【2023年最新版】オンラインアシスタントとは？特徴や選び方、おすすめのサービス5選を紹介！

近年、オンラインアシスタントを導入する企業が増えています。

オンラインアシスタントはバックオフィス業務を幅広くカバーしてくれるため、コア業務に集中できると評判です。
「自社でもオンラインアシスタントを利用したい」と考えている方も多いのではないでしょうか。

しかし、具体的なメリットやデメリットがわからない・どのサービスを選べば良いか判断できないなどのお悩みをお持ちの方も多いかもしれません。

そこで今回は、オンラインアシスタントを利用するメリット・デメリットや、サービス選定時のポイント、おすすめのオンラインアシスタントなどを紹介します。
オンラインアシスタントの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

オンラインアシスタントとは

はじめにオンラインアシスタントの特徴や依頼できる業務範囲など、サービスの基本情報を紹介します。

オンラインアシスタントの特徴

オンラインアシスタントとは、インターネットを利用して企業の業務をサポートしてくれるサービスです。
秘書・総務・経理・人事など幅広いバックオフィス業務をオンライン上でカバーしてくれます。

オンラインアシスタントの大きな特徴が、高いスキルをもつ人材を、必要なタイミングで必要な量だけ利用することができる点です。
中小企業ではバックオフィス人材の採用教育に課題を持つケースが珍しくありません。オンラインアシスタントは依頼業務に合わせて最適な人材をアサインできるため、人手不足の解消や採用教育コストの削減などに役立ちます。

オンラインアシスタントの業務範囲

オンラインアシスタントに依頼できる業務範囲として、以下の5つが挙げられます。

• 秘書業務
• 経理・財務
• 人事・労務
• 庶務・総務
• その他アシスタント業務

それぞれ詳しく解説します。

秘書業務

秘書は経営者・役員・管理職などの多忙な人がコア業務に専念できるよう、各種調整やサポートなどを行う役割です。
オンラインアシスタントの場合、総務担当者のサポートとして導入されるケースもあります。

オンラインアシスタントに依頼できる秘書業務として、以下の例が挙げられます。

• スケジュールの調整
• 出張手配（交通機関やホテルの予約など）
• 会食手配（レストランのリサーチや予約など）
• 議事録や資料の作成
• メール対応
• 電話対応

経理・財務

経理・財務は会社のお金を管理する重要な業務ながらも、人材確保が難しい業務のひとつです。専門知識や経験が必要な役割であるため、経験者の採用・自社での育成ともに容易ではありません。

経理・財務についても、オンラインアシスタントに依頼が可能です。主な業務範囲として、以下の例が挙げられます。

• 記帳代行
• 売掛金や買掛金の入金・支払消込
• 請求書の発行、請求・支払管理
• 各種振込・納付代行
• 月次締め処理

恒常的なサービス利用ではなく、月末や期末などの業務が多忙になるタイミングにスポットでの依頼も可能です。

人事・労務

人事・労務は人材確保から既存社員の管理など、人材に関する重要な役割です。
人事・労務業務に関しても、幅広い範囲をオンラインアシスタントに依頼できます。

オンラインアシスタントに依頼できる人事・労務業務の例を紹介します。

• 給与計算
• 社会保険関連手続
• 採用関連事務手続
• 応募者対応
• スカウトDM送信代行
• 勤怠管理

人事・労務はオンラインで完結できる業務が多いため、依頼できる範囲が広いです。

庶務・総務

庶務・総務に該当する業務は細々としたものが多く利益に直接影響もしないため、優先度が低くなりがちです。
しかし日々の業務をスムーズに進めるためには欠かせない業務でもあります。

このように社内でのリソース確保が後回しになりがちな庶務・総務関連は、オンラインアシスタントに依頼するのが便利です。具体的な業務内容として、以下の例が挙げられます。

• 役所など各種機関とのやり取り
• 書類・データ整理
• 反社チェック
• 契約書製本
• 議事録作成

その他アシスタント業務

これまで紹介したバックオフィス業務以外にも、さまざまなアシスタント業務が依頼可能です。オンラインアシスタントに依頼できるその他業務の例を紹介します。

• 営業アシスタント
• マーケティング業務のサポート
• Web運用の代行・サポート

なお、オンラインアシスタントに依頼できる業務の範囲は、サービスや運営会社によって異なります。事前に依頼できる業務範囲の確認が必要です。

オンラインアシスタントのメリット

オンラインアシスタントを活用する主なメリットとして、以下の3つが挙げられます。

• コア業務に集中できる
• 人件費や採用コストの削減
• 専門知識が必要な業務も可能

それぞれ詳しく解説します。

コア業務に集中できる

オンラインアシスタントを利用する大きなメリットのひとつが、コア業務に集中しやすくなることです。
特に、規模が小さく一人の社員がいくつもの仕事を兼務しているような会社で、実感しやすいメリットといえます。

バックオフィス業務はお金に直接関係しない一方で、会社に欠かせない・手続きや期日が厳格なものが多いです。
そのため優先度が高くなりがちであり、結果として会社としてやるべきコア業務に割ける時間が少なくなってしまうケースが多く存在します。

バックオフィス業務をオンラインアシスタントに依頼することで、事業を成長させるためのコア業務に集中して取り組むことができます。
特に起業時や新プロジェクトの発足時など、コア業務にしっかり時間を割くべきときは、オンラインアシスタントの活用がおすすめです。

人件費や採用コストの削減

オンラインアシスタントの導入は、人件費や採用コストの削減にもつながります。
オンラインアシスタントの費用相場を時給換算すると、平均して3,000円〜5,000円となります。一見するとオンラインアシスタントは割高に感じるかもしれません。

しかしオンラインアシスタントの導入には、以下のように人件費・採用コストの削減につながるさまざまな要素があるのです。

• 求人広告の出稿費や人材紹介サービスに支払う成果報酬型費用などが不要
• 社会保険料の負担が不要
• 業務に必要なPCやソフトなどの機器はサービス提供側が用意
• 入社後の社員教育に必要なコストやリソースが不要

オンラインアシスタントの導入は、自社でバックオフィス人材を採用するよりも、総合的に見て低コストで済む可能性が高いです。

専門知識が必要な業務も可能

オンラインアシスタントには、スキルや専門知識を持った優秀な人材が多いため、専門的な業務も安心して依頼できます。

バックオフィス業務には、経理・財務など高度な専門知識を要する業務も存在します。
また人事・労務などの業務は、法律変更も頻繁に行われるため、情報のアップデートが必須です。専門知識が必要な職種を自社内で育成するのは難しいうえ、経験者を採用するのはコストがかかる・そもそも人材不足で採用が難航する恐れが大きいです。

オンラインアシスタントに依頼すれば、専門知識が必要な業務も高いクオリティで仕上げてもらえます。
自社での採用・教育コストをかける必要がないため、自社の負担を最小限に抑えられます。

オンラインアシスタントのデメリット

オンラインアシスタントは多くのメリットがある有益なサービスではありますが、デメリットがゼロなわけではありません。
オンラインアシスタントのデメリットとして、以下の3つが挙げられます。

• 通信環境や連絡ツールの整備が必須
• 不慣れだとコミュニケーション面で戸惑う
• オンラインでは対応できない業務がある

デメリットについてもそれぞれ詳しく解説します。

通信環境や連絡ツールの整備が必須

オンラインアシスタントはインターネットを介してサービスを提供するため、通信機器や通信環境、ツールの整備が必要です。現代の会社でインターネット環境がないことはあまり考えられませんが、連絡ツールやデータ共有方法は、慣れていないと苦戦することもあります。

オンラインアシスタントは業務の効率化やコスト削減などに効果的です。しかしサービスの導入に際して、通信環境や連絡ツールの整備など、一時的にさまざまな負担が発生する点はデメリットといえます。

不慣れだとコミュニケーション面で戸惑う

オンラインでのコミュニケーションに不慣れな場合、コミュニケーション面で戸惑う恐れが大きいです。

オンラインアシスタントはオンライン上でのコミュニケーションが基本となるため、担当者の顔が見えません。相手の表情や雰囲気を察知できないので、慣れるまでに時間がかかってしまうケースがあります。

チャットツールなどでリアルタイムに連絡できるとはいえ、同じオフィス内ですぐに声かけできる状況に比べ、多少の不便を感じる可能性も高いです。
チャットツールなどでのコミュニケーションに慣れていない方ほど、伝えたつもりが伝わっていないなどといった状況が発生しやすくなり、結果的に期待していた業務を依頼しきれないことがあります。

オンラインアシスタントを上手く活用するためには、なるべく早いうちにオンライン上のコミュニケーションに慣れておくことが大切です。

オンラインでは対応できない業務がある

オンラインアシスタントはバックオフィス業務すべてに対応できるわけではありません。あくまでオンラインで完結することが前提であるため、オンラインで対応できない業務については、自社で実施する必要があります。

オンラインで対応できない業務の例として、総務や庶務に該当する来客対応、秘書に該当する会議室のセッティングなどが挙げられます。また紙資料を使う必要がある業務については、資料の整理や郵送などの対応が必要です。

オンラインでは対応できない業務の存在を認識する必要があります。

オンラインアシスタントの選び方

オンラインアシスタントを上手く使いこなすためには、自社に合うサービスを選ぶことが大切です。
オンラインアシスタントを選ぶ際に押さえたいポイントとして、以下の3点が挙げられます。

• まずは依頼する業務を決める
• 対応業務の範囲・人材の質（自社のニーズに合うか、実績はあるか）
• 料金体系（プラン、追加費用、最低契約期間など）
• セキュリティ対策

それぞれ大切な理由や具体的な選び方などを解説します。

まずは依頼する業務を決める

オンラインアシスタントを上手く活用するため、まずは依頼する業務を決めることが大切です。

オンラインアシスタントによって、対応範囲や得意分野が異なります。自社がサービスを利用する目的や依頼範囲を明確にしなければ、自社に合うサービスであるか判断のしようがありません。

オンラインアシスタントに依頼する業務を決め、そのうえで、自社の依頼したい業務内容に合致するサービスを選択しましょう。

対応業務の範囲・人材の質（自社のニーズに合うか、実績はあるか）

オンラインアシスタントに依頼する業務を決めたら、対応業務の範囲・人材の質を確認しながら、利用するサービスを選びます。特に大切なポイントは以下の3点です。

• 自社の依頼したい業務に対応しているか：依頼したい業務に対応しているかどうかは、サービスを選ぶうえで大前提となる要素です
• 自社のニーズに合うか：英語対応が必須の企業であればバイリンガル人材に特化したサービスが便利、コミュニケーションを重視したい企業はオンラインでもオフラインでも対応してくれるサービスなど、ニーズを満たしてくれるサービスを選びましょう
• 強みや実績の有無：依頼したい業務内容について有資格者が在籍している・実績が多く公開されているなど、強みが把握できるサービスに依頼するのが安心です

ポイントを押さえることで、自社にとって理想的なサービスを選べる可能性が高くなります。

料金体系（プラン、追加費用、最低契約期間など）

オンラインアシスタントを利用するメリットとして、コスト削減が可能になる点が挙げられます。よりコスパ良く利用するためには、以下のポイントを押さえたサービス選びが大切です。

• プラン：自社の理想に合うプランの有無や、コストと業務範囲のバランスを確認する必要があります
• 追加費用：基本プランが安くても対応範囲が狭く追加費用が高額である場合、トータルでのコストが大きくなりがちです
• 最低契約期間：繁忙期など特定のタイミングのみ依頼したい場合、多少割高でも最低契約期間が短い・無いサービスの方が、結果として安くなるケースがあります

単純に基本プランだけで比較するのではなく、費用に関するさまざまな要素を考慮する必要があります。

セキュリティ対策

オンラインアシスタントを選ぶ際は、セキュリティ対策にも注目が必要です。
オンラインアシスタントでは、インターネットを介して資料の共有や各種コミュニケーションを取ることがほとんどです。情報漏えいを防ぐためには、万全のセキュリティ対策が必要です。

セキュリティ面は外部から判断が難しい要素ではありますが、いくつかの判断基準があります。

• 実績の長さ：長く運営しているサービスであれば、大きなトラブルなく継続していると信頼できます
• 口コミ評価：実際に利用した人の評価を参考にするのもひとつの手段です
• 公式サイトでの案内：セキュリティについて具体的な説明が記載されているサービスは、セキュリティ対策に努めていると判断できます

おすすめのオンラインアシスタントサービス5選

一言でオンラインアシスタントといっても多くのサービスが存在するため、どれを選ぶべきか悩んでしまう人も多いかもしれません。そこで、この章ではおすすめのオンラインアシスタントサービスを5つ紹介します。

※今回紹介する内容は、2022年11月末日時点の情報です

『BackofficeForce』

『backofficeforce』は、BackofficeForce株式会社が運営する、個人事業主やスタートアップ企業におすすめのオンラインアシスタントです。主な特徴として、以下の5つが挙げられます。

• 庶務・財務・経理・人事・労務・総務などのバックオフィス業務全般を、オンライン、オフライン両方でカバー
• 税理士法人が母体であり、公認会計士や税理士が在籍しているため、財務・経理業務の信頼性が随一
• 正社員採用にこだわっており、採用率は1％未満という厳しい基準
• 顧客アンケートをもとにした社内研修や業務効率化の改善も常に行われているため、専門性の高いスタッフによる高い平均水準のパフォーマンスが可能
• 契約期間も最低2カ月で以降単月更新となっており、月ごとに契約内容も変更可能

財務・経理に特に強みを有しますが、バックオフィス全般でサービスを提供しています。契約開始から1週間以内にキックオフミーティングを行い、業務の流れや使用システムをしっかり確認するため、認識の相違が起こるリスクが低く安心です。

料金は月々75,000円〜（税抜）であり、お客様のご要望に合わせてプランを作成します。依頼内容や稼働時間などに合わせて柔軟に対応するため、無駄なコストが発生する心配がありません。

バックオフィス業務を一任してコア業務にしっかり集中できるため、スピーディーな事業拡大や業務の効率化などが実現します。

『フジ子さん』

『フジ子さん』はフジア株式会社が運営するオンラインアシスタントサービスです。フジ子さんの特徴として、以下の5つが挙げられます。

• 柔軟なプラン変更や翌月解約が可能であるため、人件費の調整弁・繁忙期のみの活用など、自社の理想に合った使い方ができる
• 無料トライアルで事前にスキルを確認したうえで依頼可能
• 経理・秘書・総務・人事などのバックオフィス業務のほか、Webサイト運用やリサーチ・見積り業務なども対応
• 最新のセキュリティ技術や徹底した情報管理教育により、万全のセキュリティ体制を整備
• 業界でもトップクラスの低価格を誇る

プラン変更の柔軟性が高く、業務量に合わせた実働時間での依頼や、人件費の調整などが可能です。実務経験豊富なアシスタントがチームで対応し、それぞれの強みや経験を活かしてサービスを提供します。基本的なバックオフィスのほか、Webサイト運用に関する幅広い業務にも対応している点が強みのひとつです。

料金プランは以下のとおりです。

アシスタントの実働時間2時間分が無料のトライアルプランも用意されています。事前にサービスやアシスタントの質を知ったうえで契約を検討できるため安心です。

時期によって業務量の差が大きい・依頼する業務内容が変化する可能性が高いなど、柔軟性を求める会社に、特におすすめできます。

『HELP YOU』

『HELP YOU』は株式会社ニットが運営するオンラインアシスタントサービスです。HELP YOUの特徴として、以下の5つが挙げられます。

• チームで幅広いサポートを行うチームプランのほか、一人の固定専属アシスタントがサポートするプランやロボットプランも用意
• 総務・経理・人事・採用などのバックオフィスに加え、営業サポート・ECサイト関連業務・マーケティングなども対応
• より高度・専門的な領域もサポート範囲とする「HELP YOU +plus」サービスを実施
• 平均継続利用率98％、大企業を含め500社以上での導入実績を誇る
• 大量のデータ入力やレポート作成など短期プロジェクトでの利用も可能、実績も多数有する

プランの種類が豊富であり、それぞれ特徴や得意業務が異なります。自社の目的や依頼する業務内容に合わせて適したプランを選べる点が魅力です。

料金プランは以下のとおりです。

依頼したい内容に合わせ、通常のサービスとHELP YOU +plusを組み合わせて利用できます。チームプラン・1名専属プランともに実働時間が長めに設定されているため、依頼する量が多い場合も安心です。

『CASTER BIZ』

『CASTER BIZ』は株式会社キャスターが運営するオンラインアシスタントサービスです。CASTER BIZの特徴を5つ紹介します。

• 秘書・事務・人事・経理といった基本的なバックオフィスのほか、外国語の対応（翻訳やメール対応など）・各種制作業務なども対応可能
• 月30時間からのプランを用意、ニーズに合わせた時間追加・カスタマイズも柔軟に対応
• オンラインセミナーで業務例や導入効果・事例など、サービスの詳細について詳しく案内
• 日本で初めてオンラインアシスタント業務を開始した運営会社
• 大企業の導入事例もあり、導入実績は1,700社以上もの数を誇る

日常的なルーティン業務から専門知識が必要な領域まで、幅広い業務に対応可能です。厳選されたアシスタントによる高度なサービスを受けられます。

料金プランは以下のとおりです。

基本プランは月の実働時間が30時間、対応時間は平日9時〜17時です。また上記のプランとは別に、導入コンシェルジュオプションや助成金・補助金サポートプランなども用意されています。

実績の長い運営会社による安心・高クオリティなオンラインアシスタントサービスを受けられます。

『Remobaアシスタント』

『Remobaアシスタント』は株式会社Enigolが運営するオンラインアシスタントサービスです。主な特徴として、以下の5つが挙げられます。

• 秘書・経理・労務のほか、データ入力・翻訳・その他アシスタント業務まで幅広く対応
• オンラインアシスタントに特化した教育を実施しているため、高品質なオンラインアシスタントサービスが可能
• チーム体制により長期間の安定的なサポートの提供を実現
• 東証一部上場企業での勤務経験者をはじめ、秘書や庶務などの豊富な経験を有するアシスタントが在籍
• オンラインアシスタントスタッフの例が紹介されており、どのような人が担当するか確認できて安心

秘書や庶務などの実務経験を有するスタッフがサポートを担当するため、質の高いサービスを受けられます。
スタッフや事例なども豊富に紹介されており、事前にサービスの内容や評価をイメージしやすく安心です。

料金プランは以下のとおりです。

固定プランの実働時間は月間30時間です。特殊な業務形態にもヒアリングのうえで対応します。
オンラインに特化したサービスならではのスピード感や専門性、細やかなサポート体制が魅力です。

まとめ

オンラインアシスタントは幅広い範囲のバックオフィス業務を依頼できます。オンラインアシスタントの導入によってコア業務に集中できるため、売上アップや事業の拡大が期待できるでしょう。コスト削減につながる・専門知識が必要な業務も依頼できるなどのメリットもあります。

各社が展開しているオンラインアシスタントは、それぞれ異なる強みや特色を持っています。そのため自社に合うサービスを選ぶためには、自社の体制や業務に最適かどうかを見極めることが重要です。

自社の目的や理想に合うオンラインアシスタントを見つけて、ぜひサービスを上手く活用してください。