ペーパーレス化を進めたい！すぐに始められるペーパーレス化の方法を紹介。

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多くの企業がペーパーレス化をはじめ、紙依存の業務から抜け出そうとしています。

しかし、ペーパーレス化は始めるハードルが高く、なかなか踏み切れないという人もいるでしょう。その場合は、まずは小さなところからペーパーレス化を始めるのがおすすめです。

スモールステップで始めることで、今後のペーパーレス化の作業感がつかめるようになります。

今回は、すぐにペーパーレス化できる業務と、具体的な始め方についてお話しします。

すぐペーパーレス化できるものの特徴

ペーパーレス化をしやすいもの、と言われてもピンとこないかも知れません。ここでは、ペーパーレス化しやすい書類の特徴について解説します。

業務内容を大きく変更しないもの

1つ目が、ペーパーレス化のために業務内容を大きく変更する必要がない書類です。

普段からパソコン上で書類を作成しているものや、紙媒体と電子ファイルでレイアウトが変わらないものは、電子化しても影響が少ないと言えます。

例を挙げると、以下のような書類です。

• 請求書
• 納品書
• 見積書
• 契約書

これらの書類は、わずかな業務内容の変更で、ペーパーレス化が実現できます。

たとえば、以下のような方法です。

• 今までは印刷して保管していたものを、データのままサーバーに保管する。
• 他社から受け取ってファイリングしていた書類を、スキャンしてサーバーに保存する。

業務内容を大きく変更しないペーパーレス化は、従業員への負担が少ないため、導入のハードルが低いと言えます。

ペーパーレス化の練習にもなるので、最初のステップとしておすすめです。

社内で運用しているもの

社内で完結する書類も、ペーパーレス化しやすいと言えます。

社外とやり取りする書類は、相手方の都合でペーパーレス化がうまくいかないことがあります。

たとえば、元請けの規定で紙での保存が義務付けられている場合は、その書類はペーパーレス化できません。そのような外部の事情に左右されるものは、ペーパーレス化には適していません。

一方、社内のみで運用している書類は、自社の裁量でルールを変更できるため、ペーパーレス化は容易です。

たとえば、以下のようなものが挙げられます。

• 稟議書
• 経費申請書
• 日報・週報
• 業務マニュアル
• 会議資料

ただし、承認作業を押印でおこなっていた場合は、電子印などそれに代わる方法が必要なことは、留意しておきましょう。

電子化に必要なもの

書類を電子化するために必要なものを解説します。

紙媒体を電子化するツール

既存の紙媒体を電子化するために、スキャナーが必要です。

スキャナーのスペックは、それほど高いものでなくてかまいません。ただし、電子帳簿保存法では、国税に関する書類は200dpi以上、256階調以上（24ビットカラー）での読み取りが必要と規定されています。

スキャナーを選ぶときは、この規定を参考にするといいでしょう。

また、OCRツールの導入もおすすめです。OCRは、画像データから文字を読み取る技術です。

スキャナーで取り込んだ書類は、画像データであり、テキスト情報を持っていません。そのため、書類の内容を検索したり、コピーして利用することができません。

画像データのままだと、目視で書類内容を調べたり、手入力で内容を転記するなど、非効率な作業が必要になります。

OCRによって画像データから文字情報を読み取ることで、電子化した書類をテキストとして活用できるようになります。

興味があれば、OCR機能が搭載されたスキャナーか、OCRソフトウェアの購入を検討しましょう。

電子データを保存・管理するデータ保管スペース

つぎに、電子データを保存するスペースを用意しましょう。

大事なポイントは、「従業員が必要なときにアクセスできる」ということです。

既に社内にファイルサーバーがあるなら、そのまま利用してもいいでしょう。しかし、社内ファイルサーバーは、社内ネットワークに接続しなければ利用できません。

そのため、テレワークや外出の多い人は、データの利用がむずかしくなってしまいます。

おすすめはオンラインストレージです。オンラインストレージは、インターネット上のデータ保存スペースを利用できるサービスです、インターネットにアクセスできればいつでも利用できるので、時間も場所も選びません。

オンラインストレージはメンテナンスや細かい設定が不要なため、導入のハードルが低いのも特徴です。

そのため、すぐペーパーレス化を始めたい場合は、オンラインストレージが適しています。

閲覧・編集ができるデバイス

最後に、電子データを閲覧・編集できるデバイスを用意しましょう。

と言っても、パソコンがあれば大きな支障はないため、必ずしも新しく購入する必要はありません。

業務形態によっては、追加でデバイスを導入した方が便利な場合があります。

営業などで外出が多い場合は、タブレットがあると便利です。資料やパンフレットをすぐにサーバーから取り出せるので、営業先に合わせたプレゼンがおこなえます。

また、会議室にプロジェクターを設置することで、会議の資料配布の必要がなくなります。いつでもサーバーからデータを取り出せるので、予定になかった資料が必要になっても、会議中に離席して印刷する必要もありません。

デバイスを活用することで、ペーパーレス化をより便利にできます。従業員の声なども汲み取って、有用なデバイスを選ぶようにしましょう。

ペーパーレス化をはじめる前にやっておくべきこと

ペーパーレス化は事前準備がとても重要です。見切り発射でペーパーレス化をすすめてしまうと、かえって逆効果になってしまいます。

ペーパーレス化前にやっておくべき重要なことを解説します。

得られる効果を明確にする

ペーパーレス化によって、どのような効果があるのかを明確にしましょう。例として、ペーパーレス化で得られる代表的な効果を紹介します。

• コスト削減
  プリンター、シュレッダーなどの機器代、メンテナンス費用、紙やインク代が節約できます。
• 業務効率の向上
  印刷・保管の手間がなくなります。
  ファイルサーバーを介して、書類の共有が一瞬でできるようになります。
• データの管理がしやすくなる
  データを一元管理し、資料の所在や更新履歴などがひと目で分かるようになります。
• データにアクセスしやすくなる
  デバイスがあれば、すぐにデータにアクセスできます。
  同じ資料を同時に閲覧できるようになります。
• オフィスの利用可能なスペースが広くなる
  資料を物理的に保管する必要がなくなるため、空いたスペースを有効活用できます。

得られる効果がわかったら、具体的に数値化しましょう。

「コストがどれくらい削減できるのか」

「作業時間がどれだけ減るのか」

現在の業務と比較することで、ペーパーレス化の効果が明確になります。

ペーパーレス化に必要な準備を整理する

ペーパーレス化までに必要な準備を洗い出し、どれだけの作業量になるかを明確にしましょう。必要な作業は、大きく分けて下記の３つです。

運用ルールの策定

1つ目は、運用ルールの策定です。従業員の混乱、トラブルを避けるために、明確な規定を定めなければなりません。

そのためには、現在の業務実態の調査、ペーパーレス化によって変わる業務内容の整理、必要なルールの策定が必要です。ただし、この作業は他部門との頻繁な連携が必要なため、時間の算出が難しくもあります。他の作業と平行しておこなうなどして、スケジュールを長めにとっておくとよいでしょう。

電子データにアクセスできる環境の整備

次に、電子データにアクセスできる環境の整備です。データを保管するファイルサーバーの準備、デバイスの用意などがこれにあたります。

購入だけでなく、設定作業も忘れてはいけません。ファイルサーバーでは、従業員分のアカウントを作成し、目的別にフォルダを用意します。必要に応じて、フォルダごとに、アクセス権の設定もおこないます。

デバイスについては、初期設定や、セキュリティソフトのインストール、従業員分のアカウントの作成などが必要です。これらにかかる時間を、シミュレーションをしながら算出しましょう。

電子化作業

既存の紙媒体資料を電子化するのに、どれぐらいの作業が必要か予測します。

電子化対象の資料の量、電子化にかかる時間、不要になった紙媒体の破棄コストなど、電子化の一連の業務をリストアップしましょう。

可能であれば、実際に電子化作業をおこなって記録を取ることで、予測の精度を高められます。

本当にペーパーレス化が有益か、よく検討する

ペーパーレス化で得られる効果と、必要な作業量が算出できたら、ペーパーレス化をすべきか検討します。おこなう価値があると判断したら、ペーパーレス化に踏み切ってよいでしょう。逆に、得られる効果に対して必要な作業が多すぎる場合は、導入を見送るべきかもしれません。

ただし、ペーパーレス化を今後も進めていく予定であれば、今回の効果が小さいものでも、導入する意味はあります。

運用ルールや環境整備は、新しく業務をペーパーレス化する際に役立つからです。今回策定したルールは今後も活かせますし、作成した従業員アカウントはそのまま利用することができます。

最初の準備さえ整えば、次のペーパーレス化は容易になります。将来の展望も見据えた上で、検討するようにしましょう。

すぐできるペーパーレス化で、効果を実感しよう

本格的にペーパーレス化をおこなうには、社内全体を巻き込んだ大きな転換が必要になります。しかし、いきなりペーパーレス化を大規模に始めると、従業員がついていけずに失敗する恐れもあります。

まずは小さく始め、ペーパーレス化とはどういうものかを実感してみましょう。段階的にペーパーレス化をすることで、従業員の負担を最小限にすることができます。

※参考資料

電子帳簿保存法　スキャナー要件