バックオフィストータル支援サービス「BackofficeForce」の導入事例（株式会社慶應イノベーション・イニシアティブ 様）

山岸様：2023年までは社員数10名ほどの小規模体制であったことと、売上規模もまだそこまで大きくなかったため、経理と総務の兼任担当1名と、私と満留で対応してきましたが、2023年10月に3号ファンドを設立したことで事業規模が倍以上になり、社員数も2024年の前半には倍の20名になり、バックオフィスの負担が高くなってきていることを感じました。

その中で、例えば給与を毎月きっちり振り込むとか当たり前のことも1人に依存している体制ではリスクがあると考えていた一方、まだこの規模で専門人材を新たに採用し人員を増やすのも過剰かなとも思っていました。
ただ、高いクオリティを求めたいということと安定させたいという思いがあり、アウトソースを本格的に検討しました。

山岸様：正直、会計事務所と社労士事務所を持っているアウトソース企業と比較していました。ただ、その企業は決算と税務申告はおこなっていただけるものの、月次のオペレーション業務は対応できませんでした。
御社は税理士法人というしっかりとしたバックボーンを持ちながら、月次オペレーションの実務に加え業務改善までご支援いただけるということで、ご依頼させていただきました。

山岸様：2024年7月から御社と取り組みを開始して半年ですが、属人化していた業務のマニュアル作成や定型化を進め、月次オペレーション業務を社内担当者と御社とで分業する形で切り出して新たな業務フローを整備し、実務を推進してもらっています。

また、これまで弥生会計のスタンドアローン型を使用していたところから、マネーフォワードやバクラク等のクラウドシステムの導入・移行を進めていただき、一気に効率化が進みました。

今はシステム化の第2弾として、バクラクの別機能を追加した業務フローのさらなる改善に取り組んでおり、より社内の従業員の手間を減らし効率化できるように、より月次決算を早く締めていけるように、といった観点で一緒に進めております。

山岸様：規模が倍以上になっているにも関わらず、御社に作業をお任せできていることで弊社担当の作業負荷もストレスも大幅に削減でき、月次業務がスムーズに行えるようになったことがまずは良かったと思っています。

御社から業務フローや作業のやり方の改善をご提示いただいた部分を少しずつ変えていき、明らかに業務効率化が進んでいることも実感しています。

満留様：具体的には、債務計上・支払を行う際にリストへ5回入力していたものが、1回入力＋データ連携で対応できるようになったり、前払費用計上を行う際に使用していた管理表を改善いただき、これまで複数シート（約50シート）に1件ずつ手入力していたものが1シートに集約、仕訳CSV取込で対応できるようになったり、業務工数は大幅に削減できています。

これらによって、月次決算を前倒しで進められるようになり、取締役会への報告前倒しも見えてきました。

山岸様：もし御社にお願いさせていただかなかったらバックオフィスが崩壊したかもしれなかったので、まずはお願いして本当によかったと思います。
今後も更なる業務改善と安定化を一緒に取り組んでもらい、その他の業務もマルっとお願いできたらありがたいですね。