経費精算はクラウドシステムが当たり前？おすすめ経費精算システム3選

「経費精算をするのがめんどくさい」「経費精算が正しくできているか不安」と思っている経営者・個人事業主も多くいるのではないでしょうか。

独立して会社を立ち上げるほとんどの方は、「経費精算」の壁にあたります。

そのため、現在は多くの会社が、経費精算を紙媒体から簡単にできるクラウドシステムへ移行しているのです。

そこで、今回は、経費精算をクラウドシステムにする際のメリットや選ぶポイントについて詳しく解説します。

この記事を読んで分かること

• 経費精算とは
• 経費精算をクラウドシステムにするメリット
• 経費精算システムを選ぶ際のポイント
• おすすめ経費精算クラウドシステム

経費精算とは

経費精算とは、会社の経営をしていくうえで必要となるお金を一時的に立て替えた後に、会社から払い戻しをされることを言います。

また、経費精算する際には、立て替えた際に購入した内容などを証明できる領収書などが必要となるので覚えておきましょう。

従来の経費精算は、紙媒体やExcelなどが一般的でした。

しかし、IT技術が進歩した現代では、多くの企業が業務の効率化を目的として、クラウドシステムを利用しています。

それでは、なぜ多くの企業がクラウドシステムを導入しているのか、経費精算をする際のメリットについて見ていきましょう。

経費精算をクラウドシステムでする3つのメリット

クラウドシステムを利用して経費精算をすると、多くのメリットが得られます。

こちらでは、クラウドシステムを導入して得られるメリットを3つ紹介しますので、まだクラウドシステムを導入していない場合は、前向きに検討してみてください。

経費精算をクラウドシステムでするメリット

• メリット1：ペーパーレス化が進む
• メリット2：経理業務の効率化に期待できる
• メリット3：新しい働き方に対応できる

メリット1：ペーパーレス化が進む

経費精算でクラウドシステムを利用する大きなメリットは、ペーパーレス化が進むことです。

紙媒体で経費精算をしている場合は、紙のコスト、発送料などさまざまな出費があるでしょう。

また、紙媒体の場合、常に整理整頓をしておかなければ、必要な書類がすぐに見つけられない可能性も考えられます。

しかし、経費精算でクラウドシステムを導入すると、これらの問題を全て解決できるでしょう。

メリット2：経理業務の効率化に期待できる

経費精算でクラウドシステムを導入すると、経理業務の効率化に期待できるでしょう。

クラウドシステムを導入すると、交通系ICカードと連携できたり、領収書を撮影するだけで自動入力ができたりと、一つひとつの手間を省けます。

また、最近はやりのスマホ決済アプリとの連携ができるクラウドシステムもあるため、時代の進化に伴いクラウドシステムは日々進化していると言えるでしょう。

したがって、クラウドシステムを導入すると、時代の流れに遅れることなく今後も経理業務の効率化に期待できます。

メリット3：新しい働き方に対応できる

経費精算でクラウドシステムを導入すると、時代の流れに合った新しい働き方に対応できます。

新型コロナの流行により、新しい働き方として、在宅ワークやテレワークが増えました。

そして、クラウドシステムを導入することで、会社に出社しなくともオンラインで申請できたり、承認できたりするでしょう。

そのため、新しい働き方を会社に取り入れる目的として、クラウドシステムを導入するメリットがあると言えます。

経費精算システムを選ぶ際に意識するポイント

経費精算でクラウドシステムを導入する際は、どの会社のシステムを選ぶか決める必要があります。

そのため、こちらではクラウドシステムを選ぶ際に意識すべきポイントについて解説します。

事前に意識すべきポイントを理解しておかないと、導入後に後悔してしまう可能性があるので、気を付けましょう。

経費精算システムを選ぶ際に意識するポイント

• ポイント1：求めている機能がクラウドシステムにあるのか確認する
• ポイント2：経費精算した履歴を電子帳簿で保存できるか確認する

ポイント1：求めている機能がクラウドシステムにあるのか確認する

経費精算システムを選ぶ際は、あなたが求めている機能がクラウドシステムにあるのか確認しておきましょう。

なぜなら、クラウドシステム各社は、強みとしている特徴が違うからです。

例えば、領収書を写真で撮影するだけで経費の入力ができたり、クレジットカード・アプリ決済を連携できたりなどがあります。

また、経費精算業務を全て任せられるクラウドシステムも存在します。

そのため、経費精算システムを選ぶ際は、あなたが求めている機能を事前に確認しておくことが大切です。

ポイント2：経費精算した履歴を電子帳簿で保存できるか確認する

経費精算システムを導入する際は、経費精算した過去の履歴を電子帳簿で保存できるのか事前に確認しておきましょう。

なぜなら、2022年1月に施行された「電子帳簿保存法」で電子帳簿の保存要件が大幅に緩和されたからです。

そのため、経費精算の履歴を電子帳簿として保存できる機能があると、今後の確定申告などでも大きな役に立つでしょう。

おすすめできる経費精算クラウド

最後におすすめ経費精算クラウドを2社紹介します。

経費精算クラウドの導入に迷ったら、こちらで紹介するクラウドシステムを利用すると、会社の業務が劇的に効率化されるでしょう。

おすすめできる経費精算クラウド

• SUPPORT+iA
• 楽楽精算

おすすめ経費精算クラウド：backofficeforce

「backofficeforce」は、会社経営に関わる面倒なバックオフィスを丸ごと代行してくれるクラウドサービスです。

そのため、経費精算クラウドを利用しても経費精算に自信がない方や、自分自身の業務に集中したい方に、とてもおすすめできます。

また、「backofficeforce」では公認会計士や税理士などの有資格者が業務を監修しているため、安心して利用できるクラウドサービスです。

おすすめ経費精算クラウド：楽楽精算

「楽楽精算」は、経費精算を紙媒体から卒業したいと考えている方におすすめできる経費精算クラウドです。

「楽楽精算」は、これまでさまざまな実績を積み上げています。

• 累計導入社数第一位(デロイト トーマツ ミック経済研究所の調査結果)
• 電子帳簿保存法対応社数第一位(デロイト トーマツ ミック経済研究所の調査結果)
• 10,000社以上が導入(2022年4月時点)

これらの実績から、経費精算を効率的に終わらせたいと考えている方は、理想の経費精算に期待できるでしょう。

クラウドシステムを使った経費精算のまとめ

今回は、経費精算のクラウドシステムについてまとめました。

経費精算は、独立して会社を経営する方やフリーランスになる方が不安要素となる1つの要因です。

そのため、「BackofficeForce）」や「楽楽精算」を活用して、業務の効率化をしていくと、他の業務に時間を使えるようになり、業績が良くなる可能性もあるでしょう。