バックオフィスの業務一覧｜よくある課題や改善方法を解説

企業の成長を支えるうえで欠かせないのが、バックオフィス業務の安定運営です。経理や人事、総務、労務など幅広い領域を網羅するこれらの業務は、一つでも滞ると経営全体に影響を及ぼします。そのため、効率化や体制強化が企業の競争力向上に直結します。

本記事では、バックオフィス業務の具体的な内容から、よくある課題、改善メリット、効率化の手法までを整理し、安定した経営基盤づくりのヒントをお伝えします。

バックオフィスの業務一覧

バックオフィスとは、企業の土台を支える管理機能の総称です。営業などのフロントが成果を出すには、正確な事務と統制が欠かせません。主な職種は次の通りです。以降で業務内容のポイントや課題、効率化の勘所を深掘りします。

• 経理
• 総務
• 人事
• 一般事務
• 営業事務
• 労務
• 財務
• 法務
• 広報
• 経営企画
• 情報システム

各職種は相互に連携し、法令順守、資金管理、人材活用、情報基盤の整備まで横断的に支えます。自社の体制と照らし合わせ、ボトルネックを見つける視点で読んでください。実例も交えて解説。ぜひご一読。

経理

経理は、事業活動に伴うお金や取引の流れを正しく管理する部門です。日々の記帳や仕訳処理をはじめ、経費精算や請求書の発行・管理、月次・年次決算の作成まで幅広い業務を担います。

経理の精度は会社の信用や資金繰りに直結し、税務申告や経営判断の根拠にもなる重要な役割です。

近年はクラウド会計ソフトの普及で効率化が進む一方、人材不足や属人化といった課題が残っています。

総務

総務は、企業全体の円滑な運営を支える「縁の下の力持ち」といえる部門です。オフィスの施設管理や備品の購入・在庫管理、社内規程の整備、株主総会や社内行事の企画・運営など、幅広い業務を担います。

社員が安心して働ける環境を整えることが総務の大きな役割であり、会社全体の生産性や働きやすさに直結します。業務範囲が多岐にわたるため、効率化や標準化が求められる部門でもあります。

人事

人事は、企業の最も重要な資源である「人材」を活かすための仕組みづくりを担う部門です。採用活動による人材確保、入社後の教育・研修による育成、さらには人事評価制度の設計や運用を通じて社員の成長を支援します。

また、適切な配置やキャリア支援も重要な役割です。人事の仕組みが整っていないと離職やモチベーション低下につながるため、制度設計や継続的な改善が企業の持続的成長を左右します。

一般事務

一般事務は、企業の日常業務を支える基本的なデスクワークを担当する部門です。具体的には、各種データの入力や集計、資料や報告書の作成、電話・メールの応対、来客対応などが中心となります。

表には出にくいものの、正確で迅速な対応が求められるため、組織の信頼性や効率性に大きく影響します。事務処理の質が低いと他部門の業務が滞るため、ミス防止や業務の標準化、ツール活用による効率化が重要な課題となります。

営業事務

営業事務は、営業担当者が顧客対応や提案活動に集中できるよう、周辺の事務作業を担う部門です。請求書や納品書の作成、受発注管理、出張の手配、提案資料の印刷・準備などが主な業務です。

営業活動を支える裏方としての役割が強く、事務処理の正確さやスピードが営業成果を左右することもあります。煩雑になりやすい業務領域のため、マニュアル化やシステム化による効率化が求められ、営業部門との連携も重要です。

労務

労務は、従業員が安心して働ける労働環境を整備・管理する部門です。主な業務は、給与計算や社会保険・福利厚生の手続き、勤怠や労働時間の管理などが挙げられます。法令や就業規則に基づき正しく対応することが求められ、誤りは従業員の不満や法的トラブルに直結します。

また、働き方改革や多様な雇用形態への対応など、時代の変化に合わせた柔軟な制度設計も必要です。労務の質は社員の満足度や定着率を左右する重要な領域です。

財務

財務は、企業経営に必要な資金を計画的に運用・管理する部門です。業務内容には、財務戦略の立案や予算管理、資金調達、金融機関との交渉、キャッシュフローの最適化などが含まれます。短期的な資金繰りの安定と、長期的な投資・成長戦略のバランスを取ることが重要です。

財務の判断は経営の方向性に直結するため、高度な分析力と正確な見通しが求められます。企業の持続的な成長を支える中枢的な役割を担う部門です。

法務

法務は、企業活動を法律面から支える部門であり、リスク回避やコンプライアンス強化に欠かせません。具体的には、契約書の作成・確認、社内規程の制定や改訂、訴訟やトラブル発生時の対応、さらには法改正への迅速な対応などを行います。

近年は個人情報保護や労働関連法の改正が相次ぎ、法務の役割はより重要性を増しています。法務体制が不十分だと企業価値の毀損につながるため、専門的な知識と最新情報のキャッチアップが求められる部門です。

広報

広報は、企業の活動や価値を社内外に伝え、信頼やブランドを築く役割を担う部門です。会社案内やニュースリリースの発信、社内報やイベントの企画・運営、メディアからの取材対応などが主な業務です。社外向けには企業イメージの向上や採用力強化、社内向けには社員のエンゲージメント向上を目的とします。

情報発信のスピードと正確さが求められるため、SNSやWebを活用した広報戦略も欠かせません。企業の存在感を高める要となる部門です。

経営企画

経営企画は、企業の中長期的な成長を見据えた戦略を立案・推進する部門です。具体的な業務には、市場分析を踏まえた経営方針の策定、プロジェクトの進行管理、数値目標（KGIやKPI）の設定と達成状況のモニタリングなどがあります。

経営層と現場をつなぐハブとして、事業の方向性を明確にし、全社が同じ目標へ進むための道筋を描く役割を担います。環境変化に応じて柔軟に戦略を修正する力も求められる重要な部門です。

情報システム

情報システム部門は、企業のIT資産を運用・管理し、業務効率とセキュリティを支える存在です。主な業務は、基幹システムや業務アプリの導入・運用、ネットワークやサーバーなどITインフラの保守、障害対応やヘルプデスク機能の提供などです。

クラウドサービスやリモートワークの普及に伴い、情報漏えい対策やゼロトラスト環境の構築など高度なセキュリティ対応も欠かせません。企業活動を止めないための重要な部門といえます。

バックオフィスのよくある課題とは？

バックオフィス業務には共通する課題が多く存在します。まず、担当者ごとにやり方が異なり引き継ぎが難しい「属人化」が挙げられます。これにより急な退職や休職が発生すると、業務が滞るリスクが高まります。

次に、専門性の高い知識や経験が求められる一方で採用が難しく「人材不足」になりやすい点です。また、紙や手作業中心のプロセスが残りやすく「DX化が進みにくい」ことも問題視されています。

さらに、請求書処理や押印業務など対面前提の作業が多いため「テレワークが導入しにくい」状況もあります。これらの課題は、業務の効率性や生産性を阻害するだけでなく、経営リスクの増大にも直結します。

課題を把握し、改善に向けた取り組みを進めることが、持続的な企業成長のために不可欠です。

バックオフィスを業務改善するメリット

バックオフィス業務を改善・効率化することには多くのメリットがあります。まず、手作業や重複業務を見直すことで「コスト削減」が可能です。例えば、クラウドシステムを導入することで人件費や紙・郵送費などの間接コストを大幅に抑えられます。

次に、システム化や自動化により「ヒューマンエラーが減少」します。誤入力や確認漏れが減れば、正確なデータに基づいた経営判断がしやすくなります。

また、ルーティン作業を削減することで社員がより付加価値の高い業務に集中でき、「生産性が向上」します。

さらに、業務フローを整理・標準化することで担当者依存を防ぎ、「属人化の解消」につながります。これにより、急な欠員や組織変更にも柔軟に対応できる体制が整い、企業全体の安定性と成長性を高められるのです。

バックオフィス業務を効率化する方法

バックオフィスの効率化には、さまざまなアプローチがあります。代表的な手法は以下の通りです。

• クラウドサービス
• RPA
• AIチャットボット
• ペーパーレス化
• アウトソーシング

これらを活用することで、人的負担を軽減しつつ正確性とスピードを高められます。次項ではそれぞれの方法を具体的に解説します。

クラウドサービス

クラウドサービスは、バックオフィスの効率化において最も導入が進んでいる手法の一つです。大規模なシステム投資を行わずに利用できるため、中小企業でも導入しやすく、アウトソーシングよりもコストを抑えられるケースが多くあります。

経理ソフトや勤怠管理ツールなどをクラウド化すれば、タスクの自動化やデータの一元管理が可能となり、ヒューマンエラーの防止にもつながります。

また、リアルタイムで情報を共有できるため、部署間の連携がスムーズになり、意思決定のスピードも向上します。

RPA

RPA（Robotic Process Automation）とは、コンピュータソフトウェアを活用し、人が繰り返し行っている定型業務を自動化する仕組みです。例えば、請求データの入力や照合といった単純作業を、あらかじめ設定したルールに従って自動処理できます。

これにより、従業員は人の判断を要する業務に集中できるようになり、全体の業務効率が大幅に向上します。また、人手による入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止にも効果的です。

バックオフィスの省力化と品質向上を同時に実現できる点がRPAの大きなメリットです。

AIチャットボット

AIチャットボットとは、AI技術を活用して自動的に会話を行うプログラムのことです。バックオフィス業務では、顧客からの問い合わせ対応だけでなく、社員からの勤怠ルールや福利厚生に関する質問など、社内問い合わせにも利用されています。

定型的な質問に自動で応答できるため、電話やメールでの対応にかかる時間を大幅に削減できます。その結果、担当者は繰り返し対応が必要な業務から解放され、より戦略的で重要な業務に集中できる環境を整えられます。

AI活用により、業務効率と顧客・社員満足度を同時に高めることが可能です。

ペーパーレス化

ペーパーレス化とは、紙を前提としたアナログ業務をデジタル化し、効率化を図る取り組みです。契約書を電子署名に切り替えることで、遠隔地との契約手続きがスムーズになり、押印や書類提出のために出社する必要もなくなります。

これによりテレワークの推進にも大きく貢献します。また、紙を使用しないことで印刷や保管にかかるコストを削減でき、重要書類の紛失リスクも低減できます。

業務スピードの向上とコスト削減、セキュリティ強化を同時に実現できるのがペーパーレス化の大きなメリットです。

アウトソーシング

アウトソーシングとは、自社で行っているバックオフィス業務を外部の専門業者やコンサルタントに委託する仕組みです。これにより、業務量が整理され、社員は本来のコア業務に集中できるようになります。

特に経理や労務など専門性が高い分野では、委託先が持つ知識やノウハウを活用することで、社内に専門スタッフを配置する必要がなくなり、コスト削減にもつながります。

利用方法も柔軟で、日常業務を丸ごと委託するケースもあれば、決算期や繁忙期だけ一時的に利用する方法もあります。

また、外部の視点から業務改善の提案を受けられる点も大きなメリットです。アウトソーシングを賢く活用することで、バックオフィス全体の効率化と質の向上を同時に実現できます。

バックオフィスの業務改善はBackofficeForceにお任せください！

バックオフィス業務は、経理・労務・人事・総務をはじめ多岐にわたり、どれも企業の安定運営に欠かせない重要な役割を担っています。しかし、人材不足や属人化、DX化の遅れといった課題に直面し、改善に踏み切れずに悩む企業も少なくありません。

こうした課題を解決するには、専門的な知識と経験を持つ外部パートナーの力を借りるのが効果的です。

BackofficeForceでは、フリーランスや副業人材を含む豊富なネットワークとノウハウを活かし、御社に最適な形で業務効率化をサポートします。まずは現状の課題を整理し、改善の一歩を踏み出すことが重要です。

バックオフィス体制の強化をお考えの際は、ぜひお気軽にBackofficeForceへご相談ください。