経理業務を改善する5つの方法｜手順やポイントを徹底解説！

経理業務を改善することで、入力ミスや確認漏れといった人的ミスの削減、無駄な工数やコストの見直し、そして本来注力すべき分析や経営判断などのコア業務に集中できる環境を整えられます。

一方で、経理の業務改善は思いつきや部分的な対応では成果が出にくく、現状把握から改善策の検討・実行まで、計画的なステップを踏むことが重要です。

本記事では、経理業務のよくある課題や具体的な改善方法、実践する際の手順と成功のポイントを分かりやすく解説します。

経理業務のよくある課題

経理部門では、日々の業務を滞りなく回す一方で、さまざまな構造的課題を抱えている企業が少なくありません。特に中堅企業では、次のような問題が重なりやすい傾向があります。

• 紙の請求書や領収書が多く、保管・検索・確認に手間がかかる
• 判断や確認を要する業務が多く、単純な自動化が難しい
• 税務や会計の専門性が高く、特定の担当者に依存しやすい
• 採用が進まず、慢性的な人材不足に陥っている
• 承認や確認の社内フローが複雑で、業務が滞留しやすい

これらの課題を放置すると、業務負荷の増大やミスの発生、さらには担当者の退職リスクを高める要因にもなります。経理業務の改善は、こうした課題を一つずつ整理することから始まります。

経理業務を改善する方法

経理業務の改善は、単一の施策だけで完結するものではなく、複数の視点から段階的に進めることが重要です。本記事では、

• 業務フローを見直す
• 業務を標準化する
• ペーパーレス化を進める
• 業務を自動化・システム化する
• 業務をアウトソーシングする

といった代表的な改善方法を取り上げます。以下では、それぞれの施策について具体的に解説していきます。

業務フローを見直す

経理業務の改善において最初に着手すべきなのが、業務フローの見直しです。日々の作業を洗い出すと、慣習的に続けているだけの無駄な作業や、重複した確認工程が見つかることも少なくありません。

不要な資料作成や過剰なファイリング、形式的なチェック作業を整理・削減することで、作業時間を短縮でき、生産性の向上につながります。業務の流れをシンプルにすることは、正確で安定した経理体制を築く第一歩です。

業務を標準化する

経理業務を標準化することで、特定の担当者に依存した属人化や、外から見えないブラックボックス化を防げます。業務内容が明確になれば、不正の温床を抑えられるだけでなく、担当者の急な退職や異動があっても業務を継続しやすくなります。

具体的には、業務マニュアルの整備や定期的な研修の実施、作業手順や判断基準の統一が有効です。誰が対応しても一定の品質を保てる体制づくりが、安定した経理運営につながります。

ペーパーレス化を進める

経理業務でペーパーレス化を進めると、書類の保管や検索が容易になり、管理工数を大幅に削減できます。紙代や印刷代、保管スペースといったコスト削減にもつながる点は大きなメリットです。

また、データをクラウドで管理することでリモートワークにも対応しやすくなり、柔軟な働き方を実現できます。請求書や領収書の電子保存、帳簿データのデジタル管理などは、ペーパーレス化に取り組みやすい代表的な業務です。

業務を自動化・システム化する

経理業務を自動化・システム化することで、仕訳入力や集計などの手作業を減らし、業務負担を軽減できます。作業時間が短縮されるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止にも効果的です。

例えば、会計ソフトと銀行データの連携、請求書発行や入金消込の自動処理などは、導入効果を実感しやすい業務です。人の判断が必要な業務に時間を充てられる体制づくりが重要です。

業務をアウトソーシングする

経理業務の一部または大部分をアウトソーシングすることで、社内にない専門的な知識やノウハウを柔軟に活用できます。専門家が対応する体制を整えれば、頻繁に行われる法改正や制度変更にもスムーズに対応でき、業務品質の安定につながります。

給与計算や経費精算、決算業務、請求書管理などは、アウトソーシングと相性の良い業務です。人材不足の解消や退職リスク対策としても有効な選択肢といえます。

経理業務の改善手順

経理業務の改善を確実に成果へつなげるには、思いつきで進めるのではなく、手順を整理して段階的に取り組むことが重要です。本章では、

1. 業務内容の洗い出し
2. 改善策の検討
3. 改善策の実行
4. 定期的な見直し

という4つのステップに分けて解説します。以下では、それぞれの手順で意識すべきポイントを詳しく見ていきます。

①業務内容の洗い出し

経理業務の改善に向けて最初に行うべきなのが、業務内容の洗い出しです。日々の仕訳入力や請求書処理といった日常業務だけでなく、月次決算や年次決算、税務申告などの定期業務も漏れなく整理します。

その際は、「誰が」「いつ」「どのような手順で」「どれくらいの時間をかけて」業務を行っているのかを詳細に記録することが重要です。

業務フロー図を作成すれば、作業の流れや承認プロセスが可視化され、特定の担当者に業務が集中している箇所や、承認に時間を要しているボトルネックを把握しやすくなります。

②改善策の検討

業務内容を整理したあとは、コストと効果のバランスを意識しながら改善策を検討します。ツール導入や外注化は効果が高い一方、費用や運用負荷も発生するため慎重な判断が必要です。

経営陣だけで決めるのではなく、実際に業務を行う現場の意見を取り入れることで、実行性の高い施策につながります。 また、単一の対策に頼らず、業務フローの見直しと標準化など、複数の改善策を組み合わせて検討することが、安定した業務改善を実現するポイントです。

③改善策の実行

検討した改善策は、計画に沿って段階的に実行していくことが重要です。実行後は、作業時間の削減やミス件数の変化など数値で確認できる結果と、現場の負担感といった実際の効果をあわせて評価します。

改善策によっては、導入直後から成果が見えるものもあれば、業務に定着するまで一定の時間を要する場合もあります。短期的な結果だけで判断せず、継続的な視点で効果を見極める姿勢が求められます。

④定期的な見直し

経理業務の改善は、一度実施して終わりではありません。改善策を導入した後も、定期的に業務内容や運用状況を見直すことが重要です。業務量の変化や法改正、組織体制の変更に応じて、課題は変化していきます。

定期的にPDCAを回し、効果を検証しながら必要な修正を加えることで、改善の精度は高まります。継続的な再評価と調整を重ねることが、安定した経理体制と退職リスクの低減につながります。

経理の業務改善を成功させる3つのポイント

経理業務の改善を形だけで終わらせず、継続的な成果につなげるには、進め方そのものが重要です。本章では、

• 組織全体で取り組む
• 自社に適した方法を導入する
• 従業員の意識改革を行う

という3つの視点から、業務改善を成功に導くためのポイントを解説します。次項でそれぞれ詳しく見ていきます。

組織全体で取り組む

経理業務は、営業や総務、各部門とのやり取りが多く、経理部門だけで完結するものではありません。そのため、業務改善は他部署と連携し、組織全体で取り組む姿勢が欠かせません。
現状の課題や問題意識を共有し、改善の目的や方針を周知することで、協力体制が整います。

関係部署の理解を得ることで、業務改善の管理がしやすくなり、施策をスムーズに進められる環境を構築できます。

自社に適した方法を導入する

経理業務の改善では、流行している手法や他社の成功事例をそのまま導入しても、必ずしも成果につながるとは限りません。不適切な方法を選ぶと、かえって作業が増えたり、ミスが発生しやすくなったりする恐れがあります。

そのため、自社の業務量や人員体制、課題を丁寧に洗い出したうえで、最適な方法を検証することが重要です。自社に合った改善策を選択することで、無理なく効率化を進められます。

従業員の意識改革を行う

業務改善を定着させるためには、仕組みだけでなく従業員の意識改革も欠かせません。改善前後で業務フローや役割が変わる場合は、その目的や変更点を丁寧に共有し、理解を促す必要があります。

また、現場からの意見や提案を積極的に受け入れることで、自分たちの改善だという当事者意識が生まれます。従業員のモチベーションが高まれば、業務改善はよりスムーズに進み、継続的な成果につながります。

経理の業務改善は実績豊富なBackofficeForceにお任せください！

経理業務の改善は、生産性向上やコスト削減だけでなく、属人化の解消や退職リスクの低減にも直結します。しかし、業務フローの見直しや標準化、システム導入、アウトソーシングの判断を自社だけで進めるのは容易ではありません。

BackofficeForceでは、経理・財務・労務に精通した即戦力人材を活用し、現状整理から改善実行、定着までを一貫して支援しています。部分的な経理代行から経理アウトソーシングまで柔軟に対応可能です。
経理体制に不安を感じている方は、まずはお気軽にご相談ください。