費用を発生させずに済みます。

また、即戦力の人材が業務にあたるため、新規雇用と違って教育期間が不要な点も大きな魅力です。

残業時間を減らすことで、従業員のモチベーションは大きく向上する

残業による過度な労働時間の増加は、職場環境に悪影響を与えます。
特に、従業員のモチベーションの低下、健康面でのリスク増加は深刻です。残業が慢性化すると、生産性の低下を招き、さらに残業を増やさなければならないという悪循環に陥ります。

残業を減らすことで、社員のモチベーションと生産性を向上させることができます。
その結果として、残業をする必要のない職場環境を作ることができるのです。

今回ご紹介した方法は、比較的はじめるハードルが低いものです。
できそうなことからはじめ、残業をしなければならない職場から脱却し、従業員が高いモチベーションをもって働ける環境を目指しましょう。

※参考文献　 長時間労働による健康障害｜健康トピックス｜新着情報｜新潟ウェルネス