事務処理を外注するメリット・デメリットとは？具体的な方法や外注費の相場も解説

事務処理は、企業の運営に欠かせない業務ですが、時間や人手がかかる上に、コア業務とは直接関係ない場合があります。そのため、業務効率や品質を向上させることを目的とし、事務処理を外部に委託することも多いです。

一方、事務処理の外注にはメリットだけでなくデメリットも存在するため、企業の担当者は慎重に検討する必要があります。
今回は、事務処理外注のメリット・デメリットや具体的な依頼方法、外注費の相場についてご紹介します。また後半では、事務処理の外注先を選ぶ際の重要ポイントも解説しているので、ぜひ最後までご覧ください。

事務処理の外注とは？依頼できる業務一覧

外注先によっては、単純作業を代行するだけでなく、コア業務のコンサルティングを行ってくれる場合もあります。たとえば、経理業務であれば、経営分析のレポート作成や業務のマニュアル作成などのサポートも可能です。
また、補助金・助成金の最新情報や、申請代行の業者を紹介してくれる業者も存在します。

事務処理を外注するメリット4つ

事務処理を外注するメリット4つを解説します。

• コア業務に注力できる
• 業務品質の向上が見込める
• 人材採用や教育のコストを抑えられる
• 特定の業務/時期に効率化が図れる

それぞれ順に詳しく解説します。

コア業務に注力できる

事務処理を外注すれば、リソースに余裕が生まれるため、コア業務に注力できます。

たとえば、経理業務における定型的な仕訳入力、請求書発送などの作業はノンコア業務として認識している企業も多いはずです。これらのノンコア業務を外注すれば、決算や業績管理、予算管理など、未来の売上拡大や事業改善につながるコア業務にリソースを割けます。

事務処理を外注することで、自社にとって重要度の高い業務に専念でき、社員の生産性や業界での競争力などの向上につながります。

業務品質の向上が見込める

事務処理を外注すれば、ミスや遅延の防止につながり、業務品質の向上が見込めます。

たとえば、営業における見積書作成や契約書作成などが多く、労力や時間がかかると、遅延や書類不備などが発生する可能性があります。
信頼できる外部に事務処理を任せれば、迅速かつ正確に対応してくれるため、ミスや遅延を防止できるだけでなく、業務品質向上により顧客満足度や生産性の向上が期待できるでしょう。

人材採用や教育のコストを抑えられる

人材採用や教育における事務処理を外注すれば、社員の業務負担や育成のコストを抑えられます。
人材採用では、求人票の作成や面接の日程調整、総務で行う反社チェックなどの定型業務が発生します。

また、事務処理の担当社員を新しく採用する場合、研修を行ったり先輩社員とともに実務経験を積ませたりと、労力や人件費を割かなければなりません。
事務処理を外注すれば、定型業務が削減され、求職者の選考に時間を割けます。また、外部の専門家に事務処理を任せることで、人材育成コストを削減できる上に品質を高められます。

特定の業務/時期に効率化が図れる

事務処理は、特定の業務/時期にスポットで外注できます。
たとえば、経理財務の業務における決算時期や人事における就活解禁時期などの繁忙期において、事務処理を外注することで業務の効率化が図れ、社員の負担軽減が見込めます。

特定の業務や時期に外部の専門家に業務を委託することで、繁忙期などにも柔軟に対応しながら、業務品質を維持できます。

事務処理を外注するデメリット3つ

事務処理を外注するデメリットを紹介します。

• ノウハウの蓄積が難しい
• 業務範囲が制限される場合がある
• 外注先のスキルや技術を見極めにくい

ここからは、上記3つについて詳しく解説します。

ノウハウの蓄積が難しい

事務処理を外注すると、当然ながら自社の社員が業務を行わないため、ノウハウを蓄積する機会が減ります。
たとえば、事務処理の担当者が退職したり、外注先が変わったりした場合、業務の引き継ぎや再教育に時間やコストがかかるかもしれません。

そのため、事務処理を外注する場合は、外注先との情報共有やフィードバックを積極的に行うことが重要です。これらの方法で外注先のノウハウ吸収を図れば、効率的な業務の手順やルールを理解し、社内に共有できます。
またマニュアルを作成し、社内で共有・管理することで、自社の担当者や外注先が変わった場合にも柔軟に対応可能です。

業務範囲が制限される場合がある

外注先によっては、契約時に指定した業務範囲以外の対応や要望に応えられず、依頼できる事務処理が制限される場合があります。また、連携や管理に手間がかかったり、追加費用がかかったりすることもあるかもしれません。
そのため、事務処理を外注する場合は、契約時に業務範囲や変更条件などを明確にしておくことが重要です。

契約内容などについてお互いの認識に齟齬がないよう積極的にコミュニケーションを図り、柔軟性や対応力の高い外注先を見つけましょう。

外注先のスキルや技術を見極めにくい

事務処理を外注した経験がなかったり少なかったりすると、外注先のスキルや技術を見極めにくい場合があります。
また、外注先が信頼性やセキュリティ面において十分な対策を行っているかどうかも重要なポイントです。
事務処理を外注する際は、実績や評判、導入事例などを確認しておくことが重要と言えます。また、試験的に小規模な業務から委託してみることも効果的です。これらの方法で外注先のスキルや技術を見極められれば、期待通りの品質やスピードが得られるでしょう。

事務処理の具体的な依頼方法3つ

事務処理の具体的な依頼方法を紹介します。

• 求人サイトでアルバイトを雇う
• 業務委託・アウトソースで発注する
• 代行業者に外注する

ここからは、上記3つの方法について具体的に解説します。

求人サイトでアルバイトを雇う

求人サイトでは、事務処理の経験やスキルを持つアルバイトを募集可能です。時給や勤務時間、勤務地などを好条件に設定すれば、優秀な人材が集まります。
一方、事務処理のアルバイトを雇う場合は、自社で教育や管理を行わなければなりません。さらに求職者のエントリーや掲載期間ごとに料金が発生するため、場合によっては採用/教育コストが膨らむといったデメリットがあります。

業務委託・アウトソースで発注する

クラウドソーシングやフリーランスのプラットフォームでは、事務処理の業務委託・アウトソースが可能です。
事務処理の経験やスキルを持つ個人に業務を発注できます。予算や納期、業務内容などの条件を細かく設定することも可能です。

一方、業務委託で事務処理を外注する場合は、相手とのコミュニケーションや品質管理に注意しなければなりません。個人に依頼する場合自社の社員ではなく、相手の当事者意識が希薄になり、お互いの認識違いにより業務の遅延や品質低下、情報漏洩などを招く可能性があるためです。

業務のトラブル防止や品質の維持を行うには業務品質、入念な意思疎通が可能であるかと契約書の確認を行うことが重要です。

代行業者に外注する

事務処理を代行業者に依頼すれば、専門家に一括して業務を任せられます。

代行業者によっては、事務処理の経験やスキルを持つスタッフが多数在籍しており、チームを編成することで高品質なサポートを受けられます。また、高いスキルを持った人材を素早くアサインでき、必要な稼働分だけ依頼できることも魅力です。

そのため、料金は割高と感じる場合もありますが、人材育成コストや融通性などを考慮すると、人手不足を課題とする企業は高い費用対効果を得られるでしょう。

一般的な事務処理の外注費・料金相場

一般的な事務処理の外注費・料金相場を紹介します。

• クラウドソーシングで発注する場合
• 専門の代行業者に依頼する場合

ここからは、上記2つのパターンにおける外注費の相場を具体的に解説します。

クラウドソーシングで発注する場合

大手クラウドソーシングサイトの「Lancers（ランサーズ）」において「事務代行」と検索すると、外注費の相場は10,000〜100,000円の間で設定されているものが多いです。

具体的な料金は、事務処理の業種や量、サービス提供者などによって変動します。

専門の代行業者に依頼する場合

専門の代行業者に依頼する場合においても、事務処理の外注費・料金相場は業種や業務量によって変動します。
たとえば、経理における記帳業務は、一つの仕訳につき50〜100円/です。また給与計算は、一人当たり1,000〜2,000円と言われています。

事務処理の外注先を選ぶ際のポイント3つ

事務処理の外注先を選ぶ際のポイントを解説します。

• 外注先と業務範囲を明確にしておく
• 導入事例や実績を確認しておく
• 複数の代行業者や個人で相見積もりをしておく

それぞれ3つのポイントを詳しく解説します。

外注先と業務範囲を明確にしておく

事務処理の外注先と積極的にコミュニケーションを取り、業務範囲を明確にしておくことが重要です。契約書や見積書などで詳細に記載すれば、認識のずれやトラブルを防止できます。
外注先との契約書や見積書などには、以下のような項目を詳細に記載しておきましょう。

• 依頼する業務の内容や範囲
• 納期や納品方法
• 価格や支払い方法
• 品質基準や検収方法
• 修正や追加作業の対応
• 機密保持や責任分担などの契約条件

事務処理の外注先と業務範囲を明確にしておくことは、双方の信頼関係を築くためにも必要です。また、万が一問題が発生した場合にも、契約書や見積書などを証拠として対応することができます。

導入事例や実績を確認しておく

事務処理の外注をする際は、代行業者やフリーランスの実績、導入事例などを確認しておきましょう。
外注先がどのように取引しているかや、具体的な成果や評判を参考にすることで、サービスの品質・信頼性の判断材料となります。

導入事例や実績は、代行サービスの公式サイトやブログ、SNSなどで紹介されている場合が多いです。また、口コミサイトやレビューサイトなどで、実際に利用した人の感想や評価を見ることもできます。

複数の代行業者や個人で相見積もりをしておく

事務処理の外注先を検討する際、複数の代行業者や個人で相見積もりを行い、比較をすることで自社に合った外注先を選べます。
具体的には、以下のポイントを押さえましょう。

• 業者の選定基準や評価方法を事前に決めておく
• 同じ業務内容や範囲で見積もりを依頼する
• 見積もり書には詳細な内容や条件を記載してもらう
• 実際に業者と話して信頼感や対応力を確かめる

これらのポイントを意識して複数の見積もりを比較検討することで、自社の予算やニーズに適切な外注先を選べます。

事務処理の外注についてのまとめ

今回は、事務処理の外注におけるメリット・デメリットや具体的な依頼方法、外注費の相場や依頼する際のポイントを解説しました。

事務処理は、会社の運営に欠かせない業務ですが、人手不足や業務量の増加などで対応が困難になる場合があります。事務処理を外部に委託することで、コア業務への注力や業務負担の軽減につながり、自社の生産性向上が見込めます。

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