バックオフィスBPOとは？メリットや活用する流れ、選び方などを解説

バックオフィス業務は経理・人事・総務など範囲が広く、担当者に求められるスキルも多岐にわたります。そのため、中堅規模の企業では人材不足や属人化、業務停滞といった課題を抱えることが少なくありません。こうした悩みに有効なのが「バックオフィスBPO」です。

本記事では、BPOできる具体的な業務内容やメリット・デメリット、導入から運用までの流れ、事業会社選定のポイントまでをわかりやすく解説します。

バックオフィスBPOとは

バックオフィスとは、経理・人事・労務・総務など企業を支える管理部門を指し、直接売上に結びつかない一方で組織運営に欠かせない役割を担っています。BPOとは「Business Process Outsourcing」の略で、業務を外部の専門会社に委託する仕組みです。

通常のアウトソーシングが作業代行にとどまるのに対し、BPOは効率化や業務改善に重点を置き、プロセス全体を見直す点が特徴です。単なる外注ではなく、経営資源の最適化を実現する戦略的な手段として注目されています。

BPOできるバックオフィス業務の一覧

バックオフィスでは経理や人事・労務、総務、法務、庶務など多岐にわたる業務が日々発生します。これらは専門知識や正確性が求められる一方で負担も大きいため、BPOによる効率化が有効です。以下に代表的な対象業務を紹介します。

経理

経理業務には、経費精算や支払・入金などの決済業務、請求書や領収書の管理、仕訳入力、月次・年次決算など多岐にわたる作業があります。これらは正確性とスピードが求められる一方で、担当者の負担が大きく、属人化によるリスクも発生しやすい領域です。

BPOを活用すれば、専門知識を持つ外部の人材が効率的に処理するため、ミスの削減や作業時間の短縮が可能となり、管理部門はより付加価値の高い業務に集中できます。

人事・労務

人事・労務には、給与計算や勤怠管理、社会保険手続きといった日常的な業務から、採用活動、人事評価制度の運用、人材育成など戦略的な業務まで幅広い役割があります。

これらは法令遵守と正確性が欠かせない一方で、膨大な事務処理に時間を取られがちです。BPOを活用すれば、定型的な業務を専門会社に委託できるため、担当者は人材戦略や組織開発など付加価値の高い分野に注力できます。

結果として、人事部門の生産性向上と企業全体の成長に寄与します。

総務

総務は「会社の何でも屋」と呼ばれることもあり、オフィス環境の整備、備品や設備の管理、来客・電話対応、社内イベント運営など幅広い業務を担います。対応範囲が広いため属人化しやすく、担当者に過度な負担がかかることも少なくありません。

BPOを活用することで、業務ごとに役割分担が明確になり、必要な業務を効率的かつ標準化された形で進められます。その結果、社内のリソースを中核業務に集中でき、総務部門全体の生産性向上につながります。

法務

法務部門の業務は、契約書の作成・レビュー、社内規程の整備、コンプライアンス対応、紛争やトラブルのリスク管理、知的財産の保護など多岐にわたります。これらは高度な専門知識と法的判断力を要し、専任人材を確保することが難しい中堅企業では負担となりやすい分野です。

BPOを活用すれば、法務に精通した外部の専門家を必要なときに活用できるため、リスクを抑えつつ迅速かつ正確に対応可能です。結果として、適切な人材を効率よく確保でき、経営の安心につながります。

庶務

庶務は、文書や資料の管理、会議や出張の日程調整、備品の手配、部署内の事務サポートなど、日常的に発生する細かな業務を幅広く担います。こうした作業は企業運営を下支えする重要な役割を持ちますが、担当者の時間を大きく消費し、コア業務への集中を妨げる要因にもなりがちです。

BPOを導入することで、これらの定型業務を外部に任せられ、社内スタッフは企画や改善活動といった付加価値の高い業務に専念できます。その結果、組織全体の生産性と効率性が向上します。

バックオフィスBPOのメリット・デメリット

バックオフィスBPOには大きな効果が期待できますが、同時に注意すべき点も存在します。デメリットがメリットを上回ってしまっては本末転倒です。両面を理解した上で、自社に最適な形で活用することが重要です。

バックオフィスBPOのメリット

バックオフィスBPOを導入することで、企業は多くの恩恵を得られます。主なメリットは以下の通りです。

• コア業務に集中できる
  日々のルーティンワークを外部に委託することで、経営層や管理部門は戦略立案や新規事業など、本来注力すべき業務に時間を割けます。
• 業務品質が向上する
  経理や労務など専門性の高い業務は、正確さや法令遵守が欠かせません。BPOでは経験豊富な専門スタッフが対応するため、属人化を防ぎつつ高品質な運用が可能です。マニュアル化や標準化も進み、安定した成果を得られます。
• コスト削減できる
  正社員を新たに採用して教育・維持するよりも、必要な業務を必要な分だけ委託するほうが効率的です。固定費を変動費に置き換えられるため、無駄な人件費を抑えつつ柔軟な経営が可能になります。

これらの効果により、BPOは中堅企業の競争力強化に大きく貢献します。

バックオフィスBPOのデメリット

バックオフィスBPOは有効な手段ですが、注意すべきデメリットも存在します。主なリスクは以下の通りです。

• 情報漏洩のリスクがある
  経理データや従業員情報など、機密性の高い情報を外部に預けるため、セキュリティ体制が不十分な業者を選ぶと情報漏洩の危険があります。事前に管理体制を確認することが欠かせません。
• ブラックボックス化のリスクがある
  業務を丸ごと外部に委託すると、社内でプロセスが把握できなくなり、内容が不透明になる可能性があります。定期的な報告やモニタリング体制を整え、可視化を意識することが重要です。
• 自社にノウハウが蓄積されない
  外部に依存しすぎると、業務に関する知識や改善のノウハウが社内に残らず、長期的には自社の成長を阻害する恐れがあります。委託範囲を見極め、必要な知識は社内に残す仕組みづくりが必要です。

これらを理解した上で、バランスの取れたBPO活用を検討することが求められます。

バックオフィスBPOを活用する流れ

バックオフィスBPOを効果的に導入するためには、次の流れを意識することが重要です。

• 導入目的と対象業務を明確にする
• BPO事業会社を選定する
• 移行手順を整理する
• 運用しながらモニタリング・改善する

単に外注するだけでは成果は出ません。これらのステップを踏むことで、自社に合った最適なBPO活用が実現できます。

①導入目的と対象業務を明確にする

バックオフィスBPOを成功させるには、まず導入目的を具体的に定めることが重要です。例えば「人件費削減」「専門性強化」「業務効率化」「コア業務への集中」など、優先順位をはっきりさせる必要があります。

さらに、対象業務の範囲を明確にする際は、業務内容や担当者、フロー、使用システムを詳細に可視化することがポイントです。加えて、取り扱うデータの機密度や外部委託が困難な情報の範囲を整理しておくことで、委託先との役割分担が明確になり、スムーズな移行につながります。

②BPO事業会社を選定する

BPOを導入する際は、複数の事業会社を比較・検討することが欠かせません。各社は経理、人事、労務、法務などそれぞれ得意領域が異なり、提供サービスの範囲や強みもさまざまです。そのため、自社が抱える課題と相性が良いかを見極めることが成功の鍵となります。

単にコストや価格条件だけで判断せず、専門性や柔軟な対応力、サポート体制を含めて総合的に評価することが大切です。適切な事業会社を選ぶことで、長期的に安心できるBPO運用が実現します。

③移行手順を整理する

BPOを円滑に導入するためには、具体的に「どの業務を」「いつ」「どのような流れで」委託するのかを事前に決めておくことが重要です。いきなり全業務を丸ごと委託するのではなく、まずは経費精算や備品管理など比較的リスクの低い業務からスタートするとスムーズに移行できます。

さらに、イレギュラー対応が必要になった場合の連絡体制や改善プロセスをあらかじめ定めておくことで、トラブル発生時の混乱を防ぎやすくなります。段階的に手順を整理することで、安心感を持ってBPOを進めることが可能になります。

④運用しながらモニタリング・改善する

BPOは導入して終わりではなく、運用しながら定期的に進捗状況や成果をモニタリングすることが重要です。業務品質や対応スピードを確認し、問題があれば速やかに改善策を講じることで安定した運用が可能になります。

また、BPOで生まれた社内リソースの余力を活用し、戦略業務や新規施策に集中できれば、組織全体の生産性が高まり、導入目的を達成することにつながります。

バックオフィスBPO事業会社を選ぶポイント

バックオフィスBPOを提供する事業会社は数多く存在し、それぞれ強みや対応範囲が異なります。自社に合わない会社を選んでしまうと効果が半減してしまうため、失敗を避けるためにも選定時の重要なポイントを押さえておくことが必要です。

会社の方針とマッチしているか

バックオフィスBPOは単なる業務委託ではなく、経営の根幹に関わる取り組みです。そのため、事業会社を選ぶ際には、自社の経営方針やビジョンと相性が良いかどうかを確認することが欠かせません。

短期的なコスト削減だけでなく、将来的に企業の成長を支えるパートナーとして歩める存在であるかを見極めることが大切です。共に改善や効率化を推進できる会社を選べば、単なる外注ではなく、長期的な成長に寄与する協力関係を築けます。

業務範囲の広さと対応力はどのくらいか

BPO事業会社が対応できる業務範囲は企業によって大きく異なります。経理だけに特化している会社もあれば、人事・労務や総務、法務まで幅広くカバーできる会社もあります。自社が抱える課題に応じて、依頼したい業務をまとめて任せられる会社を選ぶことが望ましいでしょう。

対応範囲が広く柔軟な事業会社であれば、業務の一元化が進み、管理コストの削減やスムーズな情報連携が実現します。結果として効率的なBPO活用につながります。

セキュリティ対策は適切か

バックオフィス業務では、経理データや従業員情報など機密性の高い情報を扱うため、委託先のセキュリティ対策は最重要ポイントです。情報管理体制が不十分な事業会社を選んでしまうと、漏洩リスクが高まり大きな損失につながる恐れがあります。

判断基準として、プライバシーマークやISO認証など第三者機関によるセキュリティ認証の有無を確認しておくと安心です。万全な体制を備えた事業会社を選ぶことで、リスクを最小限に抑えたBPO活用が可能になります。

実績は豊富か

BPO事業会社を選ぶ際には、これまでの実績が豊富かどうかを確認することが重要です。実績のある企業であれば、培われたノウハウを活かして高品質なサービスを提供してくれる可能性が高いからです。そのため、具体的な活用事例やプロジェクト内容、サービスを利用した顧客の声などを確認すると安心できます。

特にBackofficeForceは、経理・財務・労務・庶務と幅広い領域で支援実績があり、即戦力となる人材の提供や業務効率化のノウハウに強みを持っています。信頼できる実績を持つ会社を選ぶことが成功への近道です。

コストは適正か

バックオフィスBPOは一時的な利用ではなく、中長期的に委託するケースが多いため、コストの適正さを見極めることが欠かせません。単に価格が安い会社を選ぶと、業務品質やサポート体制に不安が残る場合があります。

重要なのは費用とサービス内容のバランスであり、突発的なトラブル対応に追加費用が発生するのかなども事前に確認しておく必要があります。適正なコストで安定した品質を提供できる会社を選ぶことで、長期的な信頼関係を築けます。

バックオフィスBPOなら実績豊富なBackofficeForceにお任せください！

バックオフィス業務は企業の成長を支える重要な基盤ですが、人材不足や属人化によって停滞することも少なくありません。そこで頼りになるのが、豊富な実績を持つBackofficeForceです。当社は経理・財務・労務・庶務まで幅広い領域をカバーし、フリーランスや副業人材を活用することで即戦力を迅速に提供できます。

さらに業務マニュアル化や効率化の仕組みづくりに強みを持ち、単なる代行にとどまらず継続的な改善を支援します。バックオフィスのBPOを検討している企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。御社に最適な体制を共に構築し、持続的な成長を実現いたします。